Những điều cần biết về hạch toán hoa hồng đại
lý bán hàng
Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế
độ kế toán mới trong đó hướng dẫn hạch toán hoa hồng bán hàng đại lý đúng giá
như sau : Khi xác định hoa hồng bán hàng đúng giá mà đại lý được hưởng, bên Đại
lý lập hóa đơn trên số hoa hồng thực hưởng để ghi giảm công nợ phải trả cho bên
Chủ Hàng đồng thời hạch toán như sau:
1. Quy định của chế độ kế toán về kế toán bán
hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.
Hạch toán hoa hồng bán hàng đại lý đúng
giá
Khi xác định được số tiền hoa hồng bán hàng
đúng giá mà bên nhận đại lý được hưởng, bên nhận đại lý lập hóa đơn trên số
tiền hoa hồng được hưởng để ghi giảm công nợ phải trả cho bên chủ hàng (bên
giao đại lý) đồng thời hạch toán như sau:
a/ Tại đơn vị có hàng ký gửi
Khi xuất hàng cho đại lý hoặc các đơn vị nhận
bán hàng ký gửi thì sô hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến
khi được tiêu thụ. Khi bán được hàng ký gửi, doanh nghiệp sẽ trả cho đại lý
hoặc bên nhận ký gửi một khoản hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá ký
gửi của số hàng ký gửi thực tế đã bán được.
Khoảng hoa hồng phải trả này được doanh nghiệp
hạch toán vào chi phí bán hàng.
- Phản ánh trị giá thực tế xuất kho hàng ký
gửi:
Nợ TK 157
( Theo giá trị xuất kho)
Có TK 155,
156
- Căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán ra của sản
phẩm bán qua đại lý đã tiêu thụ trong tháng. Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT phản
ánh doanh thu của sản phẩm đã tiêu thụ để giao cho đơn vị xác định khaonr hoa
hồng phải trả:
+ Phản ánh doanh thu bán hàng qua đại lý:
Nợ TK 111, 131 : Phải thu, đã thu từ bán hàng
của đại lý
Có TK 511 : Hoa hồng đại lý được hưởng
Có TK 33311 : Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
trên phần hoa hồng được hưởng
Chi phí hoa hồng đại lý:
Nợ TK 641 : Hoa hồng đại lý
Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào của khoản hoa
hồng
Có 111,112,131
Phản ánh giá vốn của hàng ký gửi thực tế đã
bán được:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 157 : hàng gửi bán
b/ Tại đại lý hoặc đơn vị nhận bán hàng ký gửi
Số sản phẩm, hàng hóa nhận làm đại lý, nhận
bán ký gửi không thuộc quyền sở hữu của đơn vị này. Doanh thu của các đại lý
chính là khoản hoa hồng được hưởng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của đại lý chỉ
tính trên hoa hồng được hưởng. Trị giá hàng hóa địa lý bán đúng giá ký
gửi của chủ hàng và hưởng hoa hồng thì không phải tính và nộp thuế GTGT
Trình tự hạch toán:
Khi nhận hàng ký gửi, căn cứ vào giá trị trong
hợp đồng ký gửi ghi:
Nợ Tk 003- Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký
gửi
- Khi bán được hàng ký gửi:
+ Kế toán ghi giảm giá trị nhận ký gửi : Có TK
003
+ Căn cứ vào hóa đơn GTGT, đại lý hạch toán:
Nợ TK 111, 112,131..
( Tổng số
tiền phải thanh toán cho chủ hàng gồm giá ký gửi theo quy định và cả số thuế
GTGT)
Có TK 3388
- Cuối kỳ, căn cứ bảng kê hàng hóa bán ra, xác
định số hoa hồng được hưởng ;
Nợ TK 3388- Phải trả khác
Có TK 511: - Hoa hồng được
hưởng
Có TK 3331: ( Thuế GTGT
trên hoa hồng được hưởng)
Có TK 111,112 : ( Số tiền
thực trả cho chủ hàng sau khi đã trừ lại khoản hoa hồng được hưởng)
2. Thực trạng kế toán bán hàng thông qua đại
lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
a. Một số doanh nghiệp giao đại lý yêu cầu bên
nhận đại lý ký quỹ nhằm đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ đã cam
kết.
Trong trường hợp này, khoản tiền ký quỹ được
bên nhận làm đại lý nộp cho bên giao đại lý sau khi ký kết hợp đồng bán đại lý
nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Trong
trường hợp không thực hiện đúng và đủ các điều kiện của hợp đồng, bên nhận đại
lý sẽ bị phạt vi phạm hợp đồng, khoản tiền phạt này sẽ trừ vào số tiền đã ký
quỹ.
Tuy nhiên, chế độ kế toán hiện hành chưa hướng
dẫn ghi nhận khoản tiền ký quỹ này, gây lúng túng trong thực hiện. Hiện nay,
các doanh nghiệp đang hạch toán nghiệp vụ này theo cách hiểu của mình, dẫn tới
sự thiếu nhất quán trong hạch toán kế toán giữa các đơn vị.
Ví dụ, việc bên giao đại lý hạch toán khoản
đặt cọc thông qua tài khoản (TK) 344 – “Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn” trong khi
bên nhận đại lý hạch toán khoản này như một khoản ứng trước tiền hàng là chưa
thống nhất.
Cụ thể: bên giao đại lý ghi nhận khoản tiền ký
quỹ của bên nhận đại lý như một khoản tiền ký quỹ nhận về và theo dõi trên TK
344.
Nợ TK 111, 112
Có TK 344
Khi kết thúc hợp đồng đại lý, bên giao đại lý
hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho bên nhận đại lý và ghi:
Nợ TK 344
Có TK 111, 112
Trường hợp bên nhận đại lý vi phạm hợp đồng
kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp giao đại lý, căn cứ số tiền bên nhận đại lý
bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý, kế toán tại bên giao đại lý ghi:
Nợ TK 344
Có TK 711
Việc bên giao đại lý ghi nhận và theo dõi
khoản tiền ký quỹ trên TK 344 như các doanh nghiệp đang làm là hợp lý. Tuy
nhiên, hiện nay nhiều đơn vị nhận đại lý lại coi khoản tiền ký quỹ cho bên giao
đại lý là khoản tiền trả trước tiền mua hàng, tiền đặt cọc để tiến hành hoạt
động mua hàng, do đó hạch toán thông qua TK 331 (dư Nợ):
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Sở dĩ có sự khác biệt như vậy trong hạch toán
tại bên nhận đại lý là do sau khi mở đại lý, thông thường bên giao đại lý sẽ
giao cho bên nhận đại lý một số hàng nhất định để làm hàng mẫu trưng bày tại
cửa hàng. Do đó, bên nhận đại lý coi và ghi nhận khoản tiền ký quỹ đảm bảo hợp
đồng như khoản tiền trả cho phần hàng mẫu đó hoặc khấu trừ vào số tiền phải trả
cho bên giao đại lý khi hoàn thành nghiệp vụ bán đại lý.
b. Thực tế hiện nay, không ít doanh nghiệp khi
thực hiện nghiệp vụ bán đại lý có quy định về việc thưởng doanh thu (ngoài hoa
hồng) cho các đại lý của mình.
Theo chính sách bán hàng của doanh nghiệp, khi
đại lý bán hàng đạt mức doanh thu nhất định sẽ được thưởng một khoản tiền hoặc
một số hàng tương ứng với khoản tiền thưởng về doanh thu (ví dụ: nếu đại lý đạt
mức doanh thu hàng bán đại lý 500 triệu đồng thì được thưởng 1 triệu đồng hoặc
được thưởng lượng hàng tương ứng 1 triệu đồng). Việc hạch toán phần thưởng
doanh thu cho đại lý chưa được quy định trong chế độ kế toán hiện hành về kế
toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng . Đối với
hoạt động thương mại thông thường, khoản tiền thưởng doanh thu được hạch toán
như một khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
3. Một số giải pháp
Để khắc phục tình trạng thiếu thống nhất trong
việc ghi nhận và hạch toán các chi phí phát sinh trong phương thức bán hàng thông
qua đại lý cho các doanh nghiệp, có thể thực hiện như sau:
Thứ nhất, cần có quy định về việc hạch toán
khoản tiền đặt cọc (ký quỹ) của bên nhận đại lý đối với bên giao đại lý:
a. Trong trường hợp khoản đặt cọc chỉ mang ý
nghĩa đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng, hai bên có
thể hạch toán như sau:
- Đối với bên giao đại lý: Ghi nhận khoản tiền
nhận của bên nhận đại lý như một khoản nhận ký quỹ, ký cược và hạch toán thông
qua tài khoản 344 “Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn” theo quy định.
- Đối với bên nhận đại lý: Hạch toán khoản
tiền giao cho bên giao đại lý như một khoản mang đi ký quỹ, ký cược dài hạn
thông qua tài khoản 144 “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” hoặc thông qua tài
khoản 244 “Ký quỹ, ký cược dài hạn”. Trong đó:
+ Khi mang tiền đi ký quỹ để ký kết hợp đồng
mở đại lý, căn cứ phiếu chi và hợp đồng đại lý ký kết, kế toán ghi:
Nợ TK 144, 244 : Số tiền mang đi ký quỹ thực
hiện hợp đồng
Có TK 111, 112 : Số tiền mang đi ký quỹ thực
hiện hợp đồng
+ Khi được hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược, kế
toán ghi:
Nợ TK 111, 112 : Số tiền ký quỹ thực hiện hợp
đồng được hoàn trả
Có TK 144, 244 : Số tiền ký quỹ thực hiện hợp
đồng được hoàn trả
+ Trong trường hợp vi phạm hợp đồng mà đại lý
đã ký kết với bên giao đại lý và bên đại lý bị phạt theo thỏa thuận, kế toán
bên nhận đại lý ghi:
Nợ TK 811 : Số tiền bị phạt do vi phạm hợp
đồng
Có TK 144, 244 : Số tiền bị phạt do vi phạm
hợp đồng
b. Trường hợp khoản đặt cọc được sử dụng như
một khoản ứng trước để nhận hàng bán đại lý hoặc khoản tiền ứng trước để nhận
hàng mẫu hoặc hàng bán đại lý, hai bên giao và nhận đại lý có thể hạch toán:
- Đối với bên giao đại lý: Ghi nhận như một
khoản ứng trước tiền mua hàng và hạch toán theo quy định:
Nợ TK 111,112 : Số tiền bên nhận đại lý ứng
trước
Có TK 131 (dư Có) : Số tiền bên nhận đại lý
ứng trước
+ Khi xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để
làm hàng mẫu hoặc để bán, căn cứ số tiền đã ứng trước, kế toán ghi:
Nợ TK 157
Có TK 156
+ Khi số hàng gửi bán được xác định tiêu thụ,
kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng của đại lý, hóa đơn hoa hồng, thực hiện
xuất hóa đơn trên phần bán của đại lý và ghi nhận như sau:
Nợ TK 641 : Hoa hồng đại lý
Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào của khoản hoa
hồng
Nợ TK 131 : Số tiền bên nhận đại lý đã ứng
trước
Nợ TK 131 : Số còn phải thu của đại lý
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng đại lý
Có TK 33311 : Thuế GTGT hàng bán đại lý
+ Đồng thời kết chuyển giá vốn của hàng đã
bán:
Nợ TK 632
Có TK 157
- Đối với bên nhận đại lý: Hạch toán như một
khoản tiền ứng trước tiền mua hàng và hạch toán theo quy định:
Nợ TK 331 (dư Nợ) : Số tiền mang đi ứng trước
cho bên giao đại lý
Có TK 111, 112 : Số tiền mang đi ứng trước cho
bên giao đại lý
Thứ hai, Trong trường hợp bán hàng đại lý, tùy
thuộc vào chính sách đối với đại lý của doanh nghiệp (bên giao đại lý), có thể hạch
toán khoản tiền ngoài hoa hồng như sau:
- Nếu chính sách bán hàng đại lý của doanh
nghiệp ghi nhận đây là một khoản khuyến mại dành cho khách hàng thì khi phát
sinh khoản khuyến mại này, doanh nghiệp có thể chi bằng tiền hoặc chi bằng
hàng:
+ Nếu chi bằng tiền, khi chi tiền, kế toán lập
phiếu chi và ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Nợ TK 641 : số tiền chi thưởng doanh thu bán
hàng
Có TK 111: số tiền chi thưởng doanh thu bán
hàng
+ Nếu chi bằng hàng, doanh nghiệp giao đại lý
lập hóa đơn giá trị gia tăng, chỉ ghi số lượng, không ghi giá, dòng thuế gạch
bỏ coi như hàng khuyến mãi.
Đối với bên nhận đại lý, khi nhận được khoản
tiền hoặc hàng khuyến mãi này, sẽ ghi nhận như một khoản thu nhập khác mà doanh
nghiệp được nhận trong kỳ.
Nợ TK 111 : số tiền chi thưởng doanh thu được
nhận
Có TK 711: số tiền chi thưởng doanh thu được
nhận
- Nếu chính sách bán hàng đại lý của doanh
nghiệp ghi nhận đây là một khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng thì
khi phát sinh khoản chiết khấu này, doanh nghiệp có thể chi bằng tiền hoặc chi
bằng hàng. Trị giá chiết khấu này được ghi nhận vào tài khoản 521 “Chiết khấu
thương mại” và hạch toán theo quy định đối với chiết khấu thương mại.
Đối với bên nhận đại lý, khi nhận được khoản
tiền hoặc hàng khuyến mãi này, sẽ ghi nhận như một khoản thu nhập khác mà doanh
nghiệp được nhận trong kỳ.
NHẬN XÉT:
Phương thức đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
là một trong những phương thức bán hàng đang được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên,
quy định về phương pháp kế toán phương thức bán hàng đại lý trong các doanh
nghiệp thương mại hiện còn một số vấn đề chưa cụ thể như hạch toán khoản tiền
đặt cọc, khoản thưởng ngoài hoa hồng, dẫn tới tình trạng thiếu thống nhất giữa
các doanh nghiệp. Trên cơ sở đánh giá, phân tích hiện trạng tại một số doanh nghiệp,
bài viết đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm khắc phục một bước vấn đề này
với mong muốn đóng góp, chia sẻ với người làm kế toán có thể thực hiện hạch
toán các chi phí liên quan đến việc bán hàng thông qua đại lý được phản ánh
trung thực và hợp lý.
Ví dụ 1 : hóa đơn
GTGT Như sau Tiền hàng = 506 tr
Tiền chiết khấu bán
hàng= 10tr
Tiền C/khấu hoàn
thành chỉ tiêu mua hàng = 15tr
Tiền hỗ chợ vận chuyển=2tr
Tổng hóa đơn =
479tr*10%= 527 tr
Như e hạch toán thì
sao?
Tiền hộ trợ hạch
toán ko cần hóa đơn
Ví dụ 2 : hóa đơn
GTGT Như sau Tiền hàng = 10 tr
Tiền C/khấu thương mại
= 500k
Tổng hóa đơn =
9.5tr*10%= 10.450tr Như e hạch toán thì sao?
Ví dụ 1 :
Ví dụ 2
Người bán :
Nợ 521 : 500.000
Nợ 3331 : 50.000
Có 131 : 550.000
Nợ 131 : 11.000.000
Có 511 : 10.000.000
Có 3331 : 1.000.000
Bên mua:
Nợ 156 : 9.500.000
Nợ 1331 : 950.000
Có 331: 10.450.000
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét