2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)
+ Để khởi động Microsoft Word 2003, bấm đúp chuột vào trên Microsoft Office Word 2003 biểu tượng trên màn hình nền của bạn, hoặc vào trình đơn Bắt đầu và chọn Programs> Microsoft Office> Microsoft Office Word 2003.
+ Chọn View --> Toolsbars --> Mail merge
Mở tập tin hợp đồng lao động mẫu và lần lượt làm theo các bước sau :
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)
Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)
Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge ) (Xem Hình 3, 3.1, 3.2,3.3, 3.4)
Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)
Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.
Hình 2
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)
Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)
Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau :
TT ---> xong bấm Insert và close
Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam ,
ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong1
Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang step 5 và step 6
Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.
Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.
Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF)
Chú ý thêm :
Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng
Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy)
Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau :
Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua.
Ứng dụng hàm fixed()
http://www.giaiphapexcel.com/forum/s...32&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)
Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1.
Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0)
Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại.
Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.
Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau :
Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng"
ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}
Xem cách chèn như sau :
{ MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}
Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng
+ Để khởi động Microsoft Word 2003, bấm đúp chuột vào trên Microsoft Office Word 2003 biểu tượng trên màn hình nền của bạn, hoặc vào trình đơn Bắt đầu và chọn Programs> Microsoft Office> Microsoft Office Word 2003.
+ Chọn View --> Toolsbars --> Mail merge
Mở tập tin hợp đồng lao động mẫu và lần lượt làm theo các bước sau :
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)
Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)
Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge ) (Xem Hình 3, 3.1, 3.2,3.3, 3.4)
Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)
Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.
Hình 1
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)
Hình 1.1
Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)
Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)
Hình 2
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)
Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge )
Rồi lần lượt thực hiện theo các hình 3.1, 3.2, 3.3, 3.4
Rồi lần lượt thực hiện theo các hình 3.1, 3.2, 3.3, 3.4
Hình 3.1 ---> Chọn Use an existing list. Xong bấm browse (Xem tiếp hình 3.2)
Hình 3.2 : Mở file nguồn cần trộn vào văn bản. Già sử file nguồn đặt tại ổ đĩa thư mục sau : C:\My document\Mail merge\dsnhanvien.xls. Xem tiếp hình 3.3 và 3.4
Hình 3.3
Hình 3.4
Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)
Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau :
TT ---> xong bấm Insert và close
Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam ,
ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong1
Hình 4.1 và hình 4.2
TT ---> xong bấm Insert và close
Hoten ---> xong bấm Insert và close
Namsinh ---> xong bấm Insert và close
CMND ---> xong bấm Insert và close
…….
......
Hình 4.2
TT ---> xong bấm Insert và close
Hoten ---> xong bấm Insert và close
Namsinh ---> xong bấm Insert và close
CMND ---> xong bấm Insert và close
…….
......
Hình 4.2
Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang step 5 và step 6
Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.
Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.
Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF)
Chú ý thêm :
Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng
Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy)
Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau :
Cách 1 :
Cú pháp cho field dạng date time là:
{MERGEFIELD "NamSinh" \@ "dd/MM/yyyy"}
Xin đọc thêm bài này : http://www.giaiphapexcel.com/forum/s...0&postcount=28
Cách 2: nhập ngày tháng theo dạng text, có dấu '
Cú pháp cho field dạng date time là:
{MERGEFIELD "NamSinh" \@ "dd/MM/yyyy"}
Xin đọc thêm bài này : http://www.giaiphapexcel.com/forum/s...0&postcount=28
Cách 2: nhập ngày tháng theo dạng text, có dấu '
Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua.
Ứng dụng hàm fixed()
http://www.giaiphapexcel.com/forum/s...32&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)
Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1.
Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0)
Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại.
Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.
Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau :
Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng"
ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}
Xem cách chèn như sau :
{ MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}
Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét