HỒ SƠ VÀ CÁCH HẠCH TOÁN CHI PHÍ trong DOANH NGHIỆP

Các khoản chi phí của doanh nghiệp như Chi phí du lịch cho nhân viên, chi phí tặng quà... cần những hồ sơ gì để tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. 

A. Chi phí du lịch cho nhân viên

1. Căn cứ : 

- Khoản 4 Điều 3 thông tư số 25/2018/TT-BTC Sửa đổi đoạn thứ nhất của gạch đầu dòng thứ năm tại điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC

+ Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

+ Cách xác định tháng lương Bình quân: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.
Ví dụ: Doanh nghiệp Kiểm toán EG năm 2017 có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2018 của doanh nghiệp như sau: (12.000.000.000 đồng : 12 tháng) = 1.000.000.000 đồng.

2. Hồ sơ gồm: Để đảm bảo chi phí du lich cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ doanh nghiệp cần bổ sung các chứng từ trong từng trường hợp như sau:

 2.1 Doanh nghiệp không tổ chức cho cán bộ, công nhân viên đi nghỉ mát cho nhân viên:

+ Hợp đồng lao động có quy định;

+ Thoả ước lao động tập thể, Quy chế lương, thưởng có quy định;

+ Quy chế tài chính của công ty;

+ Quyết định của Giám đốc, ban giám đốc về việc cho nhân viên nghỉ mát kèm theo tở trình nghỉ mát của phòng ban quản lý chịu trách nhiệm công việc này;

+ Bảng kê danh sách nhận tiền nghỉ mát;

+ Chứng từ thanh toán;
...

2.2 Doanh nghiệp có tổ chức cho nhân viên đi nghi mát:

+ Hợp đồng lao động có quy định;

+ Thoả ước lao động tập thể, Quy chế lương, thưởng có quy định;

+ Quy chế tài chính của công ty;

+ Quyết định của Giám đốc, ban giám đốc về việc cho nhân viên nghỉ mát kèm theo tở trình nghỉ mát của phòng ban quản lý chịu trách nhiệm công việc này;

+ Dự toán cho phí nghỉ mát;

+ Lịch trình, thời gian, địa điểm của chuyến du lịch;

+ Danh sách cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát;

+ Bảng kê danh sách cán bộ cong nhân viên đi nghỉ mát

+ Các chứng từ cho khoản chi du lịch, nghỉ mát như: Hợp đồng du lịch, ăn, nghỉ, các hoá đơn ăn, nghỉ, vui chơi, dịch vụ khác, vé máy bay, tầu xe, báo nợ…

Note: Các chứng từ nên trên phải đúng theo quy định của pháp luật hiện hành

3. Cách hạch toán:

- Căn cứ vào bảng kê chi tiền cho nhân viên nghỉ mát:
Nợ TK 642,641,627: Chi tiết theo từng bộ phận

    Có TK 111, 112

    Có TK 3335 : (Nếu chi tới mức chịu thuế TNCN)

- Căn cứ vào chứng từ chi cho nghỉ mát, kế toán hạch toán :

Nợ TK 642, 641,627 : Chi tiết theo từng bộ phận

Nợ TK 133

      Có TK 111, 112, 331

B. Chi phí quà tặng

1. Căn cứ :

- Khoản 7,9 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC: Trường hợp Công ty sử dụng hàng hóa để cho,biếu, tặng  nhân viên hay khách hàng thì khi xuất hàng hoá cho, biếu, tặng công ty phải:

+ Lập Hóa đơn GTGT như bán bàng bình thường;

+ Tính thuế GTGT theo quy định; 

+ Giá tính thuế GTGT được xác định theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm cho, biếu, tặng; hàng hoá cho, biếu, tặng không phải quy đổi để tính vào doanh thu tính thuế TNDN.

Note: Khống chế phần chi phí cho, biếu, tặng khi tính thuế TNDN:

Năm 2014: Phần chi phí cho, biếu, tặng không được vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ.

(Khoản 21 Mục 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC)

Năm 2015: Phần chi phí cho, biếu, tặng không bị khống chế nữa. (Cứ có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được trừ toàn bộ)

Căn cứ Khoản 4, Điều 1 Luật số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội khóa XIII sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 32/2013/QH13 quy định:“Bãi bỏ điểm m khoản 2 Điều 9”.
Điểm m khoản 2 điều 9 Quy định:"Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra";

2. Hồ sơ gồm có:

- Quyết định cho, biếu, tặng nhân viên hoặc khách hàng kèm theo bảng kê danh sách nhân viên, khách hàng được cho, biếu, tặng;

- Hợp đồng, hóa đơn hợp pháp của hàng hóa để cho, biếu tặng;

- Chứng  từ thanh toán; (Nếu hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt);

- Hóa đơn đầu ra; Phiếu nhập, xuất kho (Nếu mua hàng hóa về nhập kho rồi mới mang đi cho, biếu, tặng);
...

3. Cách hạch toán 

3.1 Mua về nhập kho sau đó xuất đi cho, biếu tặng:

Khi mua hàng về:

Nợ TK 152,153,156...

Nợ TK 133

      Có TK 111, 112,331...

Khi xuất hàng cho biếu tặng:

Nợ TK 641, 642

  Có TK 152, 153,156...

  Có TK 3331

3.2 Mua về xuất cho, biếu, tặng không qua nhập kho

Nợ TK 641, 642

Nợ TK 133

    Có TK 111,112,331

    Có TK 3331

C. Chi phí quảng cáo

1. Căn cứ

- Điều 4 theo Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bồ sung điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có hóa đơn chứng từ hợp pháp luật, khoản chi có giá trị trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán KHÔNG dùng tiền mặt.

Note: Khống chế phần chi phí cho, biếu, tặng khi tính thuế TNDN:

Năm 2014: Phần chi phí cho, biếu, tặng không được vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ.

(Khoản 21 Mục 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC)

Năm 2015: Phần chi phí cho, biếu, tặng không bị khống chế nữa. (Cứ có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được trừ toàn bộ)

Căn cứ Khoản 4, Điều 1 Luật số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội khóa XIII sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 32/2013/QH13 quy định:“Bãi bỏ điểm m khoản 2 Điều 9”.
Điểm m khoản 2 điều 9 Quy định:"Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra";

2. Hồ sơ gồm có:

Các chứng từ chi tiết phụ thuộc vào đặc điểm các trường hợp phát sinh để thu thập. Ở đây, Hãng kiểm toán Es-Glocal đưa ra một số tài liệu thường gặp như:

- Hợp đồng, hóa đơn đầu vào;

- Đề xuất của bộ phận liên quan cần quảng cáo với công việc đó;

- Biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ chứng minh rằng quảng cáo đó là có thật;

- Chứng từ thanh toán (Nếu hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt);
...

3. Cách hạch toán

Nợ TK 641 (TT200)

Nợ TK 642 (TT133)

Nợ TK 1331

     Có TK 111,112,331

Trên đây là chia sẻ  về căn cứ, hồ sơ và CÁCH hạch toán đối với 3 khoản:

 chi nghỉ mát; chi cho, biếu, tặng và chi quảng cáo trong doanh nghiệp.

Hồ sơ của khoản chi phí trong doanh nghiệp (Phần 2)

D. Chi phí công tác phí

1. Căn cứ:

- Điểm 2.8, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại điểm 2.9 Khoản 2, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC) quy định:

"Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển."

2. Hồ sơ gồm có:

- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian phương tiện;

- Quy chế công tác phí của doanh nghiệp;
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú;
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

- Giầy mời tham dự của khách hàng...
- Các chi phí cần được quy định rõ trong quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của các chi phí đi kèm như:
+ Chi phí công tác phí
+ Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo hình thức khoán;
+ Các khoản chi phí khác phát sinh;

- Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, phiếu chi tiền tạm ứng (Nếu có tạm ứng);

- Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê chi tiết các loại chi phí, Bảng quyết toán công tác phí...

Note: 

- Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. Căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác.

- Hóa đơn GTGT từ 20.000.000 trở lên để được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý phải được thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngoài các hồ sơ nêu trên thì bổ sung thêm các chứng từ sau:

TH1: Thu hồi được thẻ lên máy bay:

+ Vé máy báy điện tử; 

+ Thẻ lên máy bay;

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

TH2: Không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động:

+ Vé máy bay điện tử;

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

Trong trường hợp doanh nghiệp cử cá nhân đi công tác và giao cho cá nhân đó tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng của cá nhân đó thì bổ sung thêm chứng từ sau:

+ Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân;

+ Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé;

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân trong quá trình công tác;

3. Cách hạch toán 

3.1 Căn cứ vào chứng từ tạm ứng (nếu có), hạch toán:

Nợ TK 141

       Có TK 112,111...

3.2 Căn cứ vào chứng từ khi cá nhân đi công tác về, hạch toán:

Nợ TK 641, 642, 627, 154

Nợ TK 133

      Có TK 111,112,331...

...

Trên đây là chia sẻ về căn cứ, hồ sơ và cách hạch toán đối với khoản chi công tác phí.

 HỒ SƠ VÀ CÁCH HẠCH TOÁN CHI PHÍ (PHẦN 3) 

😍😍 Đã tổng hợp xong bộ chứng từ mẫu - Bảng tính định mức xăng dầu lên TỰ ĐỘNG 😍😍

E - Chi phí xăng dầu - cầu đường

👉 1. Căn cứ

Căn cứ Khoản 1 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi tại điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định điều kiện tính chi phí được trừ bao gồm:

- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

Căn cứ điểm 2.3 Khoản 2 thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi tại Điểm 2.3 Khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.

==>> Như vậy từ năm 2014 Doanh nghiệp không phải gửi đăng ký định mức tiêu hao cho cơ quan thuế nhưng vẫn phải xây dựng định mức lưu tại đơn vị và chấp hành các định mức nếu Nhà nước có quy định.

👉 2. Hồ sơ gồm có

2.1 Trường hợp Xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp

- Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

+ Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác;

+ Bản xác nhận giao hàng bằng xe;

+ Lịch trình hoạt động xe;

+ Định mức sử dụng nhiên liệu;

+ Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;

+ Hóa đơn GTGT tiền xăng;

+ Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp;

2.2 Xe ô tô là đi mượn, đi thuê

- Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

+ Hợp đồng thuê xe, mượn xe trong đó ghi rõ bên đi thuê chịu mọi chi phí về xăng xe, vé xe…;

+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe – Chứng từ thanh toán;

+ Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;

+ Lịch trình hoạt động xe;

+ Định mức sử dụng nhiên liệu;

+ Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;

+ Hóa đơn GTGT của xăng;

Note:

- Đối với chi phí thuê xe trên 100 triệu đồng/năm thì nộp bổ sung 3 loại thuế sau:

+ Thuế môn bài;

+ Thuế GTGT: 5% trên tổng doanh thu;

+ Thuế TNDN: 5% trên tổng doanh thu.

👉3. Cách hạch toán

3.1 Chi phí thuê xe

– Nếu chi phí thuê xe thanh toán theo từng kỳ.

Nợ TK 641, 642, 627,154

Có TK 111, 112, 331

– Nếu thanh toán chi phí thuê xe nhiều kỳ.

Nợ TK 242

Có TK 111, 112, 331

- Định kỳ phân bổ vào chi phí

Nợ TK 641, 642, 627,154

Có TK 242

3.2 Chi phí xăng dầu, cầu đường hạch toán

Chi phí xăng dầu, cầu đường hạch toán:

Nợ TK 152, 627, 154...

Có TK 111,112, 331...

Cuối tháng, căn cứ vào định mức và số Km xe chạy để xuất kho hạch toán:

Nợ TK 621, 154

Có TK 152...