QUY TRÌNH LÀM KẾ TOÁN NHÀ HÀNG.

         Đối với người làm kế toán và quản lý, nghiệp vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng có thể không phức tạp như ở các ngành sản xuất khác, tuy nhiên vẫn có những đặc thù rất chi tiết mà một phần mềm kế toán thông thường có thể không xử lý triệt để làm tốn nhiều thời gian của người làm kế toán. Phần mềm cũng có thể không cung cấp được thông tin đầy đủ và kịp thời cho người quản lý dẫn đến các quyết định quản trị có thể không được chính xác.

Những đặc thù về nhu cầu quản lý đối với ngành nhà hàng có thể liệt kê như sau:

1/ QUY TRÌNH THỦ TỤC HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ MUA HÀNG:

Quy trình thủ tục và hồ sơ thanh toán: 
Quy trình thanh toán mua hàng hóa vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu của nhân viên tiếp phẩm phục vụ nhà hàng và ăn sang, phục vụ ăn uống cho khách phòng nghỉ
a/ Các chứng từ của quy trình
+ Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các trưởng bộ phận ký xác nhận
+ Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua nếu là hàng mua ngoài chợ, nếu là hàng siêu thị ko cần thiếp lập bảng kê vì hàng siêu thị đã có hóa đơn GTGT đầy đủ tính pháp lý, nếu hàng mua chợ của cá nhân lập bảng kê theo mẫu cuối, tuần, tháng hoặc định kỳ khi thanh toán nhờ người bán ký tá xác nhận trên bảng kê ghi rõ địa điểm thu mua và có thông tin đầy đủ của người bán: chứng minh thư nhân dân, địa chỉ…..đầy đủ và rõ ràng
+ Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc : Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT + bản copy nếu có)
Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp, nếu thừa so với dự trù kế hoạch, đề xuất tạm ứng thì phải hoàn nhập lại quỹ do các nguyên nhân : giá chợ, hoặc tìm kiếm được các đầu mối có giá rẻ hơn
b/ Quy trình thực hiện chung:
* Các bước thực hiện: Khách đặt dịch vụ ăn uống, hội nghị, tiệc …. Phòng kinh doanh ghi nhận lập phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế trên hợp đồng hoặc phiếu đặt dịch vụ ghi rõ các thực đơn của khách sạn = > phòng kinh doanh sẽ giao cho bộ phận bếp = > bếp trưởng căn cứ thực đơn và định lượng của món ăn sẽ lập Phiếu Đề Xuất Mua hàng, kẹp cùng thông tin menu chọn món ăn mà khách đã chọn
+Nếu là nhà cung cấp, người bán mang sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu… được giao trực tiếp tại công ty tại cổng bảo vệ
Bước 01: bộ phận đề xuất
Bộ phận bếp căn cứ Menu khách đặt lập “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”. Kèm theo Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng cung ứng dịch ăn uống 
- Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy
- Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…
Bước 02: 
Bộ phận bếp mang "Giấy đề nghị + phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt dịch vụ" gửi phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường...
Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB). => nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính xác lập việc thu mua để tiến hành đi thu mua kịp thời
Bước 03: Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình “Giấy đề nghị mua hàng” và làm tờ trình (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ) 
Chú ý: Nếu là tài sản có giá trị lớn thì nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp).
Bước 04: Giám đốc ký duyệt giao lại nhân viên tiếp phẩm tiến hành thông báo và làm việc với Nhà cung cấp được lựa chọn để đặt hàng.
Bước 05: - Nhân viên thu mua hàng hoá điện thoại, fax hoặc email đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể.
- Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ & nghiệm thu tài sản: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
- Người bán ký tá xác nhận và bàn giao tài sản chuyển quyền sở hữu vào chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
- Nhân viên bảo vệ sẽ đứng bên tham gia kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.
Bước 06: Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi các phòng ban
Bước 07: Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ 
- Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..
-Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi
+ Nếu là nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua thì ngoài:
Bước 01: Đơn vị có nhu cần mua sắm tài sản, vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu làm “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”. 
- Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy
- Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…
Bước 02: Đơn vị mang "Giấy đề nghị" gửi phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường...
Bước 03: Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTT. 
- Nhân viên tiếp phẩm lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu : căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tền TẠM ỨNG
= > Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính
Bước 04: Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu” và Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ) 
Bước 05: Giám đốc ký duyệt giao lại nhân viên tiếp phẩm tiến hành = > trực tiếp đi thu mua ở các đầu mối chợ, siêu thị, nguồn hàng khác để cung cấp kịp thời đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh
Bước 06: 
- Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty, Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
- Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.
Bước 07: Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi chi tiết cho các phòng ban sử dụng
Bước 08: Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ 
- Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..
-Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi

2/ MUA HÀNG NHẬP KHO

Căn cứ nhu cầu hàng hóa tiêu dùng hàng tháng (bình quân), bộ phận kế toán (Kế toán hàng hóa + Kế toán trưởng) dự kiến số lượng và chủng loại hàng hóa đủ dùng trong tháng đề nghị Giám đốc phê duyệt Đề xuất mua hàng rồi tiến hành mua về nhập kho (Theo mẫu công ty: Phiếu đề nghị mua vật dụng hàng hóa).
Bao gồm các loại như sau: bia, nước ngọt, đậu phộng…………
Tiến hành nhập kho theo đầy đủ thủ tục như trên
+ Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các trưởng bộ phận ký xác nhận
+ Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua nếu là hàng mua ngoài chợ, nếu là hàng siêu thị ko cần thiếp lập bảng kê vì hàng siêu thị đã có hóa đơn GTGT đầy đủ tính pháp lý, nếu hàng mua chợ của cá nhân lập bảng kê theo mẫu cuối, tuần, tháng hoặc định kỳ khi thanh toán nhờ người bán ký tá xác nhận trên bảng kê ghi rõ địa điểm thu mua và có thông tin đầy đủ của người bán: chứng minh thư nhân dân, địa chỉ…..đầy đủ và rõ ràng
+ Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc : Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT + bản copy nếu có)
Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp, nếu thừa so với dự trù kế hoạch, đề xuất tạm ứng thì phải hoàn nhập lại quỹ do các nguyên nhân : giá chợ, hoặc tìm kiếm được các đầu mối có giá rẻ hơn

+ Đối với thực đơn cho nhà hàng ăn uống:
- Phòng kinh doanh nhận phiếu đặt dịch vụ, hợp đồng, booking… = > Phòng kinh doanh báo số lượng người, tiệc lên bộ phận Bếp để Bếp trưởng căn cứ thực đơn + Định mức món ăn = > Lập bảng kê đề nghị mua hàng = > chuyển cho Nhân viên thu mua đầu vào
( Bếp trưởng: 
+ Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. Thực đơn chọn sẵn (Set Menu), Thực đơn tự chọn (À La Carte), Thực đơn tiệc (Buffet, Banquet …).
+ Định mức đầu vào nguyên vât liệu khống chế theo tỷ lệ 30%/ doanh thu bán ra
+ Cập nhật giá thành thực phẩm và doanh thu hàng ngày => dựa trên bảng giá thu mua đầu vào mà phòng kế toán cung cấp
+ Kết hợp nhân viên Thu Mua: nếu thấy đầu vào đắt : thông báo với ban giám đốc đồng thời đề xuất phương án đề xuất thu mua để giảm thiểu chi phí đầu vào cho rẻ
+ Căn cứ bill, hợp đồng, booking…că cứ số lượng thực khách = > bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau , củ, quả….chuyển qua cho nhân viên tiếp phẩm tổ chức thu mua cung ứng kịp thời
Yêu cầu của một nhân viên tiếp phẩm: 
- Lập Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phượng pháp ước lượng ? = > Lập giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng = > trình kế toán trưởng ký duyệt = > tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể = > Theo dõi công nợ đến kỳ thanh toán sẽ xử lý theo yêu cầu, kết hợp kế toán nội bộ Đầu vào để kiểm soátcông nợ được chi tiết theo từng đối tượng: số công nợ , thời gian thanh toán
- Lập bảng kê chi tiết hàng hoá đầu vào khi thu mua: số lượng? đơn giá? Thanh tiền? chủng loại? hình thức thanh toán? => lập bảng kê chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp
- Mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác được chuyển sang cho kế toán nội bộ Đầu vào nhập liệu: phiếu nhập kho nội bộ, phiếu chi tiền nội bộ…..
- Các văn bản giấy từ thủ tục cần: Giấy đề nghị cấp hàng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê hàng hóa vật tư , hóa đơn bán lẻ…= > mọi chứng từ hàng hóa chuyển cho kế toán nội bộ Đầu vào (Kế toán) lưu trữ bảo quản 
- Liên hệ đối chiếu với các kho và đầu bếp trưởng để phục vụ kịp thời việc cung cấp vật liệu đầu vào làm món ăn và khác
- Tổ chức công tác tìm nguồn nguyên vật liệu đầu vào có chất lượng để đảm bảo cung cấp kịp thời : tìm kiếm hàng ngoài Chợ để tìm nguồn đầu vào cho giá thật rẻ càng tốt => giảm thiểu chi phí yếu tố đâu vào
Thiết lập danh sách nhà cung ứng:
- Liên hệ tìm kiếm các đơn vị tổ chức, cá nhân tập thể để tìm kiếm nguồn hàng mới sao cho giá rẻ, đảm bảo chất lượng đầu vào => lập các bảng kê danh sách nhà cung cấp đầu vào để thuận tiện công tác liên hệ thu mua : tên mặt hàng, điện thoại liên hệ (di động, bàn…), tên người đại diện để liên hệ…….
- Thiết lập tách biệt danh sách hàng hóa đầu vào mua ngoài chợ và hàng hóa mua ở siêu thị
- Cuối tháng căn cứ doanh thu của hóa đơn bán ra Theo Thuế chế lại danh sách bảng kê vật tư hàng hóa dựa theo bill thanh toán của khách hàng đã ăn uống = > lập danh sách chi tiết = > Nhân viên tiếp phẩm đại diện ký, giám đốc ký, kèm theo chứng minh nhân dân của các cơ sở đã thu mua
Tập trung lấy hàng hóa đầu vào ngoài CHỢ:
- Các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu bếp để chế biến nhà hàng: thịt cá, rau củ, quả….hạn chế lấy hóa đơn siêu thị, hóa đơn đỏ tập trung mua ở các đầu mối ngoài CHỢ cho rẻ = > nếu lấy hóa đơn đầu vào từ siêu thị, khác : thịt cá, rau củ, quả…. Nhiều trong khi ko có hóa đơn đầu ra = > việc doanh nghiệp tự vạch áo cho người xem lưng bản thân đang trốn thuế bởi những mặt hàng này độ phân hủy cao thời gian bảo quản thấp dễ ôi thiu, hư hỏng…= > câu hỏi doanh nghiệp mua nhiều đầu vào để làm gì? Trong khi ko có đầu ra ko có xuất hóa đơn
- Các mặt hàng ko có ngoài chợ, và các đầu mối, hoặc chất lượng ko đảm bảo: thịt cá, rau củ, quả….bắt buộc phải lấy ở siêu thị
- Các mặt hàng: rượu, bia, nước ngọt, nước mắm…….có trong danh sách bắt buộc phải lấy siêu thị và phải có hóa đơn (vì đây là mặt hàng công nghệ dân ko thể chế biến để bán ko có căn cứ nào để giải trình với cơ quan thuế sau này => phải lấy siêu thị để có hóa đơn) 
Hỗ trợ:
- Có xe đưa đón đến nơi thu mua
- Hỗ trợ phụ cấp tiền: xăng nếu tự đi xe cá nhân, điện thoại hàng tháng….
Kiểm soát:
- Tất cả hàng hóa phải có bảng kê đầu vào, hoặc hóa đơn lẻ của nhà cung cấp, tất cả phải có chữ ký xác nhận khi mua chợ, kết hợp với bếp trưởng để cung cấp kiến thức chất lượng và đặc điểm của hàng hóa nguyên liệu mua vào đạt yêu cầu
- Nếu giao hàng tại doanh nghiệp phải kiểm tra chéo ba bên: bảo vệ trung gian kiểm soát + người bán giao hàng(nhà cung cấp) ký tá xác nhận + nhân viên thu mua kiểm tra giá cả, chất lượng hàng hóa = > nếu đạt thì cho nhập kho bàn giao bộ phận yêu cầu, ko đạt trả lại hàng hóa, vật tư. Mục đích: tránh tình trạng biển lận về chênh lệch giá giữa nhân viên thu mua và người cung cấp, hoặc ghi lại phiếu thu mua theo giá khác
- Hàng này sau khi thu mua xong nhân viên tiếp phẩm giao lại cho kế toán đầu vào (chi tiên) cập nhập giá mua vào => lập bảng kê đối chiếu so sánh giá cả => để báo cáo lên giám đốc kiểm soát, gửi bếp trưởng, kế toán trưởng một bản để cùng kiểm soát
- Phòng kinh doanh liên hệ với bếp trưởng để cùng kiểm soát giá đầu vào so với đầu ra theo menu đã báo cho khách => để đảm bảo chỉ tiêu doanh số lợi nhuận
- Hàng ngày, tuần, tháng, quý lập bảng kê đối chiếu quyết toán Mua bán so với tạm ứng phát sinh trong kỳ đó 
- Liên hệ thường xuyên, giao dịch với nhà cung cấp để đặt và mua nguyên vật liệu, hàng hóa CCDC theo nhu cầu thực tế tại các nhà hàng.

Ghi chú: hàng hóa dịch mua ngoài không bắt buộc phải lấy hóa đơn chỉ yêu cầu lập bảng kê mua ngoài
Căn cứ pháp lý:

THÔNG TƯ Số: 123/2012/TT-BTC Hà Nội, ngày 27 tháng 7 năm 2012
Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
số 14/2008/QH12 và hướng dẫn thi hành Nghị định số 124/2008/NĐ-CP
ngày 11/12/2008, Nghị định số 122/2011/NĐ-CP ngày 27/12/2011
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp​

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào (theo mẫu số01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp: mua hàng hoá là nông sản, lâm sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của người dân tự khai thác trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân đã qua sử dụng trực tiếp bán ra và một số dịch vụ mua của cá nhân không kinh doanh. 
Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Trường hợp giá mua hàng hoá, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. 
Hóa đơn đầu vào:
+Đầu vào nguồn siêu thị: 
= > Đầu vào thì lớn mà đầu ra thì ít do đó với mặt hàng hóa bán ra ko qua chế biến như: rượu, bia, nước ngọt, và những mặt hàng mà ở ngoài không có bắt buộc phải lấy ở siêu thị, hoặc công ty để có hóa đơn chứng từ……có tính chất bảo quản lâu dài thì lấy hóa đơn siêu thị để bù đắp chi phí về thuế GTGT
+Ưu điểm:
- Doanh nghiệp dễ quản lý , nỗi lo người thu mua thực hiện các vấn để thủ thuật khác sẽ giảm thiểu rủi ro tài chính biển lận của nhân viên
- Hóa đơn và bảng kê siêu thị bán ra là hàng ngày = > nhân viên về ko cần nhập liệu lại nhiều
+Nhược điểm: việc cân đối thuế là căn cứ hóa đơn đầu ra đã xuất, doanh nghiệp ko xuất hóa đơn nhà hàng nhưng đầu vào thì hàng ngày đều nhập vào = > lượng hàng tồn lớn trong khi doanh thu ít mà những mặt hàng này là thứ dễ ôi thiêu hư hỏng và phải chế biến trọng ngày = > nghi ngờ vấn đề doanh nghiệp gian lận về thuế
+ Đầu vào nguồn mua ở chợ:
+Những mặt hàng phải qua chế biến: rau , củ quả, thịt cá…là những mặt hàng chế biến trong ngày trong ngày ko để lâu được và những mặt hàng này có thể lấy ngoài chợ của tư nhân luật cho phép chỉ cần lập bảng kê kèm chứng mình thư của người bán là đủ nên những mặt hàng này sẽ ko lấy hóa đơn trong siêu thị để tiết giảm chi phí = > về mặt thuế vẫn đảm bảo thủ tục , doanh nghiệp sẽ tiết giảm được chi phí hóa đơn ko cần thiết
+Ưu điểm:
-Doanh nghiệp dễ dàng cân đối giữa doanh thu bán ra theo hóa đơn và đầu vào phù hợp với thực tế
-Giảm được chi phí thuế khi lấy hóa đơn
-Giá thấp hơn so với siêu thị 
+Nhược:
+Nhân viên thu mua phải lập bảng kê hàng ngày báo cáo nội bộ, cuối tháng cân đối lại giữa doanh thu thuế để lập bảng kê khống nhờ người dân ký hộ
+Các mặt hàng có thể sẽ ko đảm bảo tính an toàn vệ sinh thực phẩm
+ Đầu vào là rượu ngoại:
+ Những mặt hàng này bắt buộc phải có hóa đơn
+ Doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh mặt hàng này khi làm đủ thủ tục sau:
- Xin được giấy phép kinh doanh mua bán mặt hàng rượu ngoại
- Đã đăng ký sử dụng và mua tem phiếu của cơ quan thuế cấp bán

Căn cứ: 
Theo Thông tư số 160/2013/TT-BTC HƯỚNG DẪN VIỆC IN, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TEM
ĐỐI VỚI SẢN PHẨM RƯỢU NHẬP KHẨU VÀ RƯỢU SẢN XUẤT ĐỂ TIÊU THỤ TRONG NƯỚC
- quy định, sản phẩm rượu sản xuất trong nước để tiêu thụ, lưu hành trên thị trường từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 và sản phẩm rượu nhập khẩu để tiêu thụ tại Việt Nam phải dán tem trên bao bì sản phẩm.

Ưu và nhược điểm của hóa đơn siêu thị và bảng kê mua ngoài chợ:
Hóa đơn siêu thị: tính pháp lý về hóa đơn chứng từ cao, doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ phần thuế GTGT đầu vào 10% or 5%, được giảm trừ 22% thuế TNDN khi quyết toán thuế, doanh nghiệp sẽ mất thêm một khoản chi phí thuế GTGT đầu vào tương ứng, đồng thời giá cả khi mua siêu thị luôn cao hơn mua ngoài chợ, chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm cao hơn ngoài chợ, thủ tục có thể sẽ rườm rà, nếu xảy ra việc ngộ độc thực phẩm hoặc chất lượng sản phẩm không tốt thì doanh nghiệp có quyền mang đơn khiếu nại, tố cáo đơn vị pháp nhân này 
= > Doanh nghiệp lợi về mặt : thuế GTGT, thuế TNDN
Bảng kê hàng hóa mua ngoài (không phải hóa đơn):
Tính pháp lý chứng từ ko cao (chỉ đảm bảo nếu có chứng mịnh thư của người bán), doanh nghiệp chịu thiệt toàn bộ phần thuế đầu vào vì ko phải là hóa đơn, được giảm trừ 22% thuế TNDN khi quyết toán thuế, doanh nghiệp tiết giảm thêm được một khoản chi phí thuế => tăng lợi nhuận, giá cả rẻ hơn, chất lượng vệ sinh an toàn thấp, thủ tục ưng mua thuận bán đơn giản, nếu xảy ra chất lượng sản phẩm = > khi khởi kiện hay khiếu nại tỉ lệ thành công thấp
= > Doanh nghiệp lợi về mặt : thuế TNDN

10 ĐIỀU CHIA SẺ KHI QUYẾT TOÁN THUẾ !

Chi sẻ kinh nghiệm của một bạn gái tham gia quyết toán lần đầu

--------------------------------------------------------------------------------
Vấn đề 1: Kê khai thuế GTGT

Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu vì lý do nào đó mà trong tay chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản photo hay scan thì phải ghi chú lại, để nhớ mà đòi , ko thì công việc bề bộn vài ngày sau chắc chắn sẽ quên ngay rồi sẽ quên luôn, khi cần ko có thì phiền hà lắm đây.
Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan. Khoảng năm 2012, doanh nghiệp được gia hạn thời gian nộp thuế đến 30 ngày sau khi khai hải quan, vì thế mình đã dựa vào tờ khai để kê khai luôn, khi mà chưa nộp số thuế đó. Do mình nhập hàng thì đã phải hạch toán 133 vào phần mềm rồi, mà nếu đợi đến tháng sau mới được kê khai thì thành ra sổ cái 133 của mình bị lệch so với bảng kê đầu vào, vì thế mà mình quyết định kê khai luôn. Khi đó mình chưa biết là “chỉ được kê khai khi có giấy nộp thuế”, mà mình cứ làm theo kế toán trước, thấy người ta làm sao mình làm vậy. Hậu quả của việc này là khi quyết toán, mình bị phạt hành vi “kê khai sai kỳ tính thuế” và “phạt chậm nộp thuế GTGT” (Họ điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp thì họ tính tiền phạt)
Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra file Ecxel lưu lại luôn vào 1 folder, sau này khi quyết toán sẽ dùng đến. Đây là điều đau đớn nhất khi mình quyết toán, lý do vì nó làm mình mất thời gian mà không đáng.
Do mình ko biết nên trước đây khi kê khai, mình ko kết xuất bảng kê mua vào bán ra ra Excel để lưu trữ, đến lúc đùng một cái thuế kêu gửi file Excel bảng kê cho họ 3 năm quyết toán. Mở HTKK lên thì hỡi ơi, do mình đã nâng cấp HTKK nhiều lần, mà những phiên bản lại khác nhau về biểu mẫu, thế là dữ liệu cái còn cái ko, cái xem được thì ko kết xuất được, data file thì cũng chả còn, do máy tính của mình bị cài lại Win…Khổ! May sao là năm 2011 công ty mình có hoàn thuế một lần, họ cũng kêu kết xuất bảng kê, thế là còn tìm được năm 2011 còn file lưu. Năm 2012 thì mình khai thuế qua Tax Online, nên cũng lục lọi được. Năm 2013 thì bó tay, thế là phải convert lại từ file PDF sang file EXCEL, nhưng nó lại bị lỗi font chữ và số. Cuối cùng cũng phải nhập tay lại số liệu, chỉ phần số liệu trước thuế và tiền thuế thôi, phần chữ bị lỗi thì kệ nó, chả rảnh để làm. Kekeke…). Phần này là công sức vất vả vô ích nhất. Chỉ vì ko có kinh nghiệm nên khổ vậy đó. Cũng may là mình còn tìm được 2 năm, nên chỉ phải nhập lại ít, chứ nếu nhập lại hết thì chắc chết quá.
Nhân đây, mình nói luôn các bạn, đừng thấy biểu mẫu mới theo HTKK 3.3.0 bây giờ ko có phần diễn giải và sau này ko cần bảng kê thì mừng nhé. Biểu mẫu ko có, ko có nghĩa là ko nhập, các bạn vẫn nên làm file Excel có đầy đủ, khi quyết toán thuế chắc chắn cần, khi đó mà ngồi nhập thì đau đớn lắm. Mà chính các bạn cũng cần bảng kê đầy đủ để dễ dàng kiểm tra đối chiếu.

Vấn đề 2: Hàng hóa

Hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi, v.v…bất cứ hàng gì mà cứ xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn nhé (cho nó chắc cú), còn cách xuất hóa đơn như thế nào thì có nhiều cách, mỗi người và mỗi nơi lại khác nhau, mình ko nêu ra ở đây, các bạn có thể tự tham khảo trên mạng. Hóa đơn là cái phần luôn bị bắt bẻ nếu thiếu, vậy nên thà dư hơn thiếu nhé.
Với trường hợp của mình là:
Đang tí tửng vì thấy mấy bữa rồi, ko thấy thuế gọi điện gì hết, nghĩ là ok hết rồi, thì lại nghe cú điện thoại
“Em ơi, sao những PXK này, chị ko thấy em xuất hóa đơn gì hết vậy em? Chị liệt kê ra đây, em giải trình nha”. Xìu. Hic hic…..Cty mình có những trường hợp sau ko xuất hóa đơn:
1/ Hàng bảo hành: là phụ tùng mình xuất ra, để kỹ thuật họ thay cho khách (Lúc này mình chưa biết vụ phải xuất hóa đơn khi dùng nội bộ). . Với trường hợp của mình, tuy mình ko có xuất hóa đơn, nhưng mình có đầy đủ phiếu bảo hành nên phần này mình được cho qua. Hihi. Năm 2013 trở đi, mình đã biết phải xuất hóa đơn nên ko bị phiền hà nữa. Mình xuất hóa đơn cho chính công ty mình luôn, cty mình vừa là đơn vị bán, vừa là đơn vị mua, giá xuất hóa đơn bằng giá vốn hoặc cao hơn một tí, có thuế VAT luôn, rồi mình kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường, chắc chắn ko bị bắt bẻ.
2/ Hàng tồn kho cần thanh lý, ko đủ chất lượng để bán nữa: Trường hợp công ty mình, mình làm PXK ra luôn, vì chả bán được cho ai, rồi tính giá vốn đưa vào chi phí. Đến khi quyết toán, họ không cho, nói là nếu là hàng tồn kho kém chất lượng, thì khi thanh lý được rồi, mới được ghi giá vốn, và cũng phải có xuất hóa đơn, giống như là bán bình thường vậy nhưng là bán lỗ thôi. Trường hợp này, mình bị loại giá vốn này ra khỏi chi phí hợp lý.
3/ Hàng đã xuất kho, nhưng lúc đó chưa viết hóa đơn, mà lại xuất hóa đơn sau thời gian đó. Vì thời điểm đó, công ty mình dời địa điểm kinh doanh, nên chưa mua được hóa đơn trên thuế, thế là ko có hóa đơn xuất, sau này mua được hóa đơn rồi, thì mới viết bù lại khoảng thời gian đó. (Hú hồn luôn, may mà kế toán cũ có xuất đầy đủ bù lại, và mình có rà soát và ghi chú lại hết, ko thì tiêu rồi). Nếu các bạn có vào trường hợp như mình, nghĩa là thời điểm xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau, thì các bạn rà soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với PXK nào, có khớp chưa? Nếu ko khớp thì tìm hiểu vì sao, rồi tìm cách xử lý. Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ, khi có nhiều thời gian, chứ khi thuế mò vào rồi mới đi mò mẫm thì chết chắc. Đừng nghĩ là thuế ko tìm ra nhé. Trường hợp này, PXK và hóa đơn của mình khớp nhau, chỉ khác thời gian thôi, nên mình được qua hết.

Vấn đề 3: Chi phí lãi vay

Khi công ty có đi vay vốn ngân hàng, tuyệt đối ko được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền mặt tồn quỹ quá cao (trên giấy tờ thôi, chứ thực tế là công ty ko có tiền thì mới phải đi vay chứ), thì các bạn làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như : chi phí marketing ko có hóa đơn, chi phụ cấp, chi gì gì đó….ko có hóa đơn. Mục đích là để giảm quỹ, nên cứ vô tư mà bịa, nhưng phải hợp lý tí, nhớ là ghi rõ ko có hóa đơn nhé, để sau này biết mà loại ra khi quyết toán thuế.
Vì nếu tại các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này ko được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra nhé. Phần này mình cãi khí thế luôn, vì nó quá vô lý, vì tiền mặt ở cty người ta sử dụng vào chuyện khác, tiền đi vay sử dụng vào chuyện khác, ko lẽ lúc nào cũng ko có tiền mặt ở công ty à? Ví dụ tiền mặt để trả lương người lao động là 100 triệu, khi đó quỹ tiền mặt còn chỉ 150 triệu, mà cty cũng cần nhập hàng 100 triệu, thế thì phải đi vay rồi, vậy trường hợp này chi phí lãi vay bị loại là quá vô lý. Thuế họ nói là “làm theo thông tư thôi”, và có đưa cho mình xem cái văn bản nêu nội dung đó (để từ từ mình tìm lại sẽ post sau). Trong khi công ty mình vay quá trời quá đất luôn chứ, một năm cả một chục khế ước, mà từng thời điểm giải ngân, nó chỉ chênh lệch giữa số tồn quỹ và tiền vay chỉ vài chục đến 100 triệu, mình thấy quá bình thường và hợp lý. Cuối cùng, họ chỉ loại của mình lãi vay 1 khế ước. Nhưng mình vẫn còn ấm ức khoản này.
Quỹ tiền mặt cũng ko được để âm, cái này nói thì hơi thừa, nhưng sợ các bạn mới ra trường không để ý mà thiếu sót, nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cho họ.

Vấn đề 4: Sổ phụ ngân hàng

Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê cả năm thì càng tốt.
Vừa phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty nào chưa đăng ký thì nên đăng ký, để kiểm tra cho dễ, ko cần phải tìm tới tìm lui trong đống sổ phụ. Cả chính kế toán cũng dễ làm việc, và sau này cung cấp cho thuế. Thuế chủ yếu làm việc trên file trước, sau đó nghi vấn hoặc cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc.
Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không có đáng, tháng nào xong tháng đó luôn cho khỏe, đừng để bị hành vì những cái linh tinh ko đáng này nhé.

Vấn đề 5: Lưu trữ hóa đơn đầu ra

Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.
Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng ko sợ.
Đếm số hóa đơn hủy:
Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra đấy nhé, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có hủy thật ko, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy ko? Kiểm tra có biên bản hủy ko? Ko có biên bản hủy thì bị phạt nhé.
Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn. Khi thuế kiểm tra thì thấy liền, chứ đừng để riêng ở bên ngoài, mấy năm sau mới quyết toán, lúc đó nếu bạn còn làm thì may mà kiếm ra, (đó là may ra, chứ chứng từ cả đống, sao mà nhớ cho hết), còn nếu người khác vào làm rồi thì hên xui luôn. Hihi.
Phần hóa đơn này mình rất kỹ nên ok hết, ko vấn đề gì.

Vấn đề 6: Lưu trữ hóa đơn đầu vào:

Hóa đơn đầu vào bạn đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.
In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.
Hóa đơn được phép đục lỗ để lưu trữ nhé. Khi mình đi học lớp kế toán trưởng thì cô có nói là hóa đơn ko được rách, viết vẽ bậy lên, thế là có người hỏi có được đục lỗ ko? Cô nói nguyên tắc là ko. Thế là mình cũng sợ, vì mình cũng đục lỗ, nhưng khi quyết toán rồi thì ai cũng như mình thôi. Hihihi.
Mình nói thêm là các bạn đừng quá tự làm khó mình về hình thức trên tờ hóa đơn nhé. Mình thấy các bạn hay hỏi, viết thế này có được ko? Thiếu một chữ này được ko? Viết tắt như vậy được ko? Nói chung là hàng tá thứ linh tinh vặt vãnh mà chả ai quan tâm (hoặc có thì xui lắm mới bị). Mình làm thì chỉ cần hóa đơn ko sai quá nghiêm trọng, còn thiếu một dấu chấm, dấu phẩy, sai một con chữ, hoặc thiếu một từ TM trong CÔNG TY TNHH TM DV….. thì cũng chả sao. Vì thuế họ ko có thời gian kiểm tra đâu bạn à, cả ngàn tờ hóa đơn ai mà ngồi kiểm từng tờ chứ. Như mình đã nói, họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi. Trường hợp của mình thì họ chả thèm nhìn vào hóa đơn mua vào của mình nữa đó chứ.

Vấn đề 7: Hóa đơn trên 20 triệu

Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, chắc ai cũng biết rồi. Mình chỉ nói thêm là khi thanh toán các hóa đơn này, các bạn photo thêm UNC thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu là có liền.
Các bạn nhớ là “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” nhé. Chứ còn Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán là ko được đâu nhé. Cái này trong thông tư, nhưng mình quên số mấy rồi, làm biếng lục ra. Hihi
Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu ko đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy. Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ như đã thất lạc thì mình trở tay ko kịp.
Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn ko thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
Phần này các bạn kỹ càng một tí là ko có gì bị bắt bẻ hết. Công ty mình thì ko bị vấn đề gì ở mục này cả.

Vấn đề 8: Hàng phi mậu dịch

Hàng phi mậu dịch là hàng NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, ta ko mất tiền mua, ko thanh toán mà chỉ tốn tiền nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.
Thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh. Có người nói là thuế GTGT ko được khấu trừ, nhưng trường hợp công ty của mình thì được khấu trừ hết, ko bị loại gì cả.
Nhưng hàng phi mậu dịch ko được bán, hay đúng hơn là vẫn được nhưng cái thủ tục của nó lằng nhằng quá, mà mình vẫn còn hơi mơ hồ. Trường hợp của mình là vầy: Công ty mình có mấy cái máy hàng nhà cung cấp cho làm mẫu, nhưng khách hàng thích thì công ty mình bán luôn, để ở công ty cũng rỉ sét thôi, vậy là mình bán hàng xuất hóa đơn bình thường, kê khai doanh thu bình thường. Nhưng cái phần giá vốn thuế họ loại của mình, rồi giải thích là mình làm sai, cái chỗ này hơi lằng nhằng và mình cũng chưa hiểu rõ ý của họ nữa, rồi nói là ko cho bán, mà mình hỏi hoài thì họ khó chịu, giải thích tùm lum,và ko muốn nói nữa, mình thấy giá trị cũng ít nên thôi ko cãi nữa. Phần này mình sẽ tìm hiểu sau. Nếu bạn nào có hàng phi mậu dịch, mình khuyên là nhập kho thôi, nếu bán được thì cũng ko xuất hóa đơn làm gì, mắc công lại bị lằng nhằng như mình.

Vân đề 9: Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn

Tuyệt đối không làm ăn, giao dịch với các công ty có dấu hiệu là công ty ma. Đừng nghĩ là có đầy đủ chứng từ hợp lý, có thanh toán qua ngân hàng, và thời gian đã lâu là qua hết. Ở trường hợp của công ty mình, hết 70% thiệt hại là do dính vào hóa đơn của công ty đã bỏ trốn, dù có đầy đủ chứng từ và chứng minh được chuyện mua hàng hóa đó có thực tế xảy ra, thì thuế cũng loại ra thôi, ko cãi cọ gì được cả.
Khi bạn có hóa đơn đầu vào là cty đã bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm theo thuế nói với mình trước đây là 5 năm, hiện nay là 10 năm.
Tuy nhiên, chuyện làm ăn thì hôm nay công ty đó hoạt động, ngày mai bỏ trốn thì mình ko thể biết được, và cũng ko kiểm soát được, đây là rủi ro ko ai muốn. Mình chỉ muốn nói để các bạn nếu có thời gian chuẩn bị trước khi quyết toán thì kiểm tra lại các NCC nào mà lâu rồi ko làm ăn, ko giao dịch, xem họ có vấn đề gì ko. Nếu bị dính vào cty bỏ trốn như mình mà phát hiện sớm, thì ta tự làm điều chỉnh BCTC lại, tự loại ra trước thì thiệt hại sẽ ít hơn. Còn mình, là do ko biết được, đến khi thuế báo thì mới biết, nên đành phải chịu thôi.
Công ty mình còn gặp trường hợp là: công ty mình khai thuế đầu vào một đằng, công ty bán khai thuế đầu ra một nẻo, 2 cái chả ăn nhập gì với nhau luôn, cứ y như là liên 1 và liên 2 khác nhau vậy, nội dung khác, số tiền khác. Cái này khi thuế họ đi xác minh hóa đơn họ cho mình xem, chả biết nói sao luôn, lần đầu tiên mới thấy, gặp công ty ko bỏ trốn nhưng như công ty này thì cũng toi.
Trường hợp công ty mình bị phạt ở mục này là nặng nhất, 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT +TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chánh.

Vấn đề 10: Những cái linh tinh

Nếu công ty bị lỗ năm nào thì tiền lương tháng 13 và thưởng tết năm đó không được tính vào chi phí hợp lý, thuế giải thích là đã lỗ thì ko được chi mấy cái này. Chỉ nghe họ nói vậy, mà ko có cho xem cái văn bản nào hết, nhưng họ ko loại của mình (cho qua) nên mình chưa biết thực hư đúng ko. Hihi
Quà tết cho khách hàng, bị loại ra, thì chi phí đi công tác tặng quà tết cũng bị loại tất. Thế nên, rút kinh nghiệm nếu là chi phí đi công tác thì chỉ ghi chung chung là đi công tác thôi, đừng dại dột như mình ghi rõ ràng là đi tặng quà tết chi cho thuế nó thất nó loại ra nhé. Hihi (Giờ mới biết vụ này).
Ba cái chi phí tủ lạnh, máy lạnh, v.v.….thuế họ cũng kiếm cớ loại ra, nhưng cứ cãi tới luôn, họ bới được cái gì thì bới, nhưng mình có lý của mình, đừng thấy họ nói gì cũng nghe đó.
Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phải có rõ ràng nhé, file mềm, họ nhìn vào để loại chi phí phân bổ ko hợp lý nữa.

Vấn đề 11: Hạch toán phân loai chi phí

Kinh nghiệm của mình là khi mình hạch toán thì mình đã phân loại sẵn cái nào hợp lý và ko hợp lý luôn, khi quyết toán mình chỉ làm một bước loại số chi phí ko hợp lý ra thôi.
Mình dùng 1 tài khoản 6423 để hạch toán tất cả các khoản chi phí ko có hóa đơn hoặc hóa đơn ko dùng được, nói chung là chi phí CHẮC CHẮN BỊ LỌAI.
Mình dùng thêm tài khoản 6428 để hạch toán các CHI PHÍ NHẠY CẢM, có nghĩa là chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện, ví vụ như tiền phòng công tác, tiền tiếp khách… những khoản chi này thì phải có kèm theo như Giấy đi đường, quyết định công tác…Ngày xưa thì bị khống chế, nên mình phân loại ra sẵn để tiện kiểm tra, nhưng nay ko còn bị khống chế nữa, mình vẫn phân loại để dễ quản lý.
Cẩn thận hơn thì khi hạch toán khoản chi nào ko có hóa đơn thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi…..ko có hóa đơn”, hoặc “Chi….có hóa đơn nhưng ko hợp lệ”, để lỡ khi ta hạch toán có lộn tài khoản thì khi cuối năm làm BCTC cũng thấy liền mà sửa. Thuế họ nhìn cũng biết rồi, khỏi phải hỏi ta nữa.
Vì mình làm sẵn hết như thế, nên thuế họ chỉ loại thêm của mình được vài tờ hóa đơn thôi (do đi công tác tặng quà tết mà mình lỡ show cho họ biết), vì mình đã loại sẵn cả rồi, còn gì nữa đâu mà bới với móc. Hihi.

Vấn đề 12: Kết quả quyết toán

Tổng thiệt hại của công ty mình gồm:
Tiền thuế GTGT + TNDN bị truy thu
Phạt 10% trên số tiền bị truy thu, thuế nói là sau này là 20% đó nhé 

.                        ( mình chưa tìm ra văn bản, sẽ tìm hiểu sau )
Phạt hành chánh
Phạt chậm nộp
Tiền ....
---------------------------
Giới thiệu công ty :  là Cty TNHH hoạt động trong lĩnh vực TM & XNK.
Công ty doanh thu 3 năm là 20 tỷ, là công ty thương mại, năm 2011 có lãi, 2012-2013 lỗ,
Tổng thiệt hại sau quyết toán là 150 triệu.
Và công ty mình ko phải là thuế quyết toán như thường lệ, ........

mà là quyết toán theo một đơn tố cáo của một nhân viên trong công ty. 

Thế nên, họ gần như kiểm tra tất tần tật hết mọi thứ.