CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG ĐỂ KẾ TOÁN LÊN SỔ SÁCH

Tổng hợp đầy đủ, Hướng dẫn các hàm thường dùng trong Excel cho kế toán và hướng dẫn các bạn cách sử dụng các hàm Excel này để lên sổ sách kế toán, lên bảng biểu, lên sổ và lên báo cáo tài chính:

Hàm SUMIF

Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.
Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) nghĩa là Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
Các tham số

• Range: Là dãy mà bạn muốn xác định.
• Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.
• Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
• Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”<=10″)
Tính tổng của các giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10.

Hàm VLOOKUP

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.
Cú pháp: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) nghĩa là Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).

Các tham số:

• Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm.
• Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối.
• Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần.
• Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh.
• Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về.

Chú ý
– Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.
– Ví dụ: =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0)
– Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F11 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.

Hàm SUBTOTAL

Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
Các tham số:

• Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
• Ref1, ref2,… là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.

Hàm IF

Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Cú pháp: If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) nghĩa là If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).

Các tham số

•  Logicaltest: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).
•  Truevalue: Là kết quả của hàm IF nếu logicaltest đúng
• Falsevalue: Là kết quả của hàm IF nếu logicaltest saicác hàm thường dùng trong excel kế toán

Ví dụ
= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.
= IF(B2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI

Hàm AND

Cú pháp: AND(Logical1, Logical2, ….) nghĩa là And(đối 1, đối 2,..).
Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.

Lưu ý

• Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
• Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
• Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!
• Ví dụ: =AND(D7>0,D7<5000)

Hàm SUM

Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)
Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.

Hàm OR

Cú pháp: OR(Logical1, Logical2…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2,..).
Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm này là Phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.
Ví dụ: =OR(F7>03/02/74,F7>01/01/2013)

Hàm MAX

Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)
Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.

Hàm MIN

Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
Cú pháp: MIN(Number1, Number2…)
Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.

Hàm PIVOT TABLE

Kinh nghiệm quyết toán mới nhất năm 2016

  Các bạn chú ý về tiền lương, chi phí loại trừ, hàng tặng, hoá đơn, thuế... 

1/ Vấn đề tiền lương:

Khi làm bảng lương, chúng ta thường hay chia ra 2 phần: LƯƠNG CƠ BẢN và PHỤ CẤP và nghĩ rằng có bảng lương, có hợp đồng lao động là ổn, nhưng nếu không chú ý kỹ, phần này cũng có nguy cơ bị loại ra. Và công ty mình đã bị như thế. Mình có bảng lương, và hợp đồng đầy đủ, nhưng mình bị lỗi ở điểm này: trong hợp đồng mình ghi :”Các khoản phụ cấp được hưởng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại theo quy chế lương và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty”. Nhưng trong bảng lương, mình lại phân phụ cấp ra thành: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp trượt giá, phụ cấp sản xuất. Thật ra là mình thừa hưởng mẫu hợp đồng + bảng lương  này từ kế toán trước, mình chỉ sửa lại thông tin và số liệu thôi và mình đã không nhận ra sự bất nhất này. (Lần quyết toán năm trước, mình không bị thuế loại ra khoản này nên cũng không biết luôn)

Thế là cơ quan thuế đã loại ra hết tất cả khoản phụ cấp trượt giá + phụ cấp sản xuất, lý do: không được ghi trong hợp đồng lao động.

Khắc phục: Mình làm ngay Quy chế tài chính + Quy chế lương thưởng. Trong đó ghi rõ ràng danh sách phần phụ cấp bao gồm nhiều khoản, trong đó có 3 khoản phụ cấp mình đã ghi trên bảng lương.

Cơ sở pháp lý: Trích dẫn Thông tư 78/2014, Thông tư 96/2015

2.5. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động khôngđược ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Như vậy, tuy hợp đồng lao động mình “lỡ” không ghi các phụ cấp này, nhưng trong các quy chế khác mình có đủ thì mình vẫn đủ lý lẽ để phản bác.

ð Rút kinh nghiệm, các bạn cần làm đầy đủ các hồ sơ trên, và cần NHẤT QUÁN giữa BẢNG LƯƠNG, QUY CHẾ TÀI CHÍNH, QUY CHẾ LƯƠNG THƯỞNG, HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG. 

2/ Chi phí không có chứng từ:

Như lần trước mình có nói, các chi phí không có chứng từ, khi hạch toán thì mình đã phân loại ra ngay vào 1 tài khoản con 6423, và mình ghi thẳng vào là “không có hóa đơn”, để phân biệt ngay với chi phí có hóa đơn hợp lệ, nên mình rất chắc chắn các chi phí mình đã phân vào là hợp lệ thì không thể nào bị loại ra được. Nhưng cơ quan thuế vẫn loại ra của mình một số chi phí, rất nhỏ thôi, mấy trăm ngàn hoặc vài triệu một mục thôi, (vì ko lẽ ko loại được gì cả thì kỳ quá, và có thể do họ nghĩ chắc là mình ko đủ giấy tờ chứng từ đâu…) nhưng mình vẫn phản bác đến cùng, vì mình có đủ hồ sơ, giấy tờ. Tuy mình có photo hóa đơn kẹp vào phiếu chi hay UNC, nhưng họ ko chịu, thế là mình đã mang hóa đơn bản gốc đến cho họ xem, chi phí nào có bộ hồ sơ gồm nhiều giấy tờ chứng minh thì mình vẫn mang đủ, và thế là họ không thể nào loại được khoản nào của mình cả.

ð Các bạn nên phân ra chi phí hợp lệ và chi phí không hợp lệ ngay từ ban đầu. Khi đã là chi phí hợp lệ thì phải chắc chắn có đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ, thiếu gì thì bổ sung ngay, đừng để đến khi bị hỏi tới thì mới lục tìm, bổ sung hoặc “bùa chú”, lúc đó thế nào cũng sai sót và lòi cái đuôi ra cho người ta nắm.

3/ Chi phí không phục vụ:

Chi phí không phục vụ là chi phí có hóa đơn, chứng từ nhưng theo thuế là không phục vụ sản xuất kinh doanh. Phần này, thực tế công ty các bạn có phát sinh, các bạn hãy chứng minh đến cùng là có, và quan trọng là bạn phải có đầy đủ chứng từ để thể hiện điều đó và có đủ lý lẽ để phản bác. Ở đây có những điều rất rất bực bội mà mình nêu sơ sơ ra đây, để các bạn tham khảo:

-      Chi phí công tác: tiền phòng, tiền ăn tiếp khách, vé máy bay…Theo thông tư của Nhà nước thì yêu cầu bạn có hóa đơn hợp lệ, quyết định công tác, nếu vé máy bay, tàu xe gì đó thì cần có thêm vài yêu cầu (theo thông tư 78/2014, thông tư 96/2015) là đủ, nhưng khi bạn gặp cơ quan thuế họ sẽ yêu cầu và hỏi bạn đủ thứ thượng vàng hạ cám như:

+ Đối với vé máy bay: Vé máy bay này đi nước ngoài làm gì? Thư mời của bên kia đâu? Phải có xác nhận của bên kia đàng hoàng? Ký được hợp đồng nào? Hợp đồng đó đâu?….-> Các bạn sẽ dễ bị điên khi giải trình cái này nhất…Có những câu hỏi mà bạn sẽ chẳng ngờ tới. Tuy mình đã có chuẩn bị đầy đủ cả: thư mời (in từ email của đối tác) + quyết định công tác + lịch trình công tác + vé điện tử + hóa đơn (nếu có) + cùi vé + chứng từ thanh toán. Thế mà họ còn hỏi vì sao thư mời là sang Trung Quốc, mà vé máy bay là sang Singapore. Và mình đã giải thích miệng là vì công ty bên kia họ ở Singapore, 2 người cùng gặp nhau ở Sing trước, rồi mới cùng nhau sang TQ, phí sang TQ thì họ sẽ bao công ty mình. Nhưng bên thuế nhất định ko chịu và nói là có điều gì chứng minh điều đó không? Và tại sao họ đã bao chi phí từ Sing qua TQ rồi mà ko bao luôn từ VN sang Sing? (Botay.com!.. Vậy cũng hỏi được!). Mình phải show cho họ email của 2 bên cùng bàn về việc đó. Cuối cùng thì họ cũng phải chịu.

+ Đối với tiền phòng, tiền tiếp khách: dù có hóa đơn + quyết định + giấy đi đường, mà còn bị hỏi là: Đi công tác làm gì? Nếu là ký hợp đồng thì hợp đồng đâu? Đơn hàng đâu? Bản đối chiếu công nợ đâu? Nếu mình nói là mang sản phẩm đi chào hàng, gặp các đại lý mới để tạo khách hàng mới, đòi công nợ, đi tìm khách hàng bỏ trốn, v.v…thì họ lại loại ra, lý do: ko chứng minh được là có thật. Những cái này thực tế ở ngoài ai cũng hiểu, làm gì có chuyện đi công tác là lúc nào cũng sẽ có đầy đủ những gì họ đòi, ví dụ như đi đòi tiền nợ chẳng hạn, đi cãi lộn thấy bà luôn, ở đâu ra mà khách hàng nó ký cho cái biên bản? Chuyện đùa à? Hay đi tìm một khách hàng cà chớn, nó lấy hàng nợ nhiều quá giờ chuồn mất, công ty phải đi tìm tung tích để kiện ra tòa, thì đào đâu ra mấy thứ biên bản mà họ đòi?  Nhưng nếu bạn ko có những gì họ đòi thì miễn nhé -> Bị loại ngay, luật bất thành văn là thế, lần nào mình cũng bị, cãi không lại nổi.

Biện pháp: Họ muốn cái gì thì bạn show cho họ thấy cái đó, đỡ mất công giải thích dài dòng mất thời gian, muốn có biên bản, thì bạn làm ra biên bản, ví dụ: biên bản làm việc, đối chiếu công nợ, đơn hàng,…còn thực tế có hay không thì chỉ có bạn biết thôi. Hiii

ð Bất cứ chi phí gì bạn đã đưa vào chi phí hợp lý thì bạn phải hiểu rõ nó, phải thu thập đầy đủ chứng từ nhất có thể để chứng minh, không nên bỏ qua cái gì cả, cái gì bị thiếu sót không có thì “tìm cách làm cho nó có”, và phải nghĩ sẵn các câu trả lời và lý lẽ phản biện cho các câu hỏi mà cơ quan thuế có thể sẽ vặn vẹo bạn, dù nó rất vô lý và đi quá sâu vào nội bộ công ty bạn.

ð Tóm lại, bạn phải xác định là: khi đã đưa vào chi phí hợp lý, phải chuẩn bị đủ bằng chứng thể hiện việc đó.

ð Mình vẫn còn vướng mắc về cái quyền của thuế khi quyết toán: họ có quyền đi sâu vào nội bộ công ty như thế không? (Ví dụ như đòi xem email thư mời  của đối tác). Họ loại bỏ các chi phí công tác nếu không có được những chứng từ đi kèm thuyết minh thì  là  đúng  hay sai? (như những trường hợp mình nói ở trên)…Các bạn nào có hiểu biết về vấn đề xin chỉ bảo mình giúp.
Bạn đang xem bài viết: " Kinh nghiệm quyết toán mới nhất "

4/ Chi phí thuê nhà:

-      Năm 2014, chi phí thuê nhà cần đáp ứng đủ điều kiện sau đây thì mới được tính vào chi phí hợp lý:

+ Có hợp đồng.

+ Có hóa đơn (hóa đơn bán hàng của Thuế cấp)

+ Nếu trên 20 triệu/ tờ hóa đơn (1 lần thanh toán) thì phải chuyển khoản qua ngân hàng (Điều 6 thông tư 78/2014)

Trường hợp của mình thì hóa đơn xuất 1 lần trên 20 triệu (xuất 1 lần 5 tháng) mà lại thanh toán bằng tiền mặt, và họ đã lấy lý do này mà đòi loại ra, may mà có một anh đàn anh mách nước cho mình là nếu khoản chi trước khi thời điểm thông tư có hiệu lực thì vẫn được. Và mình đã xem lại thông tư, có một câu sau: (trước đây mình có xem nhưng không để ý câu này, nay mới thấy nó hữu ích thế nào)

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

Đây là điều mà mình cũng không để ý, mình cứ nghĩ hóa đơn trên 20 triệu phải thanh toán qua ngân hàng chỉ áp dụng khi khấu trừ thuế GTGT đầu vào thôi. Đến khi quyết toán đợt này thì mình mới biết. Thế nên các bạn lưu ý là TẤT CẢ CÁC HÓA ĐƠN TRÊN 20 TRIỆU ĐỀU PHẢI THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG hết nhé, không kể là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường.

-      Năm 2015, chi phí thuê nhà dưới 100 triệu/năm thì chỉ cần:

+ Hợp đồng (không cần công chứng)

+ Mẫu 01/TNDN

+ Phiếu chi (không cần chuyển khoản, vì không có hóa đơn).

5/ Hàng tặng:

-      Khi có cho, biếu, tặng hàng hóa cho khách hàng thì xuất hóa đơn ghi rõ là “hàng cho, biếu, tặng”, không ghi là “khuyến mãi” nhé. Vì biếu, tặng thì được tính vào chi phí hợp lý, còn khuyến mãi thì bắt buộc phải có đăng ký với sở thương mại thì mới được tính vào chi phí hợp lý.

6/ Vấn đề hàng hóa, giá vốn:

Vấn đề này tùy vào đặc thù mặt hàng mà mỗi công ty kinh doanh hay sản xuất, nên mình chỉ nói chung chung, không đi vào chi tiết được. Mình chỉ khuyên các bạn một số vấn đề:

·        Nên nắm rõ cách tính giá vốn, nếu là tính tay thì phải chắc chắn là đúng và hợp lý, nếu là phần mềm tính thì bạn phải nắm rõ cách tính của phần mềm, sau đó tự tính lại xem có đúng không? Đừng quá tin vào phần mềm, vì phần mềm được tạo nên theo những quy trình và quy tắc đã định sẵn, nó sẽ đúng khi bạn làm đúng theo quy trình đó, nhưng khi bạn lỡ sai ở một lỗi nào đó mà không phát hiện ra, thì chắc chắn nó sẽ sai.

·        Có thể sẽ có những phát sinh Nhập - Xuất rắc rối một chút, ví dụ: hàng bán rồi, khách hàng lại trả về, rồi lại bán đi cho khách khác…Với những trường hợp này, phần mềm sẽ dễ sai khi tính giá vốn, nhất là nếu công ty có nhiều kho. Khi tự tính tay lại, nếu phát hiện sai thì bạn nên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm đang dùng để hỏi cho kỹ mà khắc phục ngay.

·        Riêng mình thì mình dùng MISA, và mình khá rành phần mềm này rồi, (do mình dọc phá nó cả chục lần rồi) mà cũng còn bị một lỗi nhỏ. Và thuế đã phát hiện ra (họ cũng siêu lắm) nhưng mình đã giải thích được vì sao có lỗi đó, và cơ bản là không sai về mặt chi phí tính thuế. Thế là không sao cả.

·        Phần xuất - nhập hàng cũng dễ bị phạt. Họ kiểm tra nhập xuất tồn trên sổ kho của mình và đối chiếu với hóa đơn xuất bán. Nếu bạn có trường hợp xuất kho mà không có hóa đơn thì chuẩn bị sẵn lý do thuyết phục để giải trình với thuế nhé.

B.      KẾT QUẢ:

1/ Chi phí công ty mình bị loại:

-      3 tờ hóa đơn sót lại của năm 2014, năm 2015 mới hạch toán. Lý do: thuế nói chi phí năm nào hạch toán năm đó.

ð Nhưng mình vẫn chưa hiểu  vì sao hóa đơn năm 2014 sót thì mình kê khai thuế GTGT đầu vào được, vì không còn bị giới hạn thời gian, nhưng lại không cho tính vào chi phí? Ai biết vui lòng chỉ cho mình với.

-      Thuế phân bổ lại chi phí 2 khoản mục mà mình đã cho thẳng vào chi phí 1 năm thôi, vì giá trị nhỏ xíu.

ð Họ kiểm khá kỹ, dù là chi phí nhỏ xíu chỉ vài triệu, nên các bạn phân bổ chi phí cho kỹ nhé.

-      Kết quả:

·        Bị loại: Chi phí bị loại 2 năm cộng lại gần 10 triệu. Và một khoản bán hàng dưới giá vốn do hàng bị lỗi kỹ thuật. Họ lấy lý lẽ là chi phí không tương ứng với doanh thu, và công ty phải tự chịu khoản lỗ này. Bên mình cãi đến cùng, nhưng sau do không muốn phiền đi lên đi xuống nên sếp đành chịu.

ð Mình vẫn còn thắc mắc khoản này. Vì sao công ty bán có lời thì chả ai hỏi, bán lỗ do hàng lỗi thì họ nói là lỗ ít thì cho, lỗ nhiều quá thì ko cho. Có ai có kinh nghiệm vềvấn đề bán lỗ này thì chỉ mình với.

·        Phạt hành chính: 2.520.000 VND (Có chi phí bị loại là có bị phạt, tội kê khai sai).

2/ Các điều cần chuẩn bị để sẵn sàng quyết toán.

-      Bảng kê mua vào, bán ra file Excel. (Bạn nào quên chưa kết xuất thì kết xuất lưu lại trước, hoặc đã mất dữ liệu thì nhập lại trước cho khỏe, vì khi quyết toán thì đây là cái đầu tiên họ yêu cầu, lúc đó mới loay hoay làm thì mệt lắm.)

-      Danh sách chi phí bạn đã tự loại ra. (Theo cách mình làm, thì đây chính là sổ cái 6423 mà mình đã tự loại ngay khi hạch toán, nên ko mất nhiều thời gian)

-      Nhật ký chung. (File Excel)

-      Hóa đơn mua vào, bán ra.

-      Chứng từ xuất nhập khẩu.

-      Sổ phụ ngân hàng.

-      Các khế ước vay nợ ngân hàng, vay cá nhân.

-      Hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương, quy chế tài chính.