Để đánh giá hiệu quả của một dự án triển khai ERP thành công hay không tại thị trường Việt Nam thì trong suốt thời gian quan cũng đã có nhiều nhận định khác nhau.
Tuy nhiên, lại chưa có sự thống kê và phân tích con số một cách cụ thể về các dự án thành công và thất bại cũng như chi phí bỏ ra để có được một hệ thống ERP hiệu quả.
Lợi ích của việc áp dụng hệ thống ERP đã có rất nhiều bài viết nên tôi không bàn về sâu về vấn đề này. Chúng ta hãy đi vào phân tích thực tế phương pháp luận triển khai hệ thống ERP nước ngoài tại Việt Nam.
ERP của nước ngoài xuất phát từ các nước phát triển do đó được xây dựng trên một nền tảng trình độ quản lý kinh tế rất cao. Từ quy trình làm việc, cho đến việc thu nhận thông tin, phản ánh dữ liệu thông tin và phân tích các hoạt động kinh tế đa chiều. Do đó, hệ thống ERP của họ mang tính quản trị cao, và có thể nói đáp ứng gần như hoàn toàn việc xử lý thông tin các hoạt động của một doanh nghiệp.
Vậy thực tế phương pháp luận triển khai tại Việt Nam thế nào ?
Trước tiên có thể nói khái quát về trình độ quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung đó là manh mún, chưa có cái nhìn toàn diện và tổng thể trong việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu. Các quy trình hoạt đồng vẫn mang tính đơn lẻ, rời rạc và lập kế hoạch mang tính chắp vá.
Điều này có lẽ là thói quen mang tính cố hữu của nhiều người Việt Nam, do đó khi quyết định áp dụng một hệ thống ERP thì đã có những cái nhìn sai lệch:
Về phía doanh nghiệp:
Quan niệm ERP sẽ thay toàn bộ sức người. ERP sẽ giải quyết mọi vấn đề khó khăn của doanh nghiệp.
Điều này hoàn toàn sai lầm, về bản chất đó chỉ là một phần mềm, một công cụ để ghi nhận, phản ánh, xử lý và phân tích dữ liệu. Việc nhìn nhận của người quản lý về báo cáo này sẽ đưa đến quyết định cho hoạt động của doanh nghiệp mình.
Về phía đơn vị triển khai:
Khi bán hệ thống cố gắng tối đa hóa giá trị phần mềm bằng các module, số người sử dụng và tai hại hơn cả là tập trung vào việc giải quyết các yêu cầu không mang tính hệ thống quản trị chuẩn mực của khách hàng. Điều này dẫn đến việc chủ yếu tập trung nguồn nhân lực để can thiệp vào cấu trúc (customize ) hệ thống.
Hệ quả là những thiệt hai cho cả hai bên, đồng thời dự án triển khai ERP thành công không nhiều, mà thất bại lại không ít. Có thể kể ra một số những thiệt hại mà hai phía phải gánh chịu.
Về phía doanh nghiệp :
Tốn kém chi phí một cách không cần thiết do chi phí mua phần mềm bị thổi lên quá cao,
Dự án triển khai tốn nhiều thời gian ( ít nhất là 6 tháng )
Huy động nhiều nhân lực
Phá vỡ cấu trúc hoạt động một cách không cần thiết
Tốn kém thêm chi phí khi hệ thống phải thay đổi theo tình hình phát triển của thị trường, của chính sách nhà nước.
Khó khăn trong việc nâng cấp phần mềm từ nơi sản xuất phần mềm (Công ty mẹ viết ra phần mềm )
-Doanh nghiệp dễ lâm vào tiền mất tật mang do dự án kéo dài không đưa vào sử dụng được, gây tranh chấp hợp đồng.
Về phía đơn vị trịiển khai:
Tốn kém chi phí khi kéo dài thời gian triển khai.
Chứa đựng nguy cơ thất bại cao do sự thay đổi về nhân sự (mỗi lập trình viên vào phá tung hệ thống để lập trình rồi lại bỏ dở công việc)
Thiệt hại do tranh chấp hợp đồng
Tất cả các đơn vị triển khai hàng đầu của Việt Nam hiện nay không dám thống kê các dự án thất bại hoặc bị kéo dài đến vài năm.
Thực tế này đã được kiểm chứng thực tế trên thị trường, Ví dụ Tập đoàn G đã triển khai 3 năm mà không hoàn tất và nghiệm thu được. Hoặc có đơn vị triển khai tư vấn cho Công ty C với số user rất không hợp lý, cụ thể là nhân viên trực lễ tân không biết gì về máy tính, công việc hàng ngày là chỉ nghe điện thoại được sử dụng 1 user…
Vậy đâu là phương pháp triển khai tối ưu cho Doanh nghiệp và Đơn vị triển khai ?
Theo tôi về cơ bản để triển khai dự án ERP chúng ta có thể chia ra làm 2 giai đoạn chính:
Giai đoạn 1: Tập trung vào phân tích và tư vấn cho khách hàng hệ thống quản trị doanh nghiệp. Chứng minh khả năng đáp ứng của phần mềm.
Để làm được điều này đơn vị triển khai cần có đội ngũ tư vấn quản trị thật tốt. Đồng thời trưởng dự án phải là người am hiểu về tài chính kế toán, có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về cách điều hành sản xuất, bán hàng, mua hàng … như vậy tương đương người có khả năng lãnh đạo 1 doanh nghiệp.
Giai đoạn này buộc phải đạt được kết quả là chỉ cho doanh nghiệp thấy thực trạng hệ thống các quy trình làm việc, các điểm mạnh, điểm yếu… sau đó xây dựng các quy trình mới để doanh nghiệp nhìn vào đã thấy được sự hiệu quả. Cái khéo ở đây là quy trình mới này sẽ dễ dàng vận hành trên phần mềm có sẵn.
Sau đó chứng minh khả năng đáp ứng của phần mềm đối với các quy trình làm việc, giải đáp được những yêu cầu về báo cáo cho doanh nghiệp.
Đồng thời trong hợp đồng cũng cần đưa ra giá trị cho từng giai đoạn, nghiệm thu kế quả của từng giai đoạn.
Xác nhận được kết quả nghiệm thu giai đoạn 1 sẽ ghi nhận được những thông tin chủ yếu :
Kết quả của giai đoạn 2 nếu có sẽ là gì?
Phần mềm đáp ứng được bao nhiêu % quy trình mới (yêu cầu của DN), bao nhiêu % phải customize thì sẽ được thực hiện tiếp giai đoạn 2.
Thanh quyết toán được sản phẩm tư vấn gia đoạn 1.
Cả doanh nghiệp và đơn vị triển khai đều có thể quyết định có cần thiết và sẵn sàng giai đoạn 2 hay chưa? Như vậy sẽ không bên nào thiệt hại.
Cần bao nhiêu người để vận hành phần mềm ( những người nhập liệu vả sử lý trên hệ thống, những người đọc báo cáo…)?
Thời gian ước tính giai đoạn 1 cho một doanh nghiệp có thể kéo dài từ 15-60 ngày tùy từng quy mô.
Giai đoạn 2: Sẽ như cách thự hiện hiện nay của các đơn vị trí khai như là cấu hình hệ thống, cài đặt, xây dựng và nhập liệu, đào tạo, vận hành thử, chỉnh sửa…
Thời gian ước tính khoảng từ 1- 4 tháng tùy từng quy mô của doanh nghiệp với các bước tiến hành chủ yêu như sau :
a. Thiết kế và cấu hình hệ thống :
Xây dựng thiết kế hệ thống đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ, công nghệ và nguồn lực.
Xây dựng tài liệu hỗ trợ bảo trì hệ thống
Xây dựng các quy trình cài đặt và kiểm tra
Khởi tạo người dùng nghiệp vụ
Thiết lập cơ chế, kiến trúc bảo mật cho hệ thống mới.
Thiết kế kỹ thuật và nghiệp vụ cho phần việc phát triển ứng dụng bổ sung, chương trình chuyển đổi dữ liệu
Thiết kế các kịch bản cài đặt và kiểm tra hệ thống cũng như cơ sở dữ liệu
Phân tích yêu cầu đào tạo người dùng và thiết kế tài liệu đào tạo
Định nghĩa kiến trúc máy chủ cơ sở dữ liệu và ứng dụng
Thiết kế kiến trúc hệ điều hành và mạng
Định nghĩa kiến trúc chi tiết hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ
Xây dựng và phê duyệt các tài liệu cung cấp, bao gồm: Tài liệu hướng dẫn bảo trì hệ thống; Tài liệu hướng dẫn sử dụng …
b. Cài đặt, chuyển giao, đào tạo
Mục tiêu của giai đoạn này là cài đặt hệ thống mới, chuẩn bị nhân sự, thiết lập các tính năng quản trị hệ thống và chuyển sang hệ thống mới.
Cài đặt hệ thống, các chương trình chuyển đổi và các ứng dụng khác
Chuyển đổi và xác nhận các dữ liệu hệ thống cũ
Kiểm tra hiệu quả hệ thống
Đào tạo người sử dụng
Chuẩn bị môi trường công việc và cấu hình ứng dụng.
Triển khai cơ sở hạ tầng hỗ trợ công việc
Kiểm tra tính sẵn sàng của hệ thống
Bắt đầu sử dụng hệ thống
c. Vận hành hệ thống
Mục tiêu của giai đoạn này là theo dõi và xác nhận hệ thống theo đúng yêu cầu đặt ra và lập kế hoạch cho các bước phát triển tiếp theo.
Hỗ trợ người dùng (qua điện thoại, email, gặp trực tiếp)
Theo dõi hoạt động của hệ thống và giải quyết sự cố
Vận hành hệ thống
Ngừng hoạt động hệ thống cũ
Đưa ra kế hoạch cho các bước phát triển tiếp theo
d. Bảo hành sau triển khai
Đơn vị triên khai cung cấp dịch vụ bảo hành hệ thống trong thời gian một năm sau khi dự án được triển khai thành công. Trong thời gian này, chúng tôi sẽ hỗ trợ giải quyết các yêu cầu của công ty trong các vấn đề sau:
Hình thức hỗ trợ, nếu không được nêu rõ ở trên, được thực hiện qua điện thoại, email, gặp mặt trực tiếp, tùy theo yêu cầu và thực tế công việc. Thời gian hỗ trợ trực tiếp tại Công ty được thực hiện tối đa 2 ngày/tháng.
Trong mỗi bước thực hiện của giai đoạn 2 đều phải có những kết quả được ghi nhận để đánh giá tiến độ thực hiện đồng thời cũng có thể nhìn nhận được ngay mức độ thành công của dự án dựa trên kết quả này.
Điểm mấu chốt trong giai đoạn 2 nhìn thì chúng ta sẽ thấy có nhiều bước thực hiện, dài dòng nhưng thực ra chỉ là những tác nghiệp cụ thể hóa các công việc đã được xác nhận từ giai đoạn 1.
Nếu nói như vậy thì giai đoạn 2 sẽ gần như không có rủi ro? Chúng tôi xin thưa rằng thực ra giai đoạn này cũng chứa đựng rất nhiều rủi ro tác động đến sự thành bại của của dự án.
Ở phần giai đoạn 1 chúng ta đã giải quyết được về mặt cấu trúc thiết kế và quy trình vận hành của toàn hệ thống, thì giai đoạn này phải đối mặt với những tác nghiệp hàng ngày thực tế của doanh nghiệp.
Chúng tôi có thể nêu ra 1 số ví dụ điển hình để minh họa những rủi ro, và thách thức này như sau:
1. Yêu cầu thống nhất dữ liệu hệ thống giữa các bộ phận, có thể thấy đơn cử như việc đặt mã của hàng hóa.
Từ góc độ quản lý thì bộ phận kho dùng mã hàng để có thể đọc và hiểu được hàng đó mua của ai, thời gian nào, các đặc tính của hàng hóa, hàng này để sản xuất sản phẩm nào ?
Bộ phận kế toán dùng mã hàng này để có thể quản lý công nợ và đánh giá nhà cung cấp, phân tích hàng tồn kho, vòng luân chuyển ...
Như vậy cách nhìn nhận ý nghĩa của mà hàng cũng có thể rất khác nhau, trình độ của các bộ phận cũng khác nhau. Bên cạnh đó hệ thống sẽ chỉ đáp ứng được một cách giới hạn số ký tự để đặt mã, và việc đáp ứng tài nguyên này ra sao cho tương lai.
Để giải quyết việc này thì nhà tư vấn phải vẽ được bức tranh tổng quan và cùng với các trưởng bộ phận lựa chọn được 1 phương án đặt mã hàng 1 cách hiệu quả nhất mà không lãng phí mảng tài nguyên này.
2. Yêu cầu về mặt báo cáo không thống nhất giữ các bộ phận, người sử dụng muốn tối đa hóa các báo cáo, có nghĩa là mọi tác nghiệp đều muốn thể hiện trên hệ thống. VD bộ phận mua hàng và kế toán cùng muốn kiểm soát công nợ khách hàng theo từng đơn hàng ( hợp đồng ), theo từng phiếu nhập kho, theo từng hóa đơn, theo từng khoản thanh toán . Nhưng một thực tế là bộ phận kế toán lại chỉ muốn trên sổ sách của mình không ghi nhận ngay công nợ khi ký hợp đồng mà chỉ theo phiếu nhập kho, và việc xuất hóa đơn của khách hàng không theo từng lô hàng, không theo thời gian phát sinh.
Như vậy, căn cứ trên tính logic và quy định luật pháp về kế toán chúng ta chỉ được phép ghi nhận vào công nợ sổ kế toán theo một số trạng thái nhất định. Và kết quả đưa ra sẽ là không chính xác ( nếu như chọn xác định công nợ theo phiếu nhập kho mà chưa có hóa đơn, nên không xác định được số thuế VAT) Do đó doanh nghiệp cần xác định lựa chọn phương thức ghi số liệu vào sổ kế toán đồng thời sẽ có 2 loại báo cáo công nợ trong đó 1 để phục vụ mục đích quản trị, 1 cho báo cáo tài chính.
3. Việc yêu cầu các báo cáo viết thêm cũng cần cân nhắc giữa mục đích quản trị và chí phí bỏ ra cho việc thiết kế thêm báo cáo đó. Đồng thời phải dựa trên các hiểu biết hệ thống 1 cách logic dựa trên nguyên tắc : có dữ liệu thông tin đầu vào mới có được dữ liệu đầu ra, các thông tin này sẽ được truyền tải đến những bộ phận nào, sử dụng với mục đích gì?
4. Thay đổi phương pháp nhập liệu cũng là 1 vấn đề lớn mà cả nhà cung cấp phần mềm và người sử dụng cũng cần có một giải pháp hài hòa.
Thông thường hệ thống ERP của nước ngoài có tính minh bạch rất cao, mọi hoạt động chi phí đều được phản ánh bằng các hóa đơn chứng từ. Với việc mua hàng thường xuyên ( mua nguyên vật liệu, hàng hóa ) thì tác nghiệp nhập liệu từ hóa đơn vào hệ thống là đương nhiên, thì việc nhập các hóa đơn để thanh toán và hoàn ứng chi phí nhỏ ( như điện, điện thoại, mua vật dụng nhỏ, công tác...) sẽ có tác động rất lớn đến việc thay đổi tác nghiệp. VD với 1 tập hóa đơn hoàn ứng mà nhân viên hoàn ứng muốn được thanh toán ngay lập tức là không thể vì sẽ mất thời gian nhập liệu. Do đó để muốn thanh toán nhanh thì kế toán thanh toán có thể không nhập chi tiết hoán đơn mà nhập tổng hợp 1 bảng kê này, tuy nhiên điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến báo cáo thuế VAT, hoặc nếu để chính xác thì việc hoàn ứng và thanh toán không thể ngay lập tức mà phải đợi thời gian thực hiện nhập liệu.
Những ví dụ này tưởng chừng rất đơn giản, nhưng thực tế lại là 1 trở ngại rất lớn khi tiến hành vận hành hệ thống.
Qua những thực tế về kết quả các dự án thành công, thất bại của thì trường đã làm cho các chủ doanh nghiệp hoài nghi về tính khả thi, tác dụng của việc áp dụng ERP trong công tác quản lý.
Tuy nhiên qua những đánh giá về thực tế một cách khách quan như vậy chúng ta cần phải hiểu rằng áp dụng ERP đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như : tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao giá trị doanh nghiệp, tăng hả năng cạnh tranh.
Nhưng để làm được điều đó các doanh nghiệp cũng cần phải hiểu và lựa chọn đúng hệ thống ERP mà mình cần, lựa chọn đơn vị triển khai tốt. Đồng thời hệ thống ERP đó phải được phát triển bởi các công ty, tập đoàn nổi tiếng thế giới, họ là những người nắm bắt và tạo ra xu thế phát triển của thị trường công nghệ. Điều đó đem lại giá trị sử dụng sản phẩm 1 cách bền vững và lâu dài./.
Ông Lê Thành Công
Chủ tịch HĐQT Cty CP Tập đoàn Nguồn Lực Việt
