WW10L2:Sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge)

Chỉ cần mất 5 phút thay vì 16 giờ làm việc cặm cụi!

Bạn cần gửi thư cho 200 đối tác! Lặp đi lặp lại hàng loạt nội dung, mỗi người sửa chút thông tin, cũng phải 4, 5 phút; 200 người phải mất hơn 16 giờ!

Nếu sử dụng Mail Merge, bạn chỉ cần 5 phút! Hiệu quả của thao tác gấp vài trăm lần!

Mail Merge là tính năng giúp tạo các văn bản có nội dung gần như hoàn toàn giống nhau. Sự khác biệt thông tin thường có hệ thống và tùy theo đối tượng nhận văn bản. Trong thực tế, tính năng này thường được áp dụng khi bạn cần gửi thư mời khách hàng, thư lương, hợp đồng v…v…Các thông tin thay đổi tương ứng thường là tên, địa chỉ người nhận, giá trị lương thưởng, điều khoản hợp đồng v…v…

Các tập tin

Tính năng Mail Merge sử dụng hai loại tập tin chính: tập tin văn bản chứa nội dung gốc (thường là thư mời) và danh sách các thông tin thay đổi (thường là nguồn dữ liệu).

Lấy ví dụ bạn cần tạo thư mờiđể gửi cho toàn bộ khách hàng của công ty. Bạn sẽ phải chuẩn bị hai phần thông tin: một là nội dung bức thư; phần thứ hai gồm các thông tin biến động về tên khách hàng, tên công ty v.v.. các phần liên quan tới mỗi một khách hàng.

Tập tin nội dung

Là văn bản đơn thuần mang nội dung bức thư. Tập tin này có thể được chuẩn bị trước hoặc trong quá trình tạo mail merge.

Nguồn dữ liệu

Có thể là tập tin Word, Excel, Access v.v.. Các phương thức thể hiện phần thông tin này cần đảm bảo thể hiện được dữ liệu dưới dạng cấu trúc bảng.

Yêu cầu đối với các thông tin có nguồn gốc từ Word, Excel là các bảng dữ liệu phải có dòng trên cùng là tên các trường. Thông thường các văn bản khác nhau về tên khách hàng thì phải có trường khách hàng, khác nhau về nơi làm việc của khách hàng thì phải có thể hiện cho thông tin nơi làm việc của khách hàng v.v.. Các dòng thông tin trong bảng sẽ nhập giá trị là tên, vị trí làm việc cụ thể v.v..

Các trường hợp riêng

Thông tin được trích vào trong quá trình mail merge không chỉ các tập tin đơn thuần mà bao gồm các nguồn dữ liệu từ CSDL như Access, SQL Server v.v.. Trong trường hợp bạn có sử dụng sổ địa chỉ của Outlook, bạn có thể đưa thông tin vào từ danh sách trong Outlook.

Trình tự trộn thư

Có 6 bước bạn cần tuân thủ khi thực hiện việc trộn thư:

1. Xác định loại nội dung: là bước đầu tiên, thực hiện việc xác định nội dung chính cho thư, thư điện tử, phong bì, nhãn hay bảng tra cứu.
2. Xác định khuôn mẫu nội dung chính: bao gồm việc lựa chọn mẫu nội dung, bao gồm bố cục nội dung tự nhập hoặc lấy từ tập tin có sẵn.
3. Lựa chọn nguồn dữ liệu: nguồn dữ liệu được tạo bằng cách nhập trực tiếp trong quá trình thực hiện, hoặc sử dụng từ các tập tin Excel, Access, Word v…v…
4. Viết thư: viết mới hoặc điều chỉnh thông tin dựa trên nội dung đã có, đồng thời đưa các trường dữ liệu vào đúng vị trí trong tài liệu.
5. Xem trước: tại bước này bạn sẽ xem trước kết quả có được.
6. Kết thúc: tại bước này, bạn sẽ thực hiện việc in, tách thành nhiều tập tin hoặc gửi nội dung tài liệu.

Bố cục nội dung

Khi thực hiện thao tác Mail Merge, tùy theo loại nội dung cần thực hiện Mail Merge, bạn sẽ có các tùy chọn khác nhau.

Trong trường hợp thực hiện việc trộn thư (Letters), thư điện tử (Email messages), hoặc danh bạ (Directory), bố cục nội dung hầu như không thay đổi: bạn có thể sử dụng được bố cục của tập tin đang mở. Trong trường hợp trộn nhãn (Labels) hoặc phong bì (Envelops), bạn sẽ được hỏi về định dạng của tập tin phù hợp với loại nhãn hoặc phong bì bạn sử dụng.

Để thực hiện thao tác trộn thư

Thực hiện thao tác trộn thư với Mail Merge Wizard

1. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Mailings.
2. Trong nhóm Start Mail Merge, nhấn nút Start Mail Merge, chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Thực hiện tuần tự theo các bước.

Thực hiện thao tác trộn thư trên Ribbon

1. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Mailings.
2. Trong nhóm Start Mail Merge, chọn Start Mail Merge.
3. Trong trình đơn Start Mail Merge, nhấp chuột vào mục Letters để chọn hình thức trộn thư.
4. Chọn danh sách bạn muốn trộn.
   • Chọn Type New Listđể tự nhập danh sách mới.
   • Chọn Use Existing Listđể chọn từ một danh sách đang có.
   • Chọn Select From Outlook Contactsđể lấy danh sách từ danh bạ của phần mềm Microsoft Outlook.
5. Thực hiện việc đặt các trường vào đúng vị trí:
   1. Đặt trỏ chuột tại vị trí bạn muốn đặt trường dữ liệu.
   2. Trong thẻ Mailing, nhóm Write & Insert Fields, nhấn Insert Merge Fieldđể chọn trường muốn chèn vào.
   3. Thực hiện tiếp tục từ thao tác 5.1 để thêm trường cho các vị trí khác.
6. Thực hiện kiểm tra các thông tin được chèn vào.
7. Trong nhóm Preview Results, nhấn nút Preview Resultsđể hiển thị dữ liệu.
8. Sử dụng các nút Next Record, Previous Record, First Record, Last Recordđể duyệt qua các đối tượng.
9. Nhấn nút Finish & Merge để thực hiện các thao tác kết thúc.
   1. Chọn Edit Individuals Documents để tạo các tài liệu riêng biệt.
   2. Print Documents để in tài liệu.
   3. Chọn Send Email Messages để gửi theo thư điện tử.

Thực hiện thao tác trộn nhãn trên Ribbon

1. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Mailings.
2. Trong nhóm Start Mail Merge, chọn Start Mail Merge.
3. Trong trình đơn Start Mail Merge, nhấp chuột vào mục Labels để chọn hình thức trộn nhãn.
4. Trong hộp thoại Label Options, chọn loại nhãn bạn muốn sử dụng.
5. Sau khi nhấn Ok để xác nhận, bố cục cho nội dung sẽ thay đổi.
6. Chọn danh sách bạn muốn trộn.
   • Chọn Type New Listđể tự nhập danh sách mới.
   • Chọn Use Existing Listđể chọn từ một danh sách đang có.
   • Chọn Select From Outlook Contactsđể lấy danh sách từ danh bạ của phần mềm Microsoft Outlook.
7. Đặt trỏ chuột vào ô nhãn đầu tiên, thực hiện việc chèn các trường:
   1. Đặt trỏ chuột vào vị trí muốn nhập thông tin.
   2. Trong thẻ Mailing, nhóm Write & Insert Fields, nhấn Insert Merge Fieldđể chọn trường muốn chèn vào.
   3. Thực hiện tiếp tục từ thao tác 7.1 để thêm trường cho các vị trí khác.
   4. Nhấp nút Update labels để cập nhật các nhãn còn lại giống như nhãn đầu tiên.
8. Thực hiện kiểm tra các thông tin được chèn vào.
9. Trong nhóm Preview Results, nhấn nút Preview Resultsđể hiển thị dữ liệu.
10. Sử dụng các nút Next Record, Previous Record, First Record, Last Recordđể duyệt qua các đối tượng.
11. Nhấn nút Finish & Mergeđể thực hiện các thao tác kết thúc.
    1. Chọn Edit Individuals Documents để tạo các tài liệu riêng biệt.
    2. Print Documents để in tài liệu.
    3. Chọn Send Email Messages để gửi theo thư điện tử.

Thực hành

Bài 1: Thực hành chức năng gửi Email bằng Mail Merge (Link 1).