Đánh giá hiệu suất nhân sự theo KPI – Bạn đã sẵn sàng?

Đánh giá hiệu suất nhân sự theo KPI – Bạn đã sẵn sàng?

Như chúng ta biết, hai giai đoạn phổ biến để đánh giá hiệu suất hằng năm (KPI) là Tháng 10 đến Tháng 12, và Tháng 1 đến Tháng 3.  Nếu bạn là chuyên gia nhân sự và đang chuẩn bị cho quá trình đánh giá hiệu suất (KPI) trong vài tuần tới, hãy nghĩ rằng tất cả những gì cần làm là dừng phương pháp đánh giá hiệu suất cũ lại, lập ra một phương pháp mới và tiến hành.

     Bạn bận rộn với một đống việc quan trọng cần làm đúng không? Hoặc nhiều người còn giả định rằng, “Nếu không xảy ra vấn đề gì thì đừng tìm cách thay đổi.” Nhưng chờ xem….

     Thực sự có một số việc bạn nên làm trước để chắc chắn quá trình đánh giá hiệu suất của bạn thành công, và đem lại giá trị cho mọi người trong công ty: từ nhân viên đến cấp quản lý, nhân sự và lãnh đạo.
Những bước này sẽ không tốn nhiều thời gian của bạn đâu…
Nhưng chúng sẽ tạo ra khác biệt lớn….
Dưới đây là danh sách một số việc cần làm giúp bạn sẵn sàng cho quá trình đánh giá hiệu suất”
Chuẩn bị quá trình và hình thức đánh giá (KPI)
     - Xem lại những ví dụ thực tiễn tốt nhất trong quản lý hiệu suất. Và trong quá trình đánh giá, hãy luôn nhớ điều này. Dành thời gian đọc những gì mà chuyên gia nhân sự và nhà phân tích hàng đầu thường chia sẻ. Bạn cũng nên tìm ra những ý tưởng mới, sáng tạo và đưa ra gợi ý hữu ích và thậm chí, chính bạn phải chắc chắn bạn đang đi đúng hướng
     - Xem xét lại kết quả từ quá trình đánh giá hiệu suất trước (KPI cũ). Bạn sẽ mất nhiều thời gian cho việc này. Thay vào đó, chắc chắn sẽ có nhiều bài học kinh nghiệm bạn có thể áp dụng để tạo ra kết quả tốt hơn. Bạn có thể xác định những việc như: điều gì làm tắc nghẽn trong quá trình đánh giá, bước nào có tỷ lệ hoàn thành và giải pháp hiệu chỉnh xếp hạng thấp, v.v
     - Giải quyết bất kỳ một thử thách nào trong quá trình đánh giá hiệu suất (KPI) trước đây. Nếu bạn áp dụng thực tiễn tốt, bạn có thể loại bỏ những bước không cần thiết và thêm vào những bước cần thiết, ví dụ bạn có nên thêm vào phương pháp tự đánh giá và phản hồi đa nguồn hay không? Bạn có cần điều chỉnh thời gian cho phép để tối đa hóa hiệu quả và người tham gia hay không? Điều gì bạn cần cải thiện và điều gì bạn muốn tiếp tục làm?
     - Xem xét lại hình thức đánh giá hiệu suất (KPI) đợt trước. Bạn có thể rút ngắn mẫu đánh giá hay không? Chúng được hoàn thành? Có bất kỳ phần nào bạn muốn thêm, xóa đi và thay đổi hay không? Hay bạn cần suy nghĩ thêm hình thức mới khác để đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng đơn vị, phòng ban hay từng vai trò?
     Dựa trên kết quả xem xét đó, hãy làm bất cứ việc gì để cải thiện quá trình và hình thức đánh giá. Thậm chí, những thay đổi nhỏ có thể tạo nên kết quả lớn.

Chuẩn bị cho cấp nhân viên, quản lý và lãnh đạo
     Chúng ta thường hay quên bước này. Trong năm qua, bạn đã đào tạo nhân viên của mình! Và mọi thứ dường như không thay đổi nhiều, đúng không?
Nhưng bạn chắc chắn rằng mình đã tuyển đúng người và một vài trong số họ đã làm tốt và được thăng chức. Từ năm này sang năm khác, con người thường quên những nhiệm vụ mà họ không thường xuyên làm. Vì thế….
     - Hãy tạo một kế hoạch đào tạo trong quá trình đánh giá hiệu suất cũng như những kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc (ví dụ, viết mục tiêu SMART, phản hồi về hiệu suất làm việc, hỗ trợ phát triển nhân viên, huấn luyện, sử dụng thang đánh giá hiệu quả, cách chuẩn bị đánh giá hiệu quả)
     - Phát triển và làm mới những dụng cụ hỗ trợ đào tạo
     - Tạo kế hoạch truyền thông cho quá trình đánh giá hiệu quảhằng năm và tận dụng những kênh giao tiếp nội bộ. Mục tiêu của bạn là kết nối với quản lý và nhân viên vào quá trình đánh giá, nhiệm vụ của họ, bất cứ đào tạo, nguồn lực hay hỗ trợ hiện có.
     - Thực hiện kế hoạch truyền thông
     - Đào tạo nhân viên, quản lý nếu cần.
     - Tạo hình thức đánh giá mà nhân viên và quản lý dễ dàng tiếp cận (trừ phi bạn có sẵn một hệ thống tự động để làm công việc đó)
     Thực hiện quá trình đánh giá hiệu suất KPI. Thêm liên kết bài viết này đến những bài viết khác trên website có thể giúp bạn thiết kế và tiến hành quá trình đánh giá hiệu suất thành công. Đừng ngần ngại gởi những liên kết này cho điều hành, nhân viên và quản lý hoặc có thể mời họ tham gia vào chương trình đào tạo. Họ sẽ cảm thấy việc này rất cần thiết
Và hãy nhớ rằng….
     Một trong những thông điệp quan trọng nhất bạn nên biết, quản lý hiệu suất không phải là hoạt động mỗi năm một lần. Quản lý và nhân viên cần phải hợp tác với nhau để thảo luận về mục tiêu hiệu suất và nhu cầu phát triển tại tất cả thời điểm nào trong một năm. Đánh giá hiệu suất hằng năm được xem là bảng tổng kết những việc đã thảo luận và diễn ra trong một năm đó.

Tác giả: Sean Conrad
Dịch: Lan Trần

Chỉ số đo lường hiệu suất – Key Performance Indicator (KPI)

Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI), hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công (KSI) giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra.

Một khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra. KPI chính là thước đo sự tăng trưởng này.

Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) là gì?

KPI là những thước đo có thể lượng hóa được. Những thước đo này đã được sự đồng ý của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp và phản ánh những nhân tố thành công thiết yếu của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể xây dựng chỉ số KPI dựa trên tỉ lệ phần trăm doanh thu do các khách hàng cũ mang lại. Trường học có thể dựa vào tỉ lệ tốt nghiệp của học sinh. Phòng dịch vụ khách hàng dựa trên tỉ lệ phần trăm các cuộc gọi của khách hàng được giải đáp ngay phút đầu tiên. Đối với tổ chức dịch vụ xã hội là số lượng tổ chức được hỗ trợ trong năm.

Dù sử dụng chỉ số KPI nào, chúng phải phản ánh mục tiêu của doanh nghiệp và phải lượng hóa được (có thể đo lường).

Chỉ số KPI phản ánh mục tiêu của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành”, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. “Lợi nhuận trước thuế” và “Vốn/tài sản cổ đông” là những chỉ số chính. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đưa ra chỉ số “Tỉ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho các hoạt động xã hội”, chỉ số này không phải là KPI. Mặt khác, trường học lại không quan tâm tới lợi nhuận, do đó sẽ xây dựng những chỉ số KPI khác. Những chỉ số như “tỉ lệ tốt nghiệp” và “tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp” phản ánh sứ mệnh và mục tiêu của nhà trường.

Chỉ số đo lường hiệu suất phải lượng hóa được

Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần” là một chỉ số KPI vô ích nếu không phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPI do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác.

Việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với KPI “gia tăng doanh số”, cần làm rõ các vấn đề như đo lường theo đơn vị sản phẩm hay giá trị sản phẩm. Sản phẩm trả lại sẽ bị khấu trừ trong tháng sản phẩm được bán ra hay trong tháng sản phẩm được trả lại? Doanh thu sẽ được tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế?

Cần phải đặt ra mục tiêu cho mỗi chỉ số KPI. Ví dụ như doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành nhà tuyển dụng hàng đầu cần đưa “Tỉ lệ chảy máu chất xám” thành các chỉ số KPI. Chỉ số này được định nghĩa là “tổng số nhân viên tự nguyện xin nghỉ việc chia cho tổng số nhân viên ban đầu” và cách đo lường chỉ số này đã được thiết lập bằng cách thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin của phòng nhân sự (HRIS). Sau đó đặt mục tiêu cho chỉ số KPI, ví dụ như “Giảm tỉ lệ chảy máu chất xám 5% một năm”.

KPI được xem là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp

Rất nhiều chỉ số có thể đo lường được, điều này không có nghĩa chúng sẽ là chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Khi chọn lựa các chỉ số KPI, cần phải thận trọng chọn ra những chỉ số thật sự cần thiết và có thể giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, không nên chọn quá nhiều. Điều cũng khá quan trọng là phải đề ra số lượng KPI vừa đủ để toàn thể nhân viên có thể tập trung hoàn thành mục tiêu.

Điều này cũng không có nghĩa là doanh nghiệp bắt buộc phải có tổng cộng 3 hay 4 chỉ số KPI. Tốt hơn doanh nghiệp nên xây dựng khoảng 3 hay 4 chỉ số KPI tổng thể cho toàn bộ hoạt động doanh nghiệp và từng bộ phận của doanh nghiệp sẽ xây dựng 3,4 hay 5 chỉ số KPI nhằm hỗ trợ cho mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Ví dụ chỉ số KPI tổng thể của toàn doanh nghiệp là “Gia tăng sự hài lòng của khách hàng”, thì mỗi phòng ban khác nhau, chỉ số KPI sẽ được triển khai khác nhau. Phòng sản xuất có thể phát triển chỉ số KPI là “Số lượng sản phẩm bị từ chối sau khi được kiểm tra chất lượng”, trong khi phòng kinh doanh đặt ra chỉ số KPI là “Tổng thời gian khách hàng phải chờ trước khi có nhân viên kinh doanh trả lời”. Việc phòng kinh doanh và sản xuất đạt được mục tiêu đề ra trong các chỉ số KPI của mình sẽ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI tổng thể.



Chỉ số KPI chuẩn và chưa chuẩn

Chưa chuẩn

Tiêu đề KPI: Gia tăng doanh thu.

Định nghĩa: Sự thay đổi dung lượng bán hàng qua các tháng.

Đo lường: Doanh thu theo khu vực chia cho tổng doanh thu của cả vùng (tất cả khu vực).

Mục tiêu: Gia tăng hàng tháng.

Thế chỗ nào chưa chuẩn? Chỉ số này đo lường sự gia tăng doanh số bán theo đơn vị tiền hay đơn vị sản phẩm? Hàng trả về có được tính vào hay không? Nếu có, chúng sẽ được điều chỉnh trong chỉ số KPI trong tháng sản phẩm được bán ra hay trong tháng sản phẩm bị trả về? Chúng ta muốn gia tăng doanh số bán mỗi tháng là bao nhiêu, theo tỉ lệ phần trăm, tiền hay đơn vị sản phẩm?

Chuẩn

Tiêu đề KPI: Tỉ lệ chảy máu chất xám.

Định nghĩa: (Tổng số nhân viên từ chức + tổng số nhân viên bị xa thải do hiệu quả làm việc kém)/tổng số nhân viên vào đầu năm (số nhân viên nghỉ việc do chế độ cắt giảm nhân sự bắt buộc sẽ không được tính).

Đo lường: Hệ thống thông tin nhân sự sẽ lưu trữ hồ sơ của mỗi nhân viên. Những nhân viên nghỉ việc sẽ được lưu vào một khu vực riêng cộng với ngày nghỉ việc và lí do nghỉ việc. Hàng tháng, báo cáo về tỉ lệ chảy máu chất xám sẽ được gửi cho các trưởng bộ phận. Bộ phận nhân sự sẽ cập nhật biểu đồ của từng báo cáo lên hệ thống mạng intranet của công ty.

Mục tiêu: Giảm tỉ lệ chảy máu chất xám còn 5%/năm

Có thể làm gì với chỉ số KPI

Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy sử dụng chúng như là những công cụ quản trị. KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện. Sử dụng chúng để đo lường hiệu quả. Cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI. Dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: phòng ăn, trên tường phòng hội thảo, hệ thống intranet, thậm chí trên website. Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu. Mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ hoàn thành mục tiêu.




Danh mục tài liệu tham khảo

1. KPI về đánh giá hiệu quả nhân sự

1.1 KPI đánh giá về lương – 4kpi.
2.2 KPI đánh giá về tuyển dụng – 6 kpi
3.3 KPI đánh giá về an toàn lao động – 4kpi.
4.4 KPI đánh giá hiệu quả đào tạo – 5kpi
5.5 KPI đánh giá hiệu quả công việc – 4kpi
6.6 KPI đánh giá hiệu quả giờ làm việc – 3kpi
7.7 KPI đánh giá về lòng trung thành – 4kpi
8.8 KPI đánh giá hiệu quả năng suất nguồn nhân lực – 5kpi
9.9 KPI đánh giá hiệu quả hoạt động cải tiến – 2 kpi
10.10 KPI về đánh giá nguồn nhân lực – 3kpi

2. KPI về đánh giá hiệu quả marketing

2.1 KPI đánh giá hiệu quả quảng cáo – 7 kpi
2.2 KPI đánh giá hiệu quả khuyến mãi- 4 kpi
2.3 KPI đánh giá hiệu quả pr – 6kpi
2.4 KPI đánh giá hiệu quả internet marketing – 14 kpi

3. KPI về đánh giá hiệu quả bán hàng

3.1 KPI đánh giá hiệu quả tiếp xúc qua điện thoại – 7 kpi
3.2 KPI đánh giá hiệu quả sale rep (nhân viên KD) – 13 kpi.
3.3 KPI đánh giá hiệu quả cửa hàng – 6 kpi.
3.4 KPI đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng – 4kpi
3.5 KPI đánh giá về lòng trung thành – 6kpi
3.6 KPI đánh giá sự phàn nàn khách hàng – 5kpi
3.7 KPI đánh giá về thị phần – 3kpi
3.8 KPI đánh giá sự thoả mãn khách hàng – 5kpi
3.9 KPI đánh giá khách hàng – 4kpi


4. KPI về tài chính kế toán

4.1 KPI đánh giá khả năng thanh toán – 8kpi
4.2 KPI về quản lý nguồn vốn – 3kpi
4.3 KPI đánh giá về lợi nhuận – 6kpi
4.4 KPI đánh giá hiệu quả đầu tư – 7kpi

5. KPI về cung ứng

5.1 KPI đánh giá về vận chuyển – 3kpi
5.2 KPI đánh giá về giao hàng – 3kpi
5.3 KPI đánh giá về hoạt động cun ứng khác – 5kpi

6. KPI về sản xuất chất lượng

6.1 KPI về sản phẩm lỗi – 7kpi
6.2 KPI về quản lý nguyên vật liệu – 7kpi
6.3 KPI về quản lý đơn hàng – 5kpi
6.4 KPI về năng suất – 4kpi
6.5 KPI về bảo trì – 4kpi

Download: http://www.mediafire.com/?m6hd6qy4x2qdklt

Khóa học online "Nghề  Kế toán cho người không chuyên"

• Lưu ý: Nếu bạn KHÔNG muốn các công ty đào tạo nghề  Kế toán bị phá sản, xin vui lòng không đọc nội dung bên dưới

Chào bạn,

Bạn đang làm nghề  Kế toán hoặc chuẩn bị bước vào nghề, hẳn có lúc bạn gặp phải những trường hợp như thế này:

• Không biết nên bắt đầu nghề từ đâu
• Không biết hỏi ai khi gặp vấn đề ACC
• Cảm thấy chán nản với công việc
• Lương của ACC thấp

Bạn bực bội và nói rằng “Nếu mình có ai đó dẫn đường thì đã không gặp những trường hợp như vậy!”

Arghhhh!

Đừng vội bực tức, nếu bạn đã từng ở trong hoàn cảnh trên, những thông tin dưới đây là dành cho bạn.

1. Hãy nghe câu chuyện của tôi…

Cách đây 5 năm, tôi có nhờ một anh bạn đến sửa máy tính cho tôi. Sau khi anh này ngồi click chuột vài phát, máy đã sửa xong và thu của tôi 50.000 VND.

Tôi bảo: “Click chuột có vài cái mà thu 50.000 VND, làm dân công nghệ như anh sướng nhỉ.”

Anh này trả lời: “Tiền click chuột chỉ 1.000 VND, tiền học để biết cách click chuột là 49.000 VND”

Đây chính là vấn đề!

Giá trị bạn thực hiện chỉ có 1 ít còn lại là giá trị tri thức chiếm phần lớn. Người ta trả tiền cho bạn không phải do bạn có tay có chân để click chuột hay làm hợp đồng lao động mà người ta trả tiền cho bạn vì tri thức và kỹ năng của bạn.

Thực sự làm nghề  Kế toán có khó khăn và “cao siêu”?

Đừng sai lầm! 

Sự khác biệt giữa một  Kế toán lương 5 triệu và một  Kế toán lương 10 triệu nằm ở kiến thức và kỹ năng của họ.Không có sự khác biệt nhiều về công việc giữa 2 người này.

Sự thật là…

2. Làm  Kế toán dễ như ăn cháo

• Bạn hoàn toàn có thể làm một  Kế toán chuyên nghiệp. Đây là khóa học Nghề  Kế toán dành cho người không chuyên về  Kế toán.

3. Bạn sẽ nhận được gì từ khóa học này?

Đây là những gì khóa học sẽ mang lại cho bạn:

Khóa học online

“Nghề  Kế toán cho người không chuyên”

Khóa học được tổ chức theo phương thức “TỪNG – BƯỚC – MỘT”. Bạn sẽ được hướng dẫn từng bước bằng tiếng Việt:

Với phương pháp đào tạo này, một cụ già 60 tuổi cũng có thể làm  Kế toán chuyên nghiệp!

• Tham gia khóa học online: chủ động về thời gian và địa điểm
• Học theo phương pháp “TỪNG BƯỚC MỘT”: Phù hợp với khả năng từng người

4. Ai sẽ tham gia khóa học này?

• Bạn là chủ doanh nghiệp đã chán ngấy với việc phụ thuộc vào các  Kế toán
• Bạn muốn kiếm thêm thu nhập
• Đơn giản là bạn muốn làm  Kế toán …

5. Cam kết chất lượng

Chất lượng, uy tín là yếu tố hàng đầu để bạn lựa chọn tham gia một khóa học. Đó cũng là tiêu chí hàng đầu mà chúng tôi lựa chọn để mang đến cho bạn.

Miễn phí 100%

Chia sẻ tri thức là một cái gì đó thiêng liêng. Kiếm tiền nuôi thân là điều quan trọng. Nhưng không cần thiết cứ cái gì cũng phải tiền nong. Khóa học này là vậy.

Khi tham gia khóa học của tôi, nếu bạn cảm thấy không hài lòng vì bất cứ lý do gì, hãy email đến bacnamtraining@yahoo.com.vn

Bạn hoàn toàn được miễn phí!

Lời cam kết được mang đến từ một blogger uy tín

bacnamtraining.blogspot.comt là một blog đã tồn tại được 5 năm

Qua các hoạt động chia sẻ, giao lưu, giúp đỡ, bacnamtraining.blogspot.com Blog đã nhận được sự yêu mến của đông đảo bạn đọc

Đã có hàng trăm học viên theo học các lớp tại bacnamtraining.blogspot.com

6. Và hơn thế nữa…

Chất lượng khóa học là yếu tố hàng đầu. Tuy nhiên tại đây, bạn còn nhận được hơn thế nữa!

bacnamtraining.blogspot.com

Những lợi ích với một mức học phí rẻ đến “miễn bàn” như trên hẳn cũng khiến bạn đặt câu hỏi tại sao tôi lại cung cấp khóa học với giá như vậy?

Dĩ nhiên, giá trị thực sự của khóa học cao hơn nhiều, và tôi hoàn toàn có thể đặt mức học phí đến 5 triệu đồng như các khóa học khác.

CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỐ FILE	CHỨNG TỪ CẦN LƯU TRONG FILE	CHI TIẾT	Chứng từ đính kèm	GHI CHÚ
1	Phiếu thu	Viết Phiếu thu .	Đính kèm phiếu thu gồm:  - Hóa đơn xuất hàng (liên xanh); Hoặc  - Chứng từ gốc khác nếu có, phiếu xuất kho hàng hóa.
2	Phiếu chi	Viết Phiếu chi hoặc in phiếu chi từ máy ( PMKT) .	Đính kèm Phiếu chi:  - Chứng từ gốc (HĐ copy, Bảng lương VP, bảng lương công nhân . . .), hợp đồng KT
		Khi thanh toán các khoản chi cho nhân viên khi nhân viên đã ứng tiền TT trước như : Mua VPP, chuyển phát nhanh, tiếp khách, công tác phí, nộp cước điện thoại, mua vật tư hàng hóa nhỏ dưới 20tr, hoặc tạm ứng lương.	-Giấy đề nghị tạm ứng, giấy nghị thanh toán kèm hóa đơn gốc ( nếu là hóa đơn GTGT thì chỉ kẹp bản photo)
3	Ủy nhiệm chi	Là chứng từ dùng để thanh toán tiền cho các nhà cung cấp. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20tr trở lên bắt buộc phải thanh toán = CK, còn các chứng từ < 20tr thì không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích TT = CK.	Chứng từ đi kèm UNC là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.
4	Giấy nộp tiền vào NSNN	Là chứng từ nộp thuế	Kẹp cùng bản photo tờ khai thuế hoặc thông báo nộp thuế của tháng phải nộp đó.
5	Phiếu nhập kho	Dùng để nhập kho vật tư hàng hóa	Chứng từ đính kèm  là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.
6	Phiếu xuất kho	Dùng để xuất kho vật tư hàng hóa	Kẹp cùng hóa đơn GTGT đầu ra ( liên 3)
Ngoài ra kế toán còn phải lưu trữ hồ sơ giấy tờ theo từng file riêng biệt như sau:
1	Sổ kế toán	In sổ kế toán các TK. Chấm lại với chứng từ gốc. Hoàn thiện chứng từ
2	Hóa đơn VAT	- Bảng kê VAT đầu vào. Kẹp Báo cáo cùng với Hóa đơn gốc. Riêng Hóa đơn TSCĐ và các chi phí cấu thành giá vốn photo lưu kèm Bàng kê VAT. Hóa đơn gốc lưu tại File TSCĐ và Phiếu nhập kho
		- Bảng kê VAT đầu ra (Kê theo Hóa đơn liên tím lưu tại quyển HĐ gốc
		- Tờ khai VAT
		- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
3	Tài sản cố định, công cụ, PB	- Hóa đơn mua sắm TSCĐ
		- Bảng tính khấu hao
		- Bảng tính công cụ và các khoản chờ phân bổ
4	Báo cáo kho	- Phiếu nhập mua hàng
		- Bộ chứng từ nhập hàng. Toàn bộ Hóa đơn cấu thành nên giá vốn lưu tại Bộ chứng từ này. Photo lại Biên lai nộp thuế NK và VAT lưu vào Bảng kê VAT
		- Hóa đơn mua hàng (Photo lại HĐ này và lưu vào Phiếu chi thanh toán cuối cùng)
		- Báo cáo XNT
		Thẻ kho
5	Chứng từ kế toán	- Phiếu kế toán : Dùng để định khoản các nghiệp vụ không liên quan đến tiền.
6	và sổ phụ ngân hàng	- Sổ phụ ngân hàng. Hàng quý đề nghị ngân hàng in sao kê và chấm lại với các khoản phát sinh trong quý.
7		- Báo cáo thuế
8	Biên bản đối chiếu công nợ	Các biên bản đối chiếu công nợ từng tháng hoặc từng quý đối với các nhà cung cấp, khách hàng. Mỗi đối tượng chia riêng 1 file.
9	Hợp đồng thuê nhà, Điện nước, …	- Hợp đồng thuê nhà
		- Hợp đồng Điện
		- Hợp đồng nước
		- Hợp đồng Điện thoại
		- Hợp đồng Internet
10	Hợp đồng Kinh tế (Mua vào)	- Hợp đồng mua hàng
		- Hợp đồng quảng cáo
		- Hợp đồng in ấn
		- Hợp đồng
11	Hợp đồng kinh tế (bán ra)	- Hợp đồng đầu ra
12	Hợp đồng giao khoán	- Hợp đồng giao khoán		Đối với công ty xây dựng hoặc xấy lắp
		- Thanh lý Hợp đồng khoán
		- Biên bản ngiệm thu bàn giao công trình
		- Bảng chấm công
		Bảng thanh toán tiền lương cho công nhân
		Bản cam kết mẫu 23
13	Hồ sơ công trình	- Hồ sơ đề xuất		Đối với công ty xây dựng hoặc xấy lắp
		- Hồ sơ hoàn công
		- Hồ sơ Quyết toán ( trong đó có biên bản nghiệm thu với bên A)
14	CV đi và đến liên quan đến NH và thuế	- Công văn Thuế
		- Công văn ngân hàng
15	Hồ sơ nhân sự	- Hồ sơ từng nhân viên. Gồm: HS, các quyết định, . . .)
		- Hợp đồng LĐ của công nhân các năm
16	QĐ, công văn	- Thông báo, công văn, QĐ của Công ty
17	Hồ sơ ngân hàng	Hồ sơ vay vốn, các hợp đồng vay vốn, hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh của NH
18	Hồ sơ BHXH	Bản đối chiếu của BHXH và các hồ sơ khác liên quan đến BHXH.