PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao

PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao

PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable và PivotChart rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi. Loạt bài này ra đời chỉ với một mong muốn nhỏ nhoi là giúp cho các bạn sử dụng PivotTable và PivotChart một cách hiệu quả nhất.

Loạt bài này viết cho Excel 2007. Nếu các bạn đã sử dụng PivotTable các phiên bản trước (Excel 2003, Excel XP, ...), bạn sẽ thấy có nhiều thay đổi. Các bảng và các biểu đồ thì không có thay đổi bao nhiêu, nhưng phương pháp để tạo ra và làm việc với một PivotTable thì nhanh gọn và đơn giản hơn nhiều.

Các file ví dụ trong bài, do có ít thời gian, nên tôi để nguyên bản tiếng Anh. Và cuối mỗi bài, tôi đều gửi kèm file ví dụ để các bạn tự thực hành. Hy vọng rằng chúng cũng không đến nỗi khó hiểu lắm, và cũng không gây ra nhiều rắc rối cho các bạn. 
-------------------------------------------------------------------------------------------


PHẦN I - CƠ BẢN VỀ PIVOTTABLE

Chương 1. Giới thiệu PivotTable và PivotChart

1.1. Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản

Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:

Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có thể dùng để tạo ra một PivotTable. Dữ liệu thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho 3 miền (region) trong một tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005). Cột D là số khách hàng của từng loại dụng cụ thể thao, cột E là tổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi tiết của từng mặt hàng.

Đây là một số câu hỏi mà bạn có thể phải trả lời dựa vào bảng tính đó:

• Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ?
• Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất?
• Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán được nhiều nhất?
• Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán ế nhất?

Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hướng dẫn bạn tạo ra một PivotTable để thấy được tổng doanh thu mặt hàng Camping của mỗi miền.

Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm rằng bạn đang chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable. Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon:

Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây:

Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã được nhập sẵn trong hộp Table/Range. Nếu như các nút tùy chọn được chọn giống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại này.

Excel sẽ tạo một Sheet mới, và nó sẽ trông giống như hình sau đây:

Người ta gọi đây là cái vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ thấy: Ở bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu của bạn sau khi bạn đã hoàn tất một PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ PivotTable Field List, là nơi mà bạn sẽ quyết định những dữ liệu nào sẽ được hiển thị trên PivotTable, và cách sắp xếp của chúng. Tôi sẽ trình bày với bạn chi tiết về cái PivotTable Field List này trong một bài khác. Còn bây giờ bạn cứ tiếp tục đã.

Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy nhấn vào mục Region để chọn nó (hoặc bạn nhấn vào hộp kiểm ngay bên cạnh nó cũng được). Bạn sẽ thấy mục Region này tự động xuất hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field List, đồng thời PivotTable cũng tự động hiển thị tên của 3 miền: Midwest, Northeast và South trong côt A:

Tiếp tục, bạn nhấn vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xuất hiện trong vùng Values ở phía cuốiPivotTable Field List, đồng thời, ở cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với mỗi miền.

Cuối cùng, bạn nhấn vào cái mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of Camping trong khung Values, chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra.

Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Nhấn vào cái nút Number Format. Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong nhấn OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ giống như sau hình say. Nếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn nhấn vào ô A3, nơi đang có chữ Row Labels, sửa nó lại thành Region:

 

Hy vọng rằng bạn sẽ thấy việc tạo ra một PivotTable dễ như thế nào. Vâng, nó rất đơn giản, và nếu có những yêu cầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói thêm một vài khía cạnh khác của PivotTable:

Khi môt PivotTable được kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xuất hiện. Những Field được chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ được in đậm và có một dấu kiểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuất hiện ở những vùng bên dưới củaPivotTable Field List, cho chúng ta biết vai trò của chúng trong PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn nhấn vào một ô bất kỳ trong vùng báo cáo PivotTable. Còn nếu không muốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc nhấn ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính.

Bạn sẽ thấy ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có một nút mũi tên xổ xuống (drop-down arrow). Nút này có chức năng tương tự chức năng AutoFilter. Nhấn vào đó, bạn có thể lựa chọn những mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem tất cả). Ví dụ, bạn chỉ muốn xem doanh thu dụng cụ cắm trại của riêng miền Midwest mà thôi, bạn nhấn vào nút này, nhấn vào mục (Select All) để tắt nó đi, rồi nhấn vào mục Midwest, bạn sẽ có kết quả như hình sau:

 

Trong bài này, bạn đã học các bước cơ bản để tạo ra một PivotTable. Trong bài tới, chúng ta sẽ tạo một PivotTable với nhiều cột hơn. Hẹn gặp lại.

 Tập tin đính kèm

•  SportingGoodsRawData.xlsx (10.3 KB, 14256 lần tải)

1. Giới thiệu PivotTable và PivotChart

1.2. Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột

Ví dụ ở bài trước chỉ là một trong những báo cáo PivotTable đơn giản nhất. Trong bài này, bạn sẽ học cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột cũng như nhiều hàng hơn.

Bạn xem dữ liệu sau đây. Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băng video:

Các hàng dữ liệu trong bài này được thiết kế khác với bài trước. Mỗi hàng trong bảng đại diện cho một thể loại video của một cửa hàng (được ghi ở cột B). Con số ở cột Title là số lượng đầu phim thuộc thể loại đó. Mục đích của chúng ta là tạo một PivotTable để trình bày những thông tin ở một dạng dễ xem hơn.

Các bước để tạo ra một cái vỏ của PivotTable, tôi đã trình bày ở bài 1. Nếu bạn làm đúng, hộp thoại PivotTable Field Listcủa bạn sẽ giống như sau:

Trong danh sách các Field sẽ có Store, Category và Titles. Hãy nhấn chọn cả ba. Excel sẽ làm giúp bạn các việc sau:

• Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels
• Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles
• Trình bày các thông tin vào vùng báo cáo PivotTable

Kết quả được minh họa ở hình sau đây:

Có thể những gì hiển thị trên máy của bạn không giống cái hình này. Nếu như bạn muốn nó giống hệt hình này, hãy nhấn nút phải chuột vào tên của một cửa hàng nào đó trong cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, rồi bạn đánh dấu vào các tùy chọn của tab Layout & Print giống như tôi đã làm trong hình sau đây; và nếu như cái tên trong ô A3 đang làRowLabels, hãy đổi nó thành Store. Bạn sẽ có một PivotTable y hệt như hình ở trên.

Cho dù đây là một báo cáo PivotTable rất chính xác, nhưng nó không phải là cái tôi muốn. Trong trường hợp này, Store vàCategory đang nằm chung trong một hàng, đều là Row Labels; còn tôi thì muốn Category phải là một cột riêng, là Column Labels.

Làm thế nào để chuyển một mục ở Row Labels thành Column Lables? Có hai cách:

1. Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy nhấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, và chọn lệnh Move To Column Labels.
2. Nếu như bạn khéo sử dụng chuột, bạn có thể "nắm" và "kéo" cái mục Category ra khỏi vùng Row Labels rồi "thả" nó vào vùng Column Labels.

Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ thấy PivotTable giống như sau:

So sánh với bảng dữ liệu ban đầu, PivotTable dễ đọc hơn nhiều. Nhìn vào bảng báo cáo này, chúng ta có thể so sánh số lượng đầu phim của từng thể loại video giữa các cửa hàng với nhau (xem theo cột), hoặc so sánh số đầu phim giữa các thể loại video của một cửa hàng với nhau (xem theo hàng). Nhìn vào PivotTable, bạn có thể trả lời ngay cửa hàng nào có nhiều phim hành động nhất, phải không?

Bạn có thấy rằng: việc di chuyển một Field từ Row Labels sang Column Labels, làm cho PivotTable dường như là xoay bảng dữ liệu từ dọc thành ngang. Chữ "xoay", trong tiếng Anh, là "pivot". Vậy bạn hiểu PivotTable là gì rồi chứ?

Nếu như từ nãy giờ, bạn vừa đọc bài này, vừa tự thực hành, thì bạn hãy lưu lại bảng tính. Chúng ta sẽ sử dụng PivotTable vừa tạo ra này cho bài sau: Tạo một biểu đồ xoay (PivotChart). Hẹn gặp lại.

 Tập tin đính kèm

•  VideoStoreRawData.xlsx (9.6 KB, 7715 lần tải)

1.3. Tạo một PivotChart

Một PivotChart chẳng có gì khác hơn là một biểu đồ Excel, được tạo ra từ dữ liệu của một PivotTable. Thật ra thì cũng có một vài tính năng mà bạn không tìm thấy ở những biểu đồ bình thường. Tuy nhiên, phần lớn thì một PivotChart cũng giống như bất kỳ một biểu đồ nào trong Excel, những thao tác với các biểu đồ, hoặc việc định dạng cho nó, chẳng có gì khác.

Nếu bạn biết chắc rằng bạn sẽ cần đến một PivotChart, bạn có thể tạo ra PivotTable và PivotChart cùng một lần. Thay vì nhấn vào nút PivotTable trong nhóm Insert trên thanh Ribbon (như tôi đã trình bày ở bài 1), bạn hãy nhấn vào cái mũi tên nhỏ ở dưới cái nút đó, và chọn lệnh PivotChart. Rồi thì bạn cũng sẽ gặp hộp thoại tạo một PivotTable như ở những bài trên, nhưng khi tạo xong PivotTable, thì Excel cũng sẽ tự động tạo luôn một PivotChart đi kèm theo.

Bây giờ chúng ta sẽ học cách tạo ra một PivotChart từ PivotTable mà bạn đã thực hành ở bài số 2, bài toán về các cửa hàng bán video. Bạn lần lượt theo các bước sau:

1. Chắc chắn rằng bạn đang kích hoạt PivotTable. Nếu như không muốn thấy cái hộp thoại PivotTable Field List, bạn có thể tắt nó đi. Hộp thoại này có thể bật tắt bất cứ lúc nào bằng cái nút này (trong nhómPivotTable|Options trên thanh Ribbon):
   
   
2. Nhấn nút PivotChart trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Insert Chart, như hình sau:
   
   
3. Chọn Column trong danh sách Templates ở bên trái, rồi nhấn vào biểu tượng thứ hai (stacked column) ở hàng đầu tiên trong khung bên tay phải.
4. Nhấn OK để tạo biểu đồ.

Bạn sẽ có một biểu đồ như hình sau. Mỗi cửa hàng (Store) được đại diện bởi một "bar" trong biểu đồ, và trong mỗi "bar" này chứa số lượng thể loại phim (Category) có trong cửa hàng đó, được phân biệt bởi các màu khác nhau.

Khi bạn nhấn vào biểu đồ, tức là bạn kích hoạt PivotTable, Excel sẽ hiển thị hộp thoại PivotChart Filter Pane như bạn thấy ở hình trên. Bạn có thể dùng Axis Fields và Legend Fields trong hộp thoại này để lọc các dữ liệu, điều chỉnh PivotChart hiển thị hay không hiển thị biểu đồ của một loại dữ liệu nào đó. Bất kỳ việc lọc dữ liệu nào bạn thực hiện trong hộp thoại này, cũng sẽ được áp dụng trong PivotTable, và biểu đồ sẽ tự động vẽ lại theo những thay đổi trong PivotTable.

Ví dụ, tôi nhấn vào Axis Fields, và chỉ chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd. Biểu đồ sẽ tự động vẽ lại như sau:

2. Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable

Chương 2. Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable

Chúng ta có thể sử dụng nhiều loại dữ liệu để làm nguồn cho một PivotTable:

• Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Workbook
• Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Workbook khác
• Sử dụng dữ liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng có cấu trúc giống nhau (consolidate ranges)
• Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác

Những bài sau đây sẽ lần lượt điểm qua từng loại dữ liệu này.


2.1. Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel

Có lẽ cách dễ nhất và cũng được nhiều người sử dụng nhất là sử dụng dữ liệu của một bảng tính Excel để làm nguồn cho PivotTable. Dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, như đã được trình bày ở bài 1.

Mọi việc sẽ trở nên rất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng tính chứa dữ liệu nguồn. Dữ liệu này phải được thiết kế theo dạng một List (trong Excel 2003), một Table (Excel 2007), với những yêu cầu sau:

• Hàng đầu tiên chứa tên các Field (hoặc tên của các cột)
• Hàng thứ hai và những hàng tiếp theo chứa dữ liệu
• Không có hàng bỏ trống, nhưng có thể có những ô trống

Để tìm hiểu kỹ hơn về cấu trúc của một Table, bạn có thể tham khảo ở bài "Phân tích dữ liệu với các Table".

Nếu có một ô nằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu nguồn này được chọn khi bạn mở hộp thoại Create PivotTable, Excel sẽ tự động xác định địa chỉ của toàn bộ vùng dữ liệu và nhập nó vào trong mục Table/Range của hộp thoại. Nếu bạn muốn xác định chính xác địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn, bạn có thể chọn một trong 3 cách sau:

1. Chọn một ô trong vùng dữ liệu trước khi mở hộp thoại. Địa chỉ của vùng dữ liệu sẽ được nhập vào tự động
2. Nhập trực tiếp địa chỉ của vùng dữ liệu trong mục Table/Range của hộp thoại
3. Sử dụng nút Select trong hộp thoại để chọn vùng dữ liệu
   
   

Có một cách rất hay và rất nên làm để chỉ cho Excel biết vùng dữ liệu nằm ở đâu, là tạo một cái tên (Name) cho vùng dữ liệu. Sử dụng Name thì tiện lợi hơn việc nhập địa chỉ hoặc chọn vùng dữ liệu mỗi khi bạn muốn tham chiếu đến chúng. Để tìm hiểu thêm về Name cho vùng dữ liệu, xin đọc bài: "Sử dụng tên cho dãy".

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một Table của Excel 2007 để làm dữ liệu nguồn cho PivotTable, thì bạn khỏi cần quan tâm đến Name, bới chính bản thân Table đã có sẵn một cái tên, khi bạn tạo nó. Và khi đã có Name của dữ liệu nguồn, bạn chỉ việc nhập trực tiếp cái tên này vào trong mục Table/Range của hộp thoại Create PivotTable. Ví dụ, ở hình sau đây, dữ liệu nguồn của PivotTable là một dãy có tên là SalesData:

2. Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable

2.2. Sử dụng dữ liệu nguồn từ một bảng tính Excel khác

Nếu dữ liệu mà bạn sẽ dùng trong PivotTable nằm tron một bảng tính khác, các bước thể tạo PivotTable hơi khác một tí. Bạn sẽ phải xác định dãy ô (địa chỉ) chứa dữ liệu nguồn, và tên của workbook chứa dữ liệu nguồn.

Cách dễ nhất để thực hiện việc này, là mở đồng thời hai bảng tính. Môt cái sẽ chứa PivotTable, một cái chứa dữ liệu nguồn. Rồi làm theo các bước sau:

1. Chọn (kích hoạt) workbook sẽ tạo PivotTable.
2. Nhấn nút PivotTable trong tab Insert của Ribbon để mở hộp thoại Create PivotTable.
3. Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Select a Table or Range đang được chọn.
4. Nhấn nút Select nằm ở phía bên phải của khung Table/Range, một hộp thoại Create PivotTable "nhỏ" như sau đây sẽ xuất hiện:
   
   
5. Nhấn Alt+Tab hoặc nhấn vào workbook chứa dữ liệu nguồn để kích hoạt nó. Bạn sẽ vẫn thấy cái hộp thoạiCreate PivotTable "nhỏ".
6. Chọn dãy chứa dữ liệu nguồn cho PivotTable. Địa chỉ của nó, bao gồm cả tên của workbook, sẽ tự động nhập vào trong hộp thoại Create PivotTable "nhỏ":
   
   
7. Nhấn vào nút Select trên cửa sổ Create PivotTable "nhỏ" để chấp nhận vùng chọn và đóng nó lại, quay về hộp thoại Create PivotTable "lớn".
8. Nhấn OK để quay về bảng tính với PivotTable vừa tạo.

Khi một PivotTable được "link" tới một bảng tính bên ngoài, bạn chỉ có thể cập nhật (update) PivotTable nếu đường link này tới bảng tính nguồn còn tồn tại. Khi bảng tính chứa dữ liệu nguồn bị đổi tên, bị dời đi chỗ khác, hoặc bị xóa, bạn sẽ không thể cập nhật PivotTable. Excel sẽ hiển thị một thông báo lỗi nếu bạn cố làm việc đó.

Có thể bạn thắc mắc là tại sao có nhiều người không làm một PivotTable trong cùng một bảng tính, mà lại làm PivotTable trong một bảng tính khác? Việc này, thật ra rất hữu ích, nhất là đối với những dữ liệu khổng lồ, cồng kềnh. Có lẽ bạn đã biết những bảng tính chứa một bảng dữ liệu lớn thì chạy chậm như thế nào. Khi đặt PivotTable trong một bảng tính khác, bạn vẫn có thể có được những thống kê, mà không cần thiết phải mở dữ liệu nguồn ra. Hoặc khi bạn muốn thống kê dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có thể tạo một workbook trung gian, chứa nhiều PivotTable, mà mỗi PivotTable thì "link" đến một dữ liệu nguồn riêng.

Có một điều bạn cần nên biết, là bản thân PivotTalbe không bao giờ tự "refresh" dữ liệu, nghĩa là nó không thể tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi, bất kể dữ liệu nguồn nằm trong cùng một workbook với PivotTable hay nằm trong một worbook khác. Việc tính toán lại bảng tính (recalculated) cũng không cập nhật lại dữ liệu cho PivotTable.

Bạn phải thực hiện chuyện "refresh" bằng tay. Bằng hai cách:

• Nhấn chuột phải vào PivotTable và chọn lệnh Refresh Data
• Nhấn vào nút Refresh nằm trong tab PivotTable|Option trên Ribbon (bạn chỉ thấy tab này khi bạn kích hoạt PivotTable).
  
  

2.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges)

Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc), thật ra không phức tạp như cái tên của nó. Tất cả chỉ đơn giản là tạo một PivotTable dựa trên hai hoặc nhiều bảng dữ liệu (là Table, hay là List trong các version trước). Những nguồn dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, hoặc nằm trong những bảng tính khác nhau. Nhưng, chức năng Create PivotTable của Excel 2007 mà chúng ta đã làm quen từ đầu đến giờ, lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này. Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải cầu viện đến chức năngPivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version trước của Excel. Trong Excel 2007, chức năng này vẫn còn, nhưng bị ẩn đi. Để gọi nó ra, bạn phải sử dụng những phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P.

Tiện đây, xin nói ngoài lề một chuyện. Là, nếu như bạn thuộc tất cả các phím tắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003, thì bạn có thể sử dụng chúng trong Excel 2007, cho dù Ribbon của Excel 2007 thì chẳng giống gì Menu Bar của Excel 2003.

Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc mỗi danh sách mà bạn muốn dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable phải có cùng cấu trúc, có nghĩa là tất cả những tiêu đề cột (nằm trên hàng đầu tiên) và tiêu đề dòng (nằm trong cột đầu tiên bên trái) phải giống hệt nhau. Nếu như có một hàng nào, hoặc cột nào nằm riêng lẻ, thì chúng sẽ không được tích hợp vào trong báo cáo PivotTable.

Đây là một ví dụ về các nguồn dữ liệu có thể sử dụng với chức năng Multiple Consolidation Ranges:

Để khởi động "Wizard", bạn hãy nhấn Alt+D rồi nhấn thêm phím P. Và tại Step 1, nhấn vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges:

Sau khi nhấn Next để sang Step 2a, bạn sẽ có 2 tùy chọn:

• Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo ra một Page Field đơn, với mỗi vùng dữ liệu nguồn là môt mục (item) trong Page Field đó. Page Field có thể tạm hiểu như là chức năng lọc "cấp 1" của PivotTable. Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là những mục nằm trong khung Report Filter. Nếu không có, xem như Page Field = All (xem tất cả các dữ liệu).
• I will create the page fields — Dùng tùy chọn này để tự tạo các Page Field của riêng bạn. Bạn có thể tạo tối đa là 4 Page Field, mỗi Page Field lọc ra một thành phần nào đó của các dữ liệu.

Tôi sẽ trình bày chi tiết về hai tùy chọn này trong bài tiếp theo.

2.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges)

2.3.1. Tạo một trang tổng hợp duy nhất với chức năng Create a single page field for me

Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tôi vừa trình bày ở bài trước. Bạn sẽ thấy có 3 danh sách, mỗi danh sách là một phương án tuyển dụng nhân viên cụ thể cho các bộ phận. Và cả 3 danh sách đều có cùng cấu trúc, cũng như tiêu đề của các hàng, cột này là giống nhau. Để tạo một PivotTable dựa vào 3 danh sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bước tôi đã trình bày ở bài trước, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọnCreate a Single-Page Field, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước sau:

1. Nhấn vào nút Select ở bên phải hộp Range
2. Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính.
3. Nhấn lại vào nút Select để đưa dãy vừa chọn vào trong khung Range.
   
   Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã nhấn nút Select rồi, nên cũng sẽ bỏ qua luôn bước 3 này. Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel sẽ đưa bạn vào thẳng bước 4 sau đây.
4. Nhấn nút Add để thêm dãy vừa chọn vào trong danh sách All Ranges.
5. Lập lại bước 1 đến bước 4 để chọn và thêm vào danh sách All Ranges hai dãy D3:D9 và G3:G9. Tới đây, màn hình của bạn sẽ giống như sau:
   
   
6. Nhấn Next để sang Step 3.
7. Tại đây, bạn có thể chọn New Worksheet để tạo PivotTable trong một Sheet mới, hoặc chọn Existing worksheet và nhấn chuột vào nơi bạn muốn tạo PivotTable ngay trong bảng tính này.
8. Click Finish.

Bạn sẽ có một PivotTable như sau:

Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có một mũi tên xổ xuống, bạn có thể dùng nó để lọc ra cột muốn xem. Trong trường hợp này, do các dữ liệu nguồn chỉ có một cột (Employees), nên nút này không cần dùng đến, nhưng nếu các dữ liệu nguồn của bạn có nhiều cột, bạn sẽ cần dùng đến nó. Nhãn Row Labels cũng có một mũi tên xổ xuống, dùng để lọc ra những hàng muốn xem. Những nút xổ xuống này là điểm đặc trưng mà bạn có thể thấy trong tất cả các PivotTable.

Còn nút xổ xuống của nhãn Page1 thì có gì đặc biệt? Nó cho phép bạn lọc ra dữ liệu nguồn nào muốn xem, như bạn thấy ở hình sau đây, khi nhấn vào nó. Các mục Item1, Item2 và Item3 tham chiếu đến 3 dữ liệu nguồn mà bạn đã dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable. Bạn có thể chọn tổng hợp dữ liệu theo tất cả các nguồn (All), hoặc chỉ 1 nguồn nào đó. Nếu muốn tổng hợp nhiều hơn 1 nguồn dữ liệu, bạn phải nhấn vào tùy chọn Select Multiple Items.

Bạn hãy thử sử dụng các nút xổ xuống bên cạnh các nhãn, để xem chúng làm việc như thế nào. Lọc là một trong chức năng quan trọng nhất của một PivotTable, bạn cần hiểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có thể dễ dàng tiếp cận với những chức năng cao cấp hơn.

Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total, là một mặc định của PivotTable. Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu nguồn của chúng ta chỉ có 1 cột, nên không cần thiết đến cột Grand Total, tôi sẽ nói về cách bỏ cái cột này đi trong bài sau.

 Tập tin đính kèm

•  EmployeeData.xlsx (8.8 KB, 5022 lần tải)

2.3.2. Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùng cấu trúc

Trong công việc hằng ngày, nhất là khi phải thường xuyên tổng hợp những dữ liệu kiểu như: Báo cáo doanh thu quý I, Báo cáo doanh thu quý II, Báo cáo doanh thu quý III, v.v..., bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ 2 khi đang ở trongStep 2a của PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the page fields.

Tùy chọn này rất thích hợp khi tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu có cùng cấu trúc, mà những nguồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con số dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm, theo tháng...), chẳng hạn như bảng tính này:

Đây là 4 bảng tổng hợp số học sinh đạt yêu cầu theo từng môn, và theo từng học kỳ trong hai năm học 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ... Semester ....

Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bước tôi đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn I will create the page fields, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước sau:

1. Nhập khối dữ liệu nguồn thứ nhất (A2:B8) vào trong khung Range
2. Nhấn nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges
3. Lập lại hai bước trên ba lần, để thêm 3 khối dữ liệu còn lại (D2:D8, A11:B17, và D11:E17) vào trong danh sáchAll Ranges. Tại thời điểm này, màn hình của bạn sẽ giống như hình sau:
   
   
4. Nhấn vào tùy chọn 2 ở phần How many page fields do you want?
   Bạn sẽ thấy phần đang mờ mờ ở dưới cùng của hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có thể có tối đa 4 trang tổng hợp).
   
   Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài ý tưởng cho việc thống kê dữ liệu. Bạn cần có bao nhiêu trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê dữ liệu theo mấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề của 4 dữ liệu nguồn. Ở đó chúng ta có hai năm học: 2005 và 2006, và hai học kỳ (semester): học kỳ 1 và học kỳ 2. Vậy, ý tưởng hay nhất, có lẽ là thống kê theo năm để lọc ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm; và đồng thời cũng thống kê theo từng học kỳ, để lọc ra dữ liệu của từng học kỳ hoặc cả 2 học kỳ. Như vậy, chúng ta cần có hai trang tổng hợp, đó là lý do tại sao ở bước 4 trên đây, tôi nói bạn nhấn vào tùy chọn 2. Mời bạn tiếp tục:
5. Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2002.
6. Nhập Year 2002 vào trong Field one.
7. Nhập Semester 1 vào trong Field two.
8. Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2003.
9. Nhập Year 2003 vào trong Field one.
10. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có thể chọn nó từ nút mũi tên xổ xuống.
11. Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là số liệu của học kỳ 2 năm 2002.
12. Chọn Year 2002 từ nút mũi tên xổ xuống cho Field one.
13. Nhập Semester 2 vào trong Field two.
    
    
14. Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one và Semester 2 cho Field two từ các nút mũi tên xổ xuống.

Nhấn Next để hoàn tất PivotTable và đặt nó ở trong cùng Sheet hay trong một Sheet khác, tùy bạn. Thành quả của chúng ta giống như sau, là một PivotTable tổng hợp tất cả số học sinh đạt yêu cầu của cả hai năm học 2002 và 2003, thống kê chi tiết theo từng môn học:

Nếu bạn nhấn nhãn Page 1, bạn sẽ có hai lựa chọn: Year 2002 và Year 2003; cũng vậy, khi nhấn nhãn Page 2, bạn sẽ có hai lựa chọn: Semester 1 và Semester 2.

Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có thể bỏ cái Grand Total đi bằng cách: nhấn phải chuột vào ngay nhãnGrand Total, và chọn Remove Grand Total từ menu mở ra.

 Tập tin đính kèm

•  CourseData.xlsx (8.8 KB, 4118 lần tải)

2.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có

Lựa chọn cuối cùng cho việc tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable hoặc một PivotChart đã có. Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data của một PivotTable đã có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai.

Có hai cách để tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable đã có:

• Nếu bạn sử dụng Excel 2007, bạn chỉ việc gọi lệnh tạo một PivotTable như vẫn thường làm, và chọn một PivotTable có sẵn làm dữ liệu nguồn cho nó.
• Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy chọn Another PivotTable or PivotChart Report ở bước 1 (tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng tính của bạn đã có chứa ít nhất một PivotTable). Sau khi bạn nhấn Next, bạn sẽ thấy một danh sách các PivotTable hoặc PivotChart đang có, rồi bạn chọn một cái để làm dữ liệu nguồn.

Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu nguồn cho một PivotTable khác? Trong nhiều trường hợp, ít nhất là lúc ban đầu, bản PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu nguồn với bản PivotTable thứ nhất. Nhưng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai, bạn sẽ tạo ra được hai cách xem cho cùng một dữ liệu nguồn, rất hữu dụng cho một số giải pháp xử lý dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable tổng hợp dữ liệu, nhưng có lẽ vẫn còn một ít rắc rối (vì dữ liệu có nhiều vấn đề cần xử lý). Bằng cách tạo thêm một PivotTable nữa dựa vào PivotTable đã có, bạn sẽ có được một cái nhìn cụ thể hơn, dễ xem hơn về dữ liệu nguồn.

Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một PivotTable đã có, sẽ ít chiếm dụng bộ nhớ hệ thống hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu nguồn. Thiết nghĩ đây cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi chúng ta phải xử lý những dữ liệu lớn.

 Chương 3. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable

Excel có một số công cụ được thiết kế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy những công cụ này trên Ribbon Optionsvà Design, xuất hiện khi có một PivotTable được kích hoạt.

Hình 3.1 - Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design

3.1. Tìm hiểu PivotTable Field List

Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đến thường xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là Field List. Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được đưa vào báo cáo PivotTable, và sắp xếp chúng trong báo cáo.

Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo rỗng. Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất cả những Field có trong dữ liệu nguồn. Đây là một ví dụ:

Hình 3.2 - Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được chọn

Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm ngay bên cạnh tên field. Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dưới của PivotTable Field List.

Bốn vùng này là:

1. Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter.
2. Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
3. Row Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable.
4. Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính tổng theo mặc định và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác, đây chính là những thống kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn muốn có khi sử dụng PivotTable.

Khi bạn đánh dấu kiểm vào một field nào đó, làm sao Excel biết bạn muốn đem field đó vào vùng nào ? Đơn giản thôi: Nếu field chỉ chứa những dữ liệu là số, thì nó sẽ được đem vào trong vùng Values, còn nếu field có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ được đem vào trong vùng Row Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng nào thì không quan trọng. Bởi vì bạn có thể di chuyển các field từ vùng này sang vùng khác, nếu thấy cần thiết.

Xem ví dụ sau đây: Hình 3.3 minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ biết cách tạo ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lướt qua các vùng mà tôi đã đánh số trong hình, tương ứng với 4 vùng của Field List mà tôi vừa trình bày ở trên.

1. Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu nguồn.
2. Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo PivotTable.
3. Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo PivotTable.
4. Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) được đặt trong vùng Values, và nó là các dữ liệu đã được lọc ra trong báo cáo PivotTable.

Bài tiếp theo sẽ trình bày cách sử dụng Field List để sắp xếp cách trình bày một PivotTable theo như ý bạn muốn.

..............
Hình 3.3 - PivotTable Field List, với các field đã được thêm vào trong 4 vùng bên dưới

3. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable

3.2. Sử dụng PivotTable Field List

Ở bài trước, bạn đã biết rằng khi đưa một Field vào trong một vùng của Field List, thì nó sẽ nằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào một trong bốn vùng của Field List sẽ ảnh hưởng thế nào đến cấu trúc của PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc đó bằng cách sử dụng Field List.

Trước hết, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối bài này). Yêu cầu đặt ra là thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region).

Bạn theo các bước sau:

1. Nhấn con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu.
2. Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable.
3. Nhấn OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" như hình sau:
   
   
   Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu
4. Trong Field List, chọn (click vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Field Store, Region, Camping, và Date.

Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ giống hình 3.5.

Hình 3.5. PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa

Bạn thấy đấy. Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu số. Field Region và Date được đem vào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text.

Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Tất cả những gì cần làm để đạt được mục đích, là sắp xếp lại các field trong các vùng của Field List.

Bạn có thể di chuyển một field sang vùng khác bằng hai cách:

• Click vào field muốn di chuyển và rê (drag) nó vào trong vùng khác.
• Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn muốn dời field này đến).
  
  
  Hình 3.6. Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter

Và thực hiện những việc sau:

• Dời field Region vào vùng Report Filter
• Dời field Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels

PivotTable của bạn lúc này sẽ giống như hình sau:

Hình 3.7. PivotTable sau khi được chỉnh sửa

Cuối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:

• Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống cạnh field Sum of Camping trong vùng Values
• Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings.
  
  
  Hình 3.8. Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping
• Nhấn vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc.
  
  
  Hình 3.9. Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells
• Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi nhấn OK hai lần để trở về PivotTable.

PivotTable của bạn cuối cùng sẽ giống như sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta muốn.

Hình 3.10. PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu

 Tập tin đính kèm

•  SportingGoodsRawData.xlsx (10.3 KB, 1986 lần tải)

3.3. Thiết lập các tùy chọn cho PivotTable Field List

Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra mỗi khi bạn nhấn chuột vào bất kỳ chỗ nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable được kích hoạt thì hộp thoại Field List sẽ tự động mở ra. Tuy nhiên, bạn có thể đóng hộp thoại Field List bằng cách nhấn vào nút Field List trên Ribbon Options (và nhấn vào một lần nữa để mở nó ra lại).

Hình 3.11. Nhấn vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List

Cũng giống như mọi hộp thoại khác, bạn có thể di chuyển Field List tới bất kỳ nơi nào bạn thích bằng cách nhấn vùng tiêu đề của hộp thoại và rê chuột đi, hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra bằng cách nhấn và kéo các cạnh biên.

Bình thường, hộp thoại Field List hiển thị danh sách các Field ở phía trên, và sắp xếp 4 vùng dữ liệu sẽ hiển thị trong PivotTable ở bên dưới. Bạn có thể thay đổi sự sắp xếp này bằng cách nhấn vào cái nút nằm ở phía trên bên phải của hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 kiểu hiển thị từ menu mở ra:

Hình 3.12. Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List

Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, nằm ở góc dưới bên trái: Defer Layout Update, giúp bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật dữ liệu trong PivotTable.

Hình 3.13. Nhấn vào nút này để tạm thời ngưng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable

Bình thường, tùy chọn này không được bật. Bất kỳ những thay đổi nào của bạn trong hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa các field, thiết lập định dạng số cho một field nào đó, v.v...) sẽ được cập nhật ngay tức khắc trong PivotTable. Nếu bạn có môt PivotTable lớn, phức tạp, nhất là khi PivotTable sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ diễn ra khá chậm chạp và mất thời gian. Bạn có thể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách bố trí các Field vào các vùng dữ liệu, bạn nhấn nút Update để tất cả những thay đổi của bạn được cập nhật cùng một lúc.

Những sai sót của kế toán khi kiểm toán, quyết toán thuế.

TÀI SẢN

1. Tiền mặt
- Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
- Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
- Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định.
- Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
- Hạch toán thu chi tiền mặt không đúng kì.
- Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính. Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ.
- Có nhiều quỹ tiền mặt.
- Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
- Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.

- Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.
- Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Công ty nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.
- Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
- Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng.
- Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
- Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
- Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.
- Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
- Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
- Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
- Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.

2. Tiền gửi ngân hàng
- Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.
- Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
- Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng.
- Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư.
- Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa.
- Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
- Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…
- Người kí sec không phải là những thành viên được ủy quyền.
- Phát sinh quá nhiều nghiệp vụ chuyển tiền tại ngày khóa sổ để lợi dụng sự chậm trễ gửi giấy báo của ngân hàng.
- Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị.
- Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.
- Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ.
- Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại.
- Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH.

3. Đầu tư tài chính ngắn hạn
- Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.
- Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
- Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.
- Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).
- Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.
- Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.
- Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.

4. Các khoản phải thu của khách hàng
- Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
- Chưa có quy chế tài chính về thu hồi công nợ.
- Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.
- Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau.
- Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…
- Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.
- Chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, Bảng cân đối kế toán.
- Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
- Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.
- Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
- Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu. Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…
- Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn, hoặc biển thủ.
- Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý.
- Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
- Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.
- Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.
- Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.
- Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.
- Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.
- Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.
- Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
- Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.
- Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
- Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì.
- Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.

5. Phải thu khác
- Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác.
- Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
- Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất.
- Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định.
__________________
6. Hàng tồn kho
- Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
- Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
- Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
- Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
- Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
- Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
- Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.
- Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
- Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
- Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
- Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
- Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
- Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
- Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
- Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
- Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
- Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
- Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
- Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
- Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
- Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
- Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
- Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.
- Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
- Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
- Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
- Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
- Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

7. Tạm ứng
- Chưa đối chiếu tạm ứng với các đối tượng.
- Chưa theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng.
- Chênh lệch số kế toán và biên bản đối chiếu tạm ứng.
- Chữ kí trên biên bản đối chiếu tạm ứng khác chữ kí trên biên bản chấm công, bản thanh toán lương.
- Tạm ứng cho đối tượng ngoài công ty.
- Chưa xây dựng quy chế tạm ứng, quy chế quản lý tạm ứng chưa chặt chẽ: thanh toán hoàn tạm ứng chậm, tạm ứng quá nhiều…
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng không ghi rõ thời hạn hoàn ứng, số tiền, lý do sử dụng, không có chữ kí của kế toán trưởng.
- Số dư tạm ứng cuối năm lớn. Khoản tạm ứng quá thời hạn thanh toán lâu ngày chưa được sử lý.
- Công nợ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đã chuyển công tác vẫn chưa được thu hồi.
- Sử dụng tạm ứng không đúng mục đích.

8. Thuế GTGT được khấu trừ
- Hạch toán, kê khai không đúng thuế suất.
- Hạch toán, kê khai không đúng thời gian, quá thời hạn kê khai 3 tháng nhưng vẫn kê khai khấu trừ thuế GTGT.
- Hóa đơn GTGT kê khai thiếu hoặc sai nội dung.
- Kê khai khấu trừ thuế khi không có hóa đơn hoặc hóa đơn của các đơn vị phá sản, giải thể.
- Kê khai khấu trừ thuế GTGT những hàng hóa không chiu thuế GTGT.
- Chênh lệch sổ sách và tờ khai thuế, không giải thích được nguyên nhân.
- Kê khai, hạch toán khấu trừ đối với hóa đơn GTGT trực tiếp hoặc hóa đơn không chịu thuế GTGT, hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp.
- Kê khai khấu trừ thuế và những hóa đơn chi từ nguồn khác.
- Hàng mua được giảm giá chưa hạch toán giảm VAT đầu vào.
- Kê khai thiếu hay sai hóa đơn, hóa đơn không đúng mẫu BTC quy định hoặc mẫu hóa đơn tự in đã đăng kí với Bộ tài chính.
- Kê khai thuế đầu vào được khấu trừ đối với cả bộ phận nguyên vật liệu sản xuất dùng cho sản xuất hàng hóa chịu VAT trực tiếp.
- Kê khai thuế GTGT hàng nhập khẩu sai.
- Bù trừ thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp của các chi nhánh trên báo cáo tài chính hợp nhất.
- Hạch toán khấu trừ thuế VAT đầu vào lớn hơn đầu ra phải nộp, để số âm trên BCTC.
- Trường hợp hủy hóa đơn GTGT, xuất lại hóa đơn khác, người mua trên 2 hóa đơn này không trùng nhau.
9. Hàng gửi bán
- Hàng gửi bán chưa được chấp nhận thanh toán nhưng đã hạch toán tăng doanh thu.
- Chưa hạch toán hàng gửi bán bị trả lại.

10. Cầm cố, kí quỹ, kí cược
- Chưa có hóa đơn chứng từ, hợp đồng, cam kết hợp lệ.
- Nội dung các khoản kí quỹ, kí cược không rõ ràng.
- Chưa có đối chiếu xác nhận số dư với bên nhận kí quỹ, kí cược ngày khóa sổ kế toán cuối năm.
- Hạch toán sai khoản cầm cố, kí quỹ, kí cược vào tài khoản phải thu khác 138.
- Không theo dõi chi tiết từng loại.

11. TSCĐ hữu hình & vô hình
- Quản lí TSCĐ chưa chặt chẽ: hồ sơ TSCĐ chưa đầy đủ, TSCĐ vẫn chưa chuyển quyền sở hữu cho đơn vị nhưng đã ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán; không có sổ, thẻ chi tiết cho từng TSCĐ.
- Không tiến hành kiểm kê TSCĐ cuối kì, biên bản kiểm kê không phân loại TSCĐ không sử dụng, chờ thanh lý, đã hết khấu hao. Số chênh lệch trên sổ sách so với biên bản kiểm kê chưa được xử lý.
- Chứng từ liên quan đến TSCĐ không được lưu riêng với chứng từ kế toán.
- TSCĐ đưa vào hoạt động thiếu biên bản bàn giao, biên bản giao nhận.
-Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bản bàn giao (hạch toán không đúng kì).
- Hạch toán tăng TSCĐ khi chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: quyết toán công trình, biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng…
- Không theo dõi sổ chi tiết nguồn vốn hình thành TSCĐ. Không theo dõi riêng các TSCĐ đem cầm cố, thế chấp.
- Phân loại TSCĐ vô hình sai: giá trị quyền sử dụng đất, chi phí đền bù và giải tỏa mặt bằng… Ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định vô hình những nội dung không đúng quy định như chi phí thành lập Công ty, chi phí trong giai đoạn nghiên cứu…
- Chênh lệch nguyên giá, khấu hao lũy kế giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết.
- Phân loại sai: tài sản không đủ chỉ tiêu ghi nhận TSCĐ nhưng vẫn ghi nhận là TSCĐ, hạch toán nhậm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
- Chưa lập phiếu thanh toán khối lượng XDCB tự làm đã hoàn thành.
- Nâng cấp TSCĐ hoàn thành nhưng chưa ghi tăng nguyên giá TSCĐ, chưa xác định lại thời gian sử dụng hữu ích và điều chỉnh khấu hao phải trích vào chi phí trong kì.
- Hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ những nội dung không đúng chế độ quy định: ghi vào nguyên giá TSCĐ các chi phí phát sinh khi TSCĐ đã đưa vào sử dụng như chi phí lãi vay không được vốn hóa; chi phí sửa chữa lớn TSCĐ không mang tính nâng cấp, không làm tăng công suất hoặc thời gian sử dụng; ghi tăng nguyên giá không đúng với biên bản bàn giao, nghiệm thu…
- Chưa đăng kí phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế địa phương.
- Đơn vị áp dụng phương pháp tính, trích khấu hao không phù hợp, không nhất quán, xác định thời gian sử dụng hữu ích không hợp lí, mức trích khấu hao không đúng quy định, vượt quá mức khấu hao tối đa hoặc thấp hơn mức khấu hao tối thiểu được trích vào chi phí trong kì theo quy định tại QĐ 206.
- Trích hoặc thôi trích khấu hao tròn tháng hoặc tròn quý mà không theo ngày đưa TSCĐ vào sử dụng hoặc ngưng trích theo ngày ngưng sử dụng.
- Số khấu hao lũy kế chưa chính xác, khấu hao ở các bộ phận mà không được phân bổ.
- Tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn chưa trích hết khấu hao. Số chưa trích hết không được hạch toán vào chi phí trong kì.
- Vẫn trích khấu hao đối với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng.
- Trích khấu hao tính vào chi phí cả những TSCĐ không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trích khấu hao đối với tài sản thuê hoạt động hoặc không trích khấu hao TSCĐ đi thuê tài chính. Không theo dõi ngoại bảng đối với TSCĐ thuê hoạt động.
- Chưa thực hiện đầy đủ thủ tục thanh lý TSCĐ: thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, quyết định thanh lý, không có biên bản thanh lý hoặc biên bản không có chữ kí của người có thẩm quyền…
- Không phát hành hóa đơn khi bán TSCĐ thanh lý.
- Hạch toán giảm TSCĐ khi thực tế chưa thanh lý, tháo dỡ, chưa có quyết định của HĐQT, Giám đốc,…
- Không hạch toán đầy đủ, kịp thời thu nhập thu từ hoạt động thanh lý TSCĐ.
- Đầu tư TSCĐ trước khi có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền hoặc không có trong kế hoạch đầu tư được phê duyệt.
- TSCĐ đầu tư không đúng nguồn, mục đích: TSCĐ phục vụ lợi ích công cộng được đầu tư.
- Trích khấu hao vào chi phí SXKD những tài sản đầu tư bằng nguồn khác.
- Thời điểm trích khấu hao không theo thời điểm ghi nhận TSCĐ.
- Thực hiện khấu hao nhanh nhưng chưa đăng kí với cơ quan thuế địa phương và kết quả kinh doanh trong năm bị lỗ. Mức trích khấu hao nhanh vượt quá 1,2 lần so với khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- TSCĐ không còn sử dụng chưa được thanh lý. TSCĐ không cần dùng chờ thanh lý chưa được xuất ra khỏi sổ sách theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp, không được theo dõi tài sản ở ngoại bảng, vẫn tính và trích khấu hao tính vào chi phí.
- TSCĐ điều chuyển nội bộ có giá trị còn lại trên quyết định điều chuyển không khớp sổ kế toán.
- Chưa chuyển TSCĐ hữu hình có nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu thành công cụ dụng cụ theo quyết định 206/BTC.
- TSCĐ nhận bàn giao, góp vốn phải tiến hành đánh giá lại giá trị.
- Đầu tư TSCĐ không hợp lý: quá nhiều hoặc dùng nguồn vay ngắn hạn để đầu tư.
- Tài sản nhận điều động, điều chuyển theo quyết định của cấp trên chỉ ghi tăng nguyên giá mà không ghi nhận giá trị đã khấu hao.
- TSCĐ thuê tài chính hạch toán trên TK 211,213.
- Giá trị TSCĐ ghi nhận không phù hợp, TSCĐ được biếu tặng không được ghi nhận theo giá trị hợp lý, TS nhận bàn giao, góp vốn không được đánh giá lại khi giao nhận…
- Điều chuyển TSCĐ nội bộ, giá trị còn lại trên Quyết định điều chuyển và sổ sách kế toán không khớp.
- Một số TSCĐ có thời gian sử dụng còn lại khác nhau nhưng được gộp chung lại thành một tài sản hay một nhóm tài sản.
- TSCĐ đầu tư bằng nguồn vơn NSNN, cho công nhân viên sử dụng nhưng không thu tiền để thu hồi vốn đầu tư.
- Chưa tiến hành đánh giá lại TSCĐ khi thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp hoặc có đánh giá nhưng không phù hợp.

12. Tài sản cố định thuê tài chính
- Không mở sổ theo dõi TSCĐ thuê tài chính
- Thiếu hợp đồng thuê.
- Phân loại nhầm TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động.
- Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, hạch toán khấu hao TSCĐ thuê tài chính không đúng theo hợp đồng thuê.
- Không theo dõi hoặc phân bổ tiền lãi thuê vào chi phí các kì không theo tiêu tức hợp lí. Hạch toán lãi vay TSCĐ thuê tài chính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.

13. Góp vốn liên doanh
- Không có hồ sơ, hợp đồng góp vốn.
- Không có đối chiếu số dư với đơn vị nhận vốn góp liên doanh.
- Góp vốn không theo hợp đồng liên doanh.
- Góp vốn liên doanh bằng tài sản nhưng không có biên bản bàn giao nhận tài sản, đánh giá lại tài sản.
- Khi tham gia góp vốn liên doanh không nghiên cứu, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của đối tác, dẫn đến công ty liên doanh bị lỗ, đơn vị góp vốn sẽ bị chia lỗ tương ứng với tỷ lệ góp vốn.

14. Xây dựng cơ bản dở dang
- Chi phí XDCB dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.
- Không có kế hoạch, dự toán thiết kế cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ,…
- Không chi tiết các khoản đầu tư XDCB cuối kì là của công trình nào.
- Chi phí XDCB dở dang tồn đọng từ nhiều kì chưa được xử lý, đầu tư tiếp…
- Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: không có quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt dự toán, không tổ chức đấu thầu, chào hàng…
- Hồ sơ, chứng từ đầu tư thanh toán tiền chưa chặt chẽ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.
- Khoản chi cho hoạt động XDCB không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.
- Thực hiện sửa chữa lớn không có phê duyệt của Tổng công ty/đạt tỷ lệ thấp.
- Hạch toán sai: chi phí sửa chữa lớn không ghi tăng nguyên giá mà đưa vào chi phí SXKD trong kì.
- Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Công trình hoàn thành bàn giao đã đưa vào sử dụng nhưng chưa hạch toán tăng TSCĐ, chưa trích khấu hao.
- Hạch toán vào chi phí XDCB dở dang những chi phí không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc tập hợp thiếu.
- Sửa chữa lớn không có kế hoạch, không dự trù kinh phí. Sửa chữa khi không có phiếu báo hỏng, khi hoàn thành không có quyết toán kinh phí sửa chữa, biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao.

15. Phải thu nội bộ
- Không có biên bản đối chiếu công nợ với đối tượng nợ tại thời điểm cuối năm. Số liệu trên sổ kế toán không khớp với số liệu trên biên bản đối chiếu với công nợ nội bộ.
- Không theo dõi chi tiết từng đối tượng có quan hệ thanh toán với đơn vị.
- Hạch toán phải thu nội bộ khi không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Hạch toán phải thu nội bộ không đúng kì.
- Bù trừ công nợ phải thu, phải trả nội bộ không đúng đối tượng hoặc cùng đối tượng nhưng không bù trừ khi lập bảng cân đối.
- Hạch toán phải thu nội bộ với những đơn vị hạch toán độc lập, không mang tính chất thu chi hộ.
- Bù trừ công nợ với bên thứ ba không có biên bản.
- Hạch toán phải thu nội bộ với những đơn vị hạch toán độc lập.

16. Chi phí SXKD dở dang
- Hạch toán vào chi phí một số khoản không phù hợp nội dung, tính chất.
- Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang không nhất quán giữa các kì kế toán.
- Không có biên bản kiểm kê khối lượng XDCB dở dang cuối kì.
- Không hạch toán đầy đủ các khoản chi phí phát sinh hoặc hạch toán 1 số khoản vượt mức quy định.
- Hạch toán vào chi phí không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Hạch toán chi phí không đúng kì.
- Sản phẩm đã hoàn thành nhưng không cần kết chuyển.

17. Chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển
- Phân bổ chi phí trả trước chưa hợp lí và không nhất quán.
- Chưa có chính sách phân bổ chi phí trả trước.
- Chưa mở sổ theo dõi từng loại chi phí thực tế phát sinh, nội dung từng loại chi phí chưa rõ ràng, cụ thể.
- Đưa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào chi phí chờ kết chuyển mà không phân bổ vào chi phí để xác định kết quả kinh doanh phù hợp theo quy định, TK 142 còn số dư.
- Phân loại chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn chưa phù hợp.
- Chi phí liên quan đến nhiều kì nhưng không phân bổ hoặc phân bổ theo tiêu thức không phù hợp, nhất quán.
- Gác lại chi phí không theo tiêu thức nhất định.

18. Đầu tư dài hạn
- Chưa tiến hành đánh giá lại số chứng khoán tại ngày kết thúc năm tài chính, khóa sổ và lập báo cáo.
- Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán đầu tư.
- Chưa lập dự phòng cho các khoản chứng khoán giảm giá tại thời điểm kết thúc năm tài chính. Lập dự phòng không có cơ sở.
- Không có cơ sở chứng minh cho khoản đầu tư.
- Số liệu trên sổ kế toán và bảng cân đối không khớp nhau.
- Không có xác nhận của bên nhận đầu tư về khoản đầu tư.

19. Chi sự nghiệp
- Số liệu trên sổ sách kế toán không khớp với số liệu trên Bảng cân đối.
- Chi sự nghiệp không được hạch toán vào TK 161 mà hạch toán giảm nguồn kinh phí sự nghiệp.
- Ghi giảm chi sự nghiệp mà không có biên bản nghiệm thu quyết toán của cơ quan chủ quản.
- Cuối niên độ kế toán không chuyển chi sự nghiệp năm nay sang chi sự nghiệp năm trước.
- TSCĐ được hình thành từ nguồn kinh phí sự nghiệp không được hạch toán tăng chi sự nghiệp, khấu hao TSCĐ được hình thành từ nguồn kinh phí sự nghiệp không được hạch toán giảm chi sự nghiệp mà hạch toán vào chi phí hoặc hạch toán nhưng không đúng, không đủ.
__________________
NỢ PHẢI TRẢ VÀ NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU
1.Vay ngắn hạn, vay dài hạn
- Không theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả (gốc và lãi vay), số tiền còn lại phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay, từng mục đích vay.
- Chính sách và phương pháp kế toán áp dụng cho khoản mục vay không hợp lý và nhất quán. Không tính toán tiền lãi vay mà hạch toán trên cơ sở thông báo của ngân hàng.
- Chứng từ gốc vay và chứng từ thanh toán không đầy đủ và hợp lệ. Khi vay không đầy đủ phiếu thu, giấy báo Có NH hoặc chứng từ thanh toán, khi thanh toán không có phiếu chi hoặc giấy báo Nợ NH hoặc những chứng từ này thiếu các yếu tố và chữ kí của những người có liên quan. Khế ước vay không ghi rõ thời hạn trả nợ.
- Chênh lệch khế ước nhận nợ với chứng từ thu tiền, nhận hàng hóa, tài sản hay các nghiệp vụ trả lãi, trả nợ gốc với chứng từ thanh toán, chi tiền.
- Công tác lưu trữ hồ sơ vay chưa hợp lí.
- Hạch toán không đầy đủ và không chính xác lãi tiền vay phải trả trong năm theo hợp đồng vay vốn và khế ước nhận nợ.
- Hạch toán vào chi phí vượt quá số tiền lãi vay phải trả thực tế trong năm.
- Hạch toán tiền lãi vay vào các đối tượng chi phí chưa đúng quy định: hạch toán vào chi phí sản xuất chung mà không phản ánh vào chi phí tài chính.
- Phân loại sai các khoản vay ngắn hạn sang vay dài hạn và ngược lại.
- Quản lý và hạch toán tiền vay và tiền lãi vay chưa phù hợp: hạch toán lãi tiền vay vào chi phí XDCB hoặc tăng nguyên giá TSCĐ mà không hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính.
- Ghi chép số liệu vay ngắn hạn, dài hạn chưa đầy đủ so với số thực tế phát sinh. Chưa hạch toán giảm tiền vay được xóa nợ.
- Hạch toán lãi vay của đơn vị ngoài hoặc cán bộ công nhân viên vượt quá 1,2 lần lãi suất ngân hàng tại thời điểm vay.
- Chưa hạch toán hoặc hạch toán chưa đúng các khoản vay dài hạn nếu đến hạn trả sang nợ dài hạn đến hạn trả theo quy định tại 31/12 theo như kế hoạch trả nợ được ghi trong hợp đồng vay dài hạn.
- Chưa kí hợp đồng vay vốn với cán bộ công nhân viên và chưa có bản đối chiếu khoản vốn vay của cán bộ công nhân viên.
- Sử dụng vốn vay không đúng mục đích ghi trong hợp đồng vay.
- Khả năng thanh toán các khoản vay của đơn vị thấp, đơn vị thường xuyên phải đảo nợ để thanh toán nợ vay đến hạn.
- Nhầm lẫn giữa chi phí đi vay được vốn hóa và không được vốn hóa.
- Chưa đánh giá lại số dư nợ vay ngắn hạn và dài hạn bằng ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên NH tại thời điểm lập BCTC hoặc không theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm.
- Chưa đối chiếu số dư các khoản vay tại thời điểm 31/12. Số đối chiếu và số sổ sách có chênh lệch do chưa hạch toán lãi vay chưa trả được vào gốc vay.
- Chưa tiến hành phân loại các khoản vay theo tuổi vay.
- Những khoản nợ dài hạn được khoanh nợ nhưng chưa có đủ hồ sơ theo quy định. Đối với những khoản nợ đã quá hạn, Công ty chưa có kế hoạch trả nợ hoặc xin gia hạn bổ sung.
- Không theo dõi chi tiết nguyên tệ riêng những khoản vay bằng ngoại tệ hoặc trả nợ vay bằng ngoại tệ.
- Số liệu trên BCTC, sổ tổng hợp và sổ chi tiết không khớp nhau.
- Trình bày không đúng đắn trên BCTC. Không thực hiện đúng nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn.

2. Phải trả người bán
- Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người bán,người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ). Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc có vấn đề…
- Công nợ phải trả quá hạn thanh toán (hoặc lâu ngày chưa được giải quyết).
- Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm.
- Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
- Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kì.
- Theo dõi công nợ chưa phù hợp: theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng, không tiến hành bù trừ đối với các khoản công nợ của cùng một đối tượng.
- Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
- Cuối kì , chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH tại thời điểm lập BCTC.
- Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế.
- Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán.
- Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm.
- Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
- Hạch toán xuất nhập khẩu úy thác chưa đúng kì kế toán và theo dõi công nơi với đối tác nước ngoài chưa thích hợp.
- Quản lí và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ. Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ.
- Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng.
- Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên.
- Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đưn chứng từ không hợp lệ.
- Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lí.
- Số liệu trên sổ tiền mặt và tiền gửi NH với tổng phát sinh Nợ trên tài khoản phải trả không khớp nhau, có chênh lệch lớn.
- Việc thanh toán cho người bán bằng tiền mặt với giá trị lớn thông qua các nhân viên của Công ty thể hiện việc quản lý tiền mặt chưa chặt chẽ, có thể xảy ra rủi ro bất lợi cho Công ty hoặc dẫn đến sự chiếm dụng vốn của Công ty cho các mục đích cá nhân do nhận tiền không kịp thời hạn thanh toán.
- Không hạch toán lãi chậm trả trên những khoản phải trả quá hạn thanh toán.
- Chưa tiến hành xửa lí các khoản phải trả người bán không có đối tượng vào thu nhập khác.
- Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ánh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về.
- Thủ tục nhập kho báo sổ tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền làm cho tại 31/12 TK331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là khoản trả trước cho người bán.
- Khoản giao dịch với số tiền lớn không kí hợp đồng mua hàng với người bán.

3. Thuế và các khoản phải nộp NSNN
- Không theo dõi chi tiết từng khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp và đã nộp.
- Quản lí và hạch toán thuế GTGT đầu ra chưa đúng qui định: không viết hóa đơn khi bán hàng, áp thuế suất thuế GTGT đầu ra chưa đúng tỉ lệ, tính toán sai giá tính thuế.
- Hạch toán và kê khai thuế GTGT chưa đầy đủ, chưa phù hợp. Hạch toán khấu trừ thuế VAT đối với các hóa đơn không hợp lệ (thiếu mã số thuế, chữ kí của người mua…) hoặc hóa đơn gia tăng trực tiếp, hóa đơn chi từ nguồn KPCĐ, quỹ phúc lợi, khoản chi trả không phục vụ sản xuất… Hạch toán giảm VAT phải nộp và ghi tăng lợi nhuận đối với khoản được miễn, giảm thuế VAT.
- Quản lí và hạch toán thuế tài nguyên chưa phù hợp: không hạch toán vào TK627 mà hạch toán vào TK642, hạch toán thuế tài nguyên theo giá tạm tính khi chưa có thông báo giá tính thuế tài nguyên của Cục thuế địa phương.
- Cơ sở tính thuế tài nguyên chưa phù hợp: tính thuế tài nguyên trên giá gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, lưu kho bãi; không tính thuế tài nguyên khai thác trong kì nhưng chưa bán, tiêu dùng; tính thuế tài nguyên trên khối lượng tài nguyên khi chưa loại trừ hết tạp phẩm.
- Số dư trên TK 3331 (thuế GTGT phải nộp) trên BCTC có số dư âm do hạch toán khấu trừ thuế GTGT đầu vào vượt với số thuế đầu ra.
- Số liệu liệu thuế GTGT đầu ra trên sổ kế toán không khớp với số liệu trên tờ khai thuế và hóa đơn VAT (do kê khai sai, thiếu, trùng một số hóa đơn GTGT). Kê khai thuế không đúng số seri và ngày phát hành hóa đơn trên tờ khai thuế GTGT.
- Hạch toán sai các khoản thuế GTGT trong các trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, tính VAT đầu ra đối với hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, hội chợ triễn lãm thương mại.
- Hạch toán giảm trừ thuế VAT đầu ra phải nộp chưa hợp lệ: chưa có biên bản hủy hợp đồng khi đã xé hóa đơn rời cuống, chưa có ý kiến bằng văn bản của cơ quan thuế về việc này. Trường hợp mất hoặc thất lạc hóa đơn GTGT, đơn vị xử lý không đúng quy định và hạch toán sai nguyên tắc.
- Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện được coi là xuất khẩu vẫn áp dụng thuế suất 0%.
- Quản lý và hạch toán thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu chưa phù hợp, tính sai giá tính thuế, áp sai thuế suất. Các nghiệp vụ hoàn thuế xuất nhập khẩu thiếu các chứng từ cần thiết và không phản ánh khoản hoàn thuế này trên số sách kế toán.
- Tính thuế cho những hàng hóa không thực diện chịu thuế xuất nhập khẩu như hàng chuyển khoản, nhập khẩu vào khu chế xuất, vận chuyển hàng quá cảnh viện trợ nhân đạo…
- Thuế xuất khẩu tính trên giá chưa tách chi phí vận tải, bảo hiểm…
- Nộp hộ thuế nhập khẩu cho đơn vị ủy thác nhưng chưa viết hóa đơn.
- Không tính thuế GTGT đầu ra đối với hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong trường hợp tiêu dùng nội bộ (trả lương, thưởng cho công nhân viên) hay do trao đổi hàng hóa.
- Nhầm lẫn giữa các hàng hóa dịch vụ không chịu thuế GTGT với những hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 0%.
- Các khoản thuế sử dụng đất, thuế môn bài không hạch toán vào TK 333 mà hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì nộp tiền.
- Chưa hạch toán và kê khai thuế thu nhập cá nhân với nhân viên phải chịu thuế thu nhập cao, chưa khấu trừ tại nguồn theo Pháp lệnh về thuế đối với người có thu nhập cao.
- Hạch toán và nộp thuế thu nhập cá nhân cho một só cán bộ có thu nhập cao với số tiền cao hoặc thấp hơn số tiền thực tế phải nộp. Hạch toán thiếu thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản chi hoa hồng, môi giới.
- Xác định thu nhập chịu thuế cá nhân không loại trừ khoản tiền nộp về BHXH, BHYT từ tiền lương của người lao động.
- Chưa xác định điều kiện ưu đãi được hưởng về thuế suất và năm miễn giảm thuế theo quy định tại Thông tư 128 và Nghị định 164.
- Chưa hạch toán số thuế phải nộp bổ sung trong năm. Nộp báo cáo quyết toán thuế cho cơ quan thuế chậm so với thời gian quy định.
- Không hạch toán tiền thuê đất nhưng không có văn bản chính thức của cơ quan có thẩm quyền về việc miễn giảm tiền thuê đất. Chưa kí kết được hợp đồng thuê đất với Sở tài nguyên và môi trường của địa phương.
- Xác định mức thu nhập chịu thuế sai đối với thuế thu nhập doanh nghiệp do hạch toán các khoản chi phí hợp lí nhằm mục đích tính thuế chưa đúng quy định, ghi nhận sai các khoản doanh thu, thu nhập khác; tính giá vốn hàng bán chưa đúng kì hoặc không chính xác.
- Chưa tách thu nhập chịu thuế và thu nhập không chịu thuế.
- Chưa tổng hợp quyết toán thuế.
- Đơn vị không tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo từng quý với số tiền mà đơn vị đã kê khai.
- Đơn vị tiến hành chuyển lỗ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho năm nay nhưng chưa đăng kí chuyển lỗ với cơ quan thuế. Thuộc diện được ưu đãi miễn giảm thuế nhưng chưa lập hồ sơ xin miễn giảm thuế.
- Chưa hạch toán các khoản phạt, truy thu của cơ quan thuế vào chi phí khác.
- Thuế tồn đọng lâu ngày chưa được xử lí.
- Chưa xác định và hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm sau khi trừ số lỗ năm trước chuyển sang.
- Các khoản thuế sử dụng đất, thuế môn bài không hạch toán và Tk 333 mà hạch toán và chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.

4. Lương và các khoản phải trả công nhân viên chức
- Chưa có kế hoạch về tiền lương mà chỉ có kế hoạch trả lương cho công nhân viên.
- Chưa xây dựng quy chế trả lương có sự phê duyệt của người có thẩm quyền, cách thức tính lương, trả lương không nhất quán.
- Chưa đăng kí với Cơ quan thuế địa phương về tổng quỹ lương phải trả trong năm căn cứ vào phương pháp tính lương cùng với việc nộp tờ khai thuế TNDN.
- Xác định quỹ lương chưa có cơ sở.
- Chi quá quỹ tiền lương được hưởng.
- Sử dụng quỹ tiền lương chưa đúng mục đích.
- Xác định quỹ tiền lương không phù hợp với mức độ hoàn thành kế hoạch lợi nhuận, do đó hạch toán vào chi phí cao hơn hoặc thấp hơn số thực tế.
- Trích thiếu quỹ tiền lương theo đơn giá tổng công ty giao.
- Chưa thực hiện xác định và trừ lùi quỹ tiền lương khi Công ty không thực hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao.
- Quản lí và hạch toán tiền lương chưa phù hợp: trả lương cho cán bộ công nhân viên hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh mà không hạch toán qua quỹ tiền lương theo quy định.
- Quyết toán lương chưa kịp thời. Thanh toán trả lương cho cán bộ công nhân viên chậm.
- Xuất hiện những bất thường và ngoại lệ về tiền lương của Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Thanh toán lương khống: nhân viên khống, hồ sơ khống, nhân viên đã thôi việc tại đơn vị vẫn được trả lương. Khai tăng giờ làm thêm so với thực tế.
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích vào lương không đúng kì.
- Hạch toán một số khoản có tính chất lương như tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ… vào chi phí mà không qua TK 334.
- Chưa kí đầy đủ hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên theo quy định.
- Bảng chấm công và bảng thanh toán lương không đầy đủ chữ kí cần thiết như chữ kí của người nhận, của kế toán trường có hiện tượng kí nhận hộ.
- Chưa tiến hành khấu trừ vào lương đối với khoản tiền bồi thường thiệt hại, tổn thất, vi phạm của công nhân viên.
- Thanh toán các khoản phụ cấp và các khoản khác ngoài lương chính không có chính sách cụ thể và không có quyết định của Giám đốc.
- Hạch toán tạm ứng lương vào TK 141 mà không hạch toán giảm khoản phải trả công nhân viên chức theo quy định.
- Không có hợp đồng với nhân viên tạm thời, làm việc theo thời vụ theo quy định.
- Các nghiệp vụ nâng lương không có quyết định nâng lương của các cấp có thẩm quyền phê duyệt tại thời điểm gần nhất kèm theo.
- Hạch toán toàn bộ chi phí BHXH, BHYT, KPSĐ vào TH 622 mà không phân bổ cho các bộ phận bán hàng, quản lí doanh nghiệp, quản lí phân xưởng theo quy định.
- Số phát sinh trên sổ kế toán không trùng khớp với số liệu trên sổ lương của người lao động.
5. Chi phí phải trả
- Hạch toán những chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì khi chưa có bằng chứng hợp lí, đáng tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kì: chưa có hợp đồng vay, kế hoạch lương nghỉ phép, kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ.
- Trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc không trích trước chi phí lãi vay dài hạn trong kì,chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa vào chi phí phải trả trong kì.
- Chưa có quy định về trích trước vào chi phí phải trả hay kết chuyển các khoản này vào chi phí trong kì.
- Ghi nhận chi phí phải trả vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì không tương ứng với doanh thu. Chưa quyết toán các khoản chi phí phải trả với số chi phí thực tế phát sinh cuối niên độ kế toán, chưa xử lí số chênh lệch.
- Hạch toán vào TK này những nghiệp vụ không đúng nội dung tính chất của TK theo quy định. Hạch toán treo chi phí vào chi phí phải trả nhằm giảm chi phí trong năm để giấu lỗ.
- Chưa tiến hành trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm đúng theo hướng dẫn tại Thông tư số 82/2003/TT-BTC ngày 14/08/2003 của Bộ tài chính về trích lập, quản lí, sử dụng và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
- Số dư có biến động lớn qua các năm kề nhau mà không giải thích được nguyên nhân.
- Không kết chuyển phần chênh lệch đã trích vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì nhưng không chi hết để giảm chi phí phải trả.
- Không đánh giá lại chênh lệch tỷ giá ngoại tệ đối với chi phí phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm cuối năm.

6. Phải trả nội bộ
- Chưa tiến hành đối chiếu công nợ nội bộ ngày 31/2. Các khoản chênh lệch trên đối chiếu chưa được xử lí.
- Chưa bù trừ công nợ phải thu, phải trả nội bộ với cùng một đối tượng bù trừ nhầm đối tượng.
- Chưa mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng có quan hệ thanh toán hay từng khoản phải nộp, phải trả.
- Hạch toán thiếu các khoản phải nộp cấp trên.
- Trả lãi vay phải thu, phải trả nội bộ nhưng không có hợp đồng, không có quyết định mức lãi suất nội bộ làm cơ sở xác định.
- Số liệu trên sổ kế toán đơn vị cấp dưới không khớp với sổ kế toán đơn vị cấp trên.
- Hạch toán không đúng tính chất TK, không đúng nội dung kinh tế phát sinh, hạch toán sai, không đầy đủ hoặc sái kì.
- Hạch toán tăng giảm phải trả nội bộ không có căn cứ đầy đủ, hợp lệ như phiếu thu,giấy báo Có NH hoặc phiếu chi, giấy báo Nợ NH hoặc trên các chứng từ này không ghi đủ các yếu tố và thiếu chữ kí cúa những người liên quan.

7. Phải trả khác
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh cao hơn quy định.
- Bán hàng trả chậm, trả góp, doanh thu chưa thực hiện không hạch toán vào TK 3387 mà hạch toán vào TK 511.
- Một số khoản phải trả khác còn tồn tại từ các năm trước chuyển sang nhưng chưa được đối chiếu số dư cũng như chưa có biện pháp xứ lí.
- Một số tài sản thừa chờ xử lí hạch toán vào TK 338 nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân hoặc chưa xử lí dứt điểm theo quy định, chưa xin quyết định của cơ quan có thẩm quyền ngày 31/12.
- Kết thúc đầu tư xây dựng cơ bản khoản chênh lệch lớn lãi về tỉ giá hối đoái chưa được kết chuyển sang TK 3387 để phân bổ dần.
- Các khoản phải trả, phải nộp khác không có đối tượng hoặc tồn đọng lâu từ nhiều năm trước chưa được xử lí.
- Các khoản phải trả không được phân loại hợp lí, đúng bản chất.
- Hạch toán khi không đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Doanh thu chưa thực hiện ở cuối kì kế toán xác định không đúng hoặc không có cơ sở ghi nhận, không phân bổ hợp lí.
- Các khoản doanh thu chưa thực hiện hạch toán không đúng kì hoặc đa hoàn thành nhưng chưa được kết chuyển sang doanh thu bán hàng hoặc doanh thu hoạt động tài chính.
- Các khoản vay cá nhân có hợp đồng vay vẫn theo dõi trên TK338 mà chưa phân loại sang TK311.
- Chưa có đối chiếu với cơ quan BHXH. Số chênh lệch chưa được xử lí.

8. Nợ dài hạn
- Chưa xác định khoản nợ dài hạn nếu đến hạn trả để hạch toán kết chuyển sang TK315 theo quy định.
- Hạch toán trước tiền lãi TSCĐ thuê tài chính chưa đúng quy định.
- Số liệu phát sinh trên sổ kế toán không trùng khớp với bảng tổng hợp các khoản nợ phải trả.
- Không theo dõi chi tiết các khoản nợ dài hạn theo từng hợp đồng, từng đối tượng…
- Các khoản nợ dài hạn phát sinh không được kí kết và thông qua quyết định của Ban Giám đốc.
- Không đánh giá lại số dư nợ dài hạn có gốc ngoại tệ theo tỉ giá bình quân liên NH tại thời điểm lập BCTC.
- Các khoản nộ dài hạn phát sinh không được kí kết và thông qua quyết định của Ban Giám đốc.

9. Nợ dài hạn đến hạn trả
- Cuối niên độ kế toán, đơn vị chưa xác định số nợ dài hạn đã đến hạn phải thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và chuyển sang nợ dài hạn đến để có kế hoạch trả nợ.
- Chưa theo dõi chi tiết nợ dài hạn đến hạn trả, số đã trả, số còn phải trả của nợ dài hạn đến hạn trả theo từng chủ nợ, từng hợp đồng vay.
- Chưa tiến hành theo dõi chi tiết nợ dài hạn đến hạn trả bằng ngoại tệ cho từng ngoại tệ.
- Chưa đánh giá lại số dư nợ dài hạn đến hạn trả có gốc ngoại tệ theo tỉ giá bình quân liên NH tại thời điểm lập BCTC.

10. Nhận kí quỹ, kí cược của khách hàng
- Không theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận kí quỹ, kí cược của từng đối tượng khách hàng.
- Các khoản nhận kí quỹ, kí cược ngắn hạn, dài hạn không được phân loại thích hợp.
- Không theo dõi ở các TK ngoài bảng cân đối kế toán các trường hợp nhận kí quỹ, kí cược dài hạn bằng hiện vật.
- Không có chứng từ hợp lệ, đầy đủ khi nhận và hoàn trả các khoản kí quỹ, kĩ cược cho khách hàng.
- Số liệu trên sổ sách, chứng từ, thư xác nhận không khớp nhau.
- Các khoản tiền phạt vi phạm kí quỹ, kí cược chưa được xử lí.
- Không thực hiện đánh giá và hạch toán chênh lệch tỉ giá các nghiệp vụ, khoản phát sinh có gốc ngoại tệ.

11. Nguồn vốn kinh doanh
- Các khoản góp vốn, các nguồn vốn không được ghi chép và phân loại hợp lí.
- Không lập bảng tổng hợp nguồn vốn trong năm tài chính.
- Không theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành và theo từng đối tượng góp vốn (tổ chức hoặc cá nhân).
- Hạch toán nguồn vốn kinh doanh chưa phù hợp, chưa đầy đủ.
- Kê khai khống nguồn vốn kinh doanh.
- Chưa hạch toán tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh kịp thời (VD: tăng tài sản cố định hình thành từ quỹ nhưng không ghi tăng nguồn vốn kinh doanh).
- Số liệu trên sổ chi tiết và sổ cái không khớp nhau.
- Tính thiếu số thu sử dụng vốn để tăng nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận do tính nguồn vốn bình quân năm chưa theo số bình quân tăng giảm theo tháng.
- Hạch toán tăng giảm nguồn vốn không có đầy đủ chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc không hợp lệ, quyết định về cấp bổ sung vốn, điều chuyển vốn không có phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, tăng giảm nguồn vốn Nhà nước khi chưa có quyết định điều chỉnh nguồn vốn chủ sở hữu của cấp có thẩm quyền (Tổng công ty, Bộ chủ quản) đối với doanh nghiệp đang thực hiện chuyển sang cổ phần.
- Khi phát hành cổ phiếu để ghi tăng nguồn vốn kinh doanh không phản ánh đúng giá trị thực tế của cổ phiếu được bán ra (giá gốc hoặc giá chênh lệch).
- Không giảm khoản thu sử dụng vốn để trích lập quỹ khen thưởng đảm bảo mức trích bằng hai tháng lương thực hiên theo quy định mặc dù sau khi phân phối lợi nhuận sau thuế, 2 quỹ này được trích thấp hơn 2 tháng lương thực hiện của đơn vị.
12. Các quỹ 414,415,431, 451
- Quỹ hình thành từ các nguồn không phù hợp theo chế độ quy định.
- Chưa hạch toán tăng, giảm các quỹ kịp thời và phù hợp với quyết định tăng giảm quỹ và chứng từ thu chi tiền hoặc hạch toán tăng giảm quỹ khi không có quyết định của Ban lãnh đạo Công ty, không có chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Quyết định cấp quỹ không hợp lí

Phần mềm kế toán bằng excel theo QĐ 15 đã cập nhật thông tư 244

Tải phần mềm kế toán bằng excel theo QĐ 15 đã cập nhật thông tư 244

 trong báo cáo tài chính pass để nhập liệu vào NKC là:1;

 pass sửa tên doanh nghiệp từ 1 đến 5, 

khi download phần mềm về, mọi người click vào dòng chữ màu xanh 

                   BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

 ĐỂ TRỞ VỀ TRANG CHỦ danh mục các sổ

Chúc mọi người thành công  !

http://www.4shared.com/file/Wyb2T9Rq/PMketoan20.html

http://www.4shared.com/document/ISlS5FPZ/PMketoan_20.html

Phần mềm HTKK 3.0 - Thông báo chính thức phát hành từ Tổng cục thuế

Phần mềm HTKK 3.0 - Thông báo chính thức phát hành từ Tổng cục thuế

 (Bản mới cập nhật 21g ngày 04/08)

TỔNG CỤC THUẾ THÔNG BÁO

Về việc nâng cấp phần mềm ứng dụng Hỗ trợ kê khai thuế phiên bản 3.0

Để hỗ trợ cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế đúng với quy định của chính sách thuế hiện hành, Tổng cục Thuế đã nâng cấp và phát triển phần mềm Hỗ trợ kê khai sử dụng công nghệ mã vạch phiên bản 3.0 đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ khai thuế và mẫu biểu tờ khai thuế mới theo Thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 (thay thế thông tư 60/2007/TT-BTC) của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, hướng dẫn thi hành Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 và Nghị định số 106/2010/NĐ-CP ngày 28/10/2010 của Chính phủ, nội dung cụ thể:
- Nâng cấp các mẫu biểu tờ khai tháng/quý đã có trong ứng dụng HTKK phiên bản 2.5.5 của các sắc thuế GTGT, TNDN, TNCN, TTĐB, Tài nguyên đáp ứng Thông tư 28/2011/TT-BTC. Đối với các tờ khai quyết toán năm và một số mẫu biểu tờ khai khác, Tổng cục Thuế sẽ tiếp tục nâng cấp trong ứng dụng HTKK phiên bản tiếp theo vào cuối năm 2011.
- Bổ sung chức năng kê khai tờ khai thuế Nhà thầu nước ngoài (dành cho tr­ường hợp Bên Việt nam khấu trừ và nộp thuế thay cho Nhà thầu nước ngoài) mẫu 01/NTNN
- Bổ sung chức năng kê khai các báo cáo liên quan đến hoá đơn như Thông báo phát hành hoá đơn, Báo cáo tình hình nhận in hoá đơn, Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, Báo cáo mất, cháy, hỏng hoá đơn, Thông báo kết quả huỷ hoá đơn.
- Bổ sung thêm thông tin về đại lý thuế trên tất cả các tờ khai.
- Hỗ trợ cài đặt đồng thời phiên bản HTKK 3.0 và 2.5.5 trên cùng một máy tính. Bản HTKK 2.5.5 dùng để tra cứu lại dữ liệu đã kê khai từ kỳ tính thuế tháng 6/2011 trở về trước, Bản HTKK 3.0 dùng để kê khai mẫu tờ khai mới từ kỳ tính thuế tháng 7/2011. (Người nộp thuế đọc bản “Tài liệu hướng dẫn cài đặt ứng dụng Hỗ trợ kê khai thuế, phiên bản 3.0, dành cho NNT” trong đó bao gồm cả hướng dẫn cài lại bản HTKK 2.5.5, được đặt trên website cùng với bộ cài ứng dụng).
Lưu ý: Người sử dụng cần thực hiện sao lưu dữ liệu và gỡ bỏ ứng dụng HTKK phiên bản trước đã có trên máy tính trước khi thực hiện cài đặt ứng dụng HTKK 3.0. 
Bắt đầu từ kỳ tính thuế tháng 7/2011, khi kê khai và nộp tờ khai có áp dụng công nghệ mã vạch, tổ chức cá nhân nộp thuế sẽ sử dụng các mẫu tờ khai tại phiên bản 3.0 thay cho phiên bản 2.5.5 trước đây.
Tổ chức, cá nhân nộp thuế có thể tải thông tin liên quan đến phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế tại địa chỉ sau:

- Bộ cài ứng dụng HTKK phiên bản 3.0 (Cần đọc kỹ hướng dẫn phía dưới trước khi cài đặt để tránh bị hư (hỏng) data cũ.)
- Bộ cài ứng dụng HTKK phiên bản 2.5.5_Update (hỗ trợ cài đồng thời 2 phiên bản HTKK 3.0 và 2.5.5 trên cùng một máy tính)
- Tài liệu hướng dẫn cài đặt và hướng dẫn sử dụng ứng dụng HTKK 3.0


Hoặc tại website www.webketoan.vn; Hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế địa phương để được cung cấp và hỗ trợ trong quá trình cài đặt, sử dụng.
Do nội dung nâng cấp tại phiên bản HTKK 3.0 khá lớn, vì vậy ứng dụng có thể phát sinh lỗi không mong muốn hoặc có điểm chưa được tiện ích cho người sử dụng, Tổng cục Thuế mong nhận được sự thông cảm và góp ý của tổ chức cá nhân nộp thuế qua điện thoại hoặc email để Tổng cục Thuế hoàn thiện ứng dụng và hỗ trợ tổ chức cá nhân nộp thuế tốt hơn.
Mọi phản ánh, góp ý của tổ chức cá nhân nộp thuế được gửi đến Cục Thuế theo các số điện thoại, hộp thư điện tử của Tổ hỗ trợ NNT về ứng dụng HTKK mà Cục Thuế đã cung cấp.

Tổng cục Thuế trân trọng kính báo./.

Xin lưu ý với các bạn là đợt phát hành này Tổng cục thuế chỉ phát hành qua 2 kênh chính đó là website chính thức của Tổng cục thuế tại địa chỉ: Tin tức và tại diễn đàn Webketoan . Mọi địa chỉ phát hành khác sẽ không có sự đảm bảo về sự hoạt động chính xác và ổn định do vài hôm nay có rất nhiều bạn cho đăng tải lên các phiên bản đào tạo hoặc phiên bản Demo không chính thức.

Cũng xin lưu ý là trước khi cài đặt phiên bản 3.0 các bạn cần thực hiện các việc sau:

Bước 1: Sao lưu thư mục Datafiles của phiên bản 2.5.5 (C:\Program Files\HTKK130\Datafiles)
Bước 2: Gỡ bỏ phiên bản 2.5.5
Bước 3: Cài đặt phiên bản 3.0
Bước 4: Cài đặt lại phiên bản 2.5.5 mà các bạn mới download. Phiên bản cũ các bạn không thể sử dụng lại vì thế việc cài đặt này là bắt buộc
Bước 5: Restore lại thư mục Datafiles mà bạn đã sao lưu tại bước 1 vào (C:\Program Files\HTKK130\Datafiles)

Xem thêm các bài viết mới nhất trong cùng chuyên mục này:

• Trao đổi về hướng dẫn kê khai hóa đơn trên phần mềm hỗ trợ 3.0
• Back up như thế nào!
• In tờ Khai mà không thấy số liệu
• Chọn mục nào trên bảng kê PL01-2/GTGT?
• Gỡ bỏ phầm mềm 2.5.5 để kê khai 3.0
• Chỉ tiêu STT 5 trên bảng kê khai đầu ra, đầu vào là gì ? trong phiên bản HTKK 3.0
• Tải tờ khai từ Excel vào HTKK 3.0
• Phần mềm HTKK 3.0 - Thông báo chính thức phát hành từ Tổng cục thuế (Bản mới cập nhật 21g ngày...
• Tổng cục thuế thông báo về Hỗ trợ kê khai thuế phiên bản 3.0 chính thức
• HTKK 3.0 cập nhật ngày 03/08/2011