Dù là một người làm việc lâu năm với phần mềm Excel hay chỉ là người sử dụng mới bắt đầu, đều không thấy thích thú trong việc ngồi viết các hàm của Excel! Thật tuyệt nếu bạn có thể tính toán mà không phải cặm cụi gõ công thức! Điều đó hoàn toàn có thể thực hiện được khi bạn sử dụng tính năng Table của phần mềm.
Cùng với sự ra đời của phiên bản Microsoft Office Excel 2007, Microsoft giới thiệu tới người dùng cách thức làm việc mới với bảng dữ liệu, thông qua tính năng Table. Table có thể coi là sự nâng cấp thành công của tính năng List trong phiên bản Excel 2003.
Lợi ích của Table
Khi đã sử dụng Table trong tập tin Excel, bạn có thể tận dụng được nhiều lợi thế từ tính năng này.
Lợi ích đầu tiên bạn có thể thấy ngay khi áp dụng chức năng này là việc tích hợp các tùy chọn về sắp xếp và lọc dữ liệu.
Lợi ích thứ 2 là định dạng của bảng được thiết lập một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp với thẻ Design trong nhóm thẻ Table Design. Nếu dữ liệu có thay đổi, định dạng của bảng vẫn được tự động điều chỉnh.
Lợi ích thứ 3 là việc lựa chọn trong bảng trở nên đơn giản với cách lựa chọn tương tự phần mềm Word.
Lợi ích thứ 4 là việc vẫn có thể thấy dòng tiêu đề khi bảng của bạn bị cuộn xuống. Việc này khiến người sử dụng thường không phải sử dụng tới chức năng Freeze panes.
Lợi ích thứ 5 là việc tự động mở rộng bảng khi bạn nhập thêm dữ liệu dưới dòng dưới cùng hoặc cạnh cột cuối cùng bên phải.
Lợi ích thứ 6 là việc giúp dữ liệu của bảng hay biểu đồ có thể tự điều chỉnh theo sự thay đổi của dữ liệu hay vùng dữ liệu mới của bảng.
Hộp thoại Create Table
Thao tác chèn bảng khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện thao tác chèn, sau đó xác nhận vùng dữ liệu trong hộp Create Table.
Chú ý: nếu bảng của bạn có/không có dòng tiêu đề, bạn nên bật/tắt lựa chọn My table has headers. Thông thường việc này phần mềm Excel có thể nhận ra và tự điều chỉnh được, nhưng bạn cũng cần chú ý trước khi nhấp nút Ok để xác nhận.
Các tùy chọn trong thẻ Design
Khi bạn chèn thêm Table vào tập tin Excel, trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm thẻ Design trong nhóm thẻ Table Tools. Các chức năng trong thẻ Design giúp bạn có thể tương tác hoàn hảo với Table bạn chèn vào.
Chú ý:Design là thẻ ngữ cảnh, do vậy thẻ này chỉ xuất hiện khi bạn đứng trong vùng dữ liệu có sử dụng Table, trong trường hợp bạn đang lựa chọn một ô dữ liệu ngoài Table, bạn sẽ không thấy thẻ Design.
Thẻ Design cũng được chưa thành nhiều nhóm, phục vụ cho việc tìm kiếm nhanh các chức năng khác nhau.
Nhóm
|
Mô tả
|
Properties
|
Nhóm chứa các chức năng liên quan tới việc điều chỉnh thuộc tính của bảng, như tên bảng, kích cỡ vùng chọn của bảng.
|
Tools
|
Nhóm gồm các công cụ tương tác với dữ liệu bảng như: tổng hợp dữ liệu thông qua PivotTable, loại bỏ các giá trị trùng lặp, chuyển đổi dữ liệu bảng về dạng thông thường.
|
External Table Data
|
Nhóm gồm các công cụ làm việc với nguồn dữ liệu bên ngoài như: xuất dữ liệu trong bảng sang nguồn khác, cập nhật lại dữ liệu mới khi lấy từ nguồn khác, xem thuộc tính dữ liệu từ nguồn khác, xem dữ liệu máy chủ thông qua trình duyệt hay ngắt bỏ liên kết.
|
Table Style Options
|
Nhóm gồm các tùy chọn thường sử dụng nhất của tính năng Table. Các tùy chọn này cho phép người sử dụng thiết lập việc định dạng/hiển thị các nội dung về: tiêu đề bảng, dòng thống kê, tô băng màu theo dòng, phân biệt cột đầu/cuối, tô băng màu theo cột.
|
Table Styles
|
Nhóm gồm các thiết lập về kiểu dáng cho bảng dữ liệu, giúp bạn có thể nhanh chóng định dạng được một bảng Excel đẹp và chuyên nghiệp.
|
Total Row
Total Row là một lựa chọn trong nhóm Table Style Options của thẻ Design trong nhóm thẻ ngữ cảnh Table Tools. Ở trạng thái bật, lựa chọn này tự động tạo thêm một dòng dưới dòng cuối cùng trong bảng gốc.
Khi dòng dữ liệu này được bật, bạn có thể nhấp chuột vào từng ô, và chọn cách tính bạn muốn sử dụng. Ví dụ: trong hình trên sử dụng phép đếm (Count) với kết quả trả về là 32.
Các công thức trong ô này không sử dụng hàm thông thường như Sum, Count mà sử dụng hàm Subtotal, nên nếu bạn thực hiện việc lọc, giá trị trong công thức sẽ được cập nhật theo những gì bạn đang nhìn thấy. Đây là tính năng rất thú vị mà ít người sử dụng thông thường biết được.
Chú ý:khi sử dụng tính năng Table, bạn cần lưu tập tin đúng với phiên bản phần mềm để tránh các chức năng hoạt động không ổn định.
Để tương tác với tính năng Table
Để chèn thêm “bảng”
- Nhấp chuột vào một ô trong vùng dữ liệu bạn cần chèn bảng.
- Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert.
- Trong nhóm Tables, nhấp nút Insert.
- Nếu bảng của bạn có dòng tiêu đề, nhấp chọn My table has headers.
- Nhấn Ok để xác nhận
Để sửa tên “bảng”
Việc sửa tên bảng rất có lợi cho các hoạt động sau này, do vậy bạn nên chú ý sửa tên bảng của mình cho phù hợp, dễ nhớ.
- Nhấp chuột vào một ô trong bảng bạn muốn điều chỉnh, để hiển thị thẻ Design.
- Di chuyển tới thẻ Design.
- Trong nhóm Properties, hộp Table Name, xóa tên đang có, nhập tên bảng mới.
- Nhấn Enter để xác nhận việc đổi tên.
Để chuyển bảng về dạng bình thường
- Nhấp chuột vào một ô trong bảng bạn muốn điều chỉnh, để hiển thị thẻ Design.
- Di chuyển tới thẻ Design.
- Trong nhóm Tools, nhấn nút Convert to Range.
- Trong hộp thoại xác nhận, chọn Yes để thực hiện việc chuyển đổi.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét