CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỐ FILE	CHỨNG TỪ CẦN LƯU TRONG FILE	CHI TIẾT	Chứng từ đính kèm	GHI CHÚ
1	Phiếu thu	Viết Phiếu thu .	Đính kèm phiếu thu gồm:  - Hóa đơn xuất hàng (liên xanh); Hoặc  - Chứng từ gốc khác nếu có, phiếu xuất kho hàng hóa.
2	Phiếu chi	Viết Phiếu chi hoặc in phiếu chi từ máy ( PMKT) .	Đính kèm Phiếu chi:  - Chứng từ gốc (HĐ copy, Bảng lương VP, bảng lương công nhân . . .), hợp đồng KT
		Khi thanh toán các khoản chi cho nhân viên khi nhân viên đã ứng tiền TT trước như : Mua VPP, chuyển phát nhanh, tiếp khách, công tác phí, nộp cước điện thoại, mua vật tư hàng hóa nhỏ dưới 20tr, hoặc tạm ứng lương.	-Giấy đề nghị tạm ứng, giấy nghị thanh toán kèm hóa đơn gốc ( nếu là hóa đơn GTGT thì chỉ kẹp bản photo)
3	Ủy nhiệm chi	Là chứng từ dùng để thanh toán tiền cho các nhà cung cấp. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20tr trở lên bắt buộc phải thanh toán = CK, còn các chứng từ < 20tr thì không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích TT = CK.	Chứng từ đi kèm UNC là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.
4	Giấy nộp tiền vào NSNN	Là chứng từ nộp thuế	Kẹp cùng bản photo tờ khai thuế hoặc thông báo nộp thuế của tháng phải nộp đó.
5	Phiếu nhập kho	Dùng để nhập kho vật tư hàng hóa	Chứng từ đính kèm  là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.
6	Phiếu xuất kho	Dùng để xuất kho vật tư hàng hóa	Kẹp cùng hóa đơn GTGT đầu ra ( liên 3)
Ngoài ra kế toán còn phải lưu trữ hồ sơ giấy tờ theo từng file riêng biệt như sau:
1	Sổ kế toán	In sổ kế toán các TK. Chấm lại với chứng từ gốc. Hoàn thiện chứng từ
2	Hóa đơn VAT	- Bảng kê VAT đầu vào. Kẹp Báo cáo cùng với Hóa đơn gốc. Riêng Hóa đơn TSCĐ và các chi phí cấu thành giá vốn photo lưu kèm Bàng kê VAT. Hóa đơn gốc lưu tại File TSCĐ và Phiếu nhập kho
		- Bảng kê VAT đầu ra (Kê theo Hóa đơn liên tím lưu tại quyển HĐ gốc
		- Tờ khai VAT
		- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
3	Tài sản cố định, công cụ, PB	- Hóa đơn mua sắm TSCĐ
		- Bảng tính khấu hao
		- Bảng tính công cụ và các khoản chờ phân bổ
4	Báo cáo kho	- Phiếu nhập mua hàng
		- Bộ chứng từ nhập hàng. Toàn bộ Hóa đơn cấu thành nên giá vốn lưu tại Bộ chứng từ này. Photo lại Biên lai nộp thuế NK và VAT lưu vào Bảng kê VAT
		- Hóa đơn mua hàng (Photo lại HĐ này và lưu vào Phiếu chi thanh toán cuối cùng)
		- Báo cáo XNT
		Thẻ kho
5	Chứng từ kế toán	- Phiếu kế toán : Dùng để định khoản các nghiệp vụ không liên quan đến tiền.
6	và sổ phụ ngân hàng	- Sổ phụ ngân hàng. Hàng quý đề nghị ngân hàng in sao kê và chấm lại với các khoản phát sinh trong quý.
7		- Báo cáo thuế
8	Biên bản đối chiếu công nợ	Các biên bản đối chiếu công nợ từng tháng hoặc từng quý đối với các nhà cung cấp, khách hàng. Mỗi đối tượng chia riêng 1 file.
9	Hợp đồng thuê nhà, Điện nước, …	- Hợp đồng thuê nhà
		- Hợp đồng Điện
		- Hợp đồng nước
		- Hợp đồng Điện thoại
		- Hợp đồng Internet
10	Hợp đồng Kinh tế (Mua vào)	- Hợp đồng mua hàng
		- Hợp đồng quảng cáo
		- Hợp đồng in ấn
		- Hợp đồng
11	Hợp đồng kinh tế (bán ra)	- Hợp đồng đầu ra
12	Hợp đồng giao khoán	- Hợp đồng giao khoán		Đối với công ty xây dựng hoặc xấy lắp
		- Thanh lý Hợp đồng khoán
		- Biên bản ngiệm thu bàn giao công trình
		- Bảng chấm công
		Bảng thanh toán tiền lương cho công nhân
		Bản cam kết mẫu 23
13	Hồ sơ công trình	- Hồ sơ đề xuất		Đối với công ty xây dựng hoặc xấy lắp
		- Hồ sơ hoàn công
		- Hồ sơ Quyết toán ( trong đó có biên bản nghiệm thu với bên A)
14	CV đi và đến liên quan đến NH và thuế	- Công văn Thuế
		- Công văn ngân hàng
15	Hồ sơ nhân sự	- Hồ sơ từng nhân viên. Gồm: HS, các quyết định, . . .)
		- Hợp đồng LĐ của công nhân các năm
16	QĐ, công văn	- Thông báo, công văn, QĐ của Công ty
17	Hồ sơ ngân hàng	Hồ sơ vay vốn, các hợp đồng vay vốn, hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh của NH
18	Hồ sơ BHXH	Bản đối chiếu của BHXH và các hồ sơ khác liên quan đến BHXH.