KINH NGHIỆM THANH TRA THUẾ MỚI NHẤT
Chủ đề "THANH TRA THUẾ TOÁN THUẾ" là 1 chủ đề được rất nhiều người quan tâm vì nó không những đòi hỏi về chuyên môn mà còn đòi hỏi về cách ứng xử với cơ quan thuế.
Trước đây tôi cũng như các bạn không hề biết gì về quyết toán thuế, đến khi nhận thông báo đoàn kiểm tra đến thì tôi hoàn toàn lúng túng và đi hỏi mọi nơi nhưng câu trả lời đều là "Sợ gì cứ chuẩn bị hồ sơ thôi" và thế rồi lần đầu của tôi bị hành lên bờ xuống ruộng, rồi đến lần 2 đâu vẫn vào đấy vẫn bị hành tả tơi. Rồi đến lần 3 lần 4 tôi đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm.
Và đến hôm nay tôi hiểu được cảm giác đó của các bạn mới vào nghề , các bạn chưa có kinh nghiệm quyết toán thuế cho nên tôi sẽ chia sẻ với mọi người tất tần tật về quyết toán thuế như giữa 2 người bạn thân mà trước đây chưa ai làm điều này vì hầu như ai cũng đánh đổi bằng mồ hôi, năm tháng mới có được kinh nghiệm nên họ thu hẹp và giữ cho riêng mình . Còn tôi thì quan niệm " Cho đi thì mới giúp mình giỏi hơn ".
Nào chúng ta cùng tìm hiểu nhé !
Phần I: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Bước 1: Chuẩn bị sổ kế toán file excel (gửi mail)
Xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9, CĐPS, Công Nợ năm thanh kiểm tra thuế ra excel => gửi vào mail bên thuế
In toàn bộ sổ sách ra excel đóng quyển và đóng thùng cacton => mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/ cục
Bước 2: Chuẩn bị bảng kê mua vào, bán ra file excel (gửi mail)
Mua vào bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế ra excel gộp các năm/ cùng 1 files.
Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán.
Lưu ý: nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ: phô tô những hóa đơn > 20 + UNC phô tô hoặc gốc lưu thành bộ
Bước 3: Chuẩn bị bộ báo cáo quyết toán TNDN + BCTC năm thanh kiểm tra (phô tô 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra)
In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách.
In 01 bản gửi cán bộ thuế.
Bao gồm: Quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm
Lưu ý: Thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm KHBS bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình
Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ
Hóa đơn kẹp theo tờ khai hàng tháng/Quý.
Hóa đơn kẹp chứng từ: phiếu thu, chi, hạch toán, nhập kho ….
Lưu ý: sắp thành bộ theo tháng /quý của tờ khai thuế
Bước 5: Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc (Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán)
Kẹp UNC vào các hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu.
Có thể là phô tô để 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản phô tô kẹp chứng từ sổ sách
Lưu ý: Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng là bao nhiêu
Bước 6: Chuẩn bị hợp đồng lao động + bảng lương (bản gốc)
Hợp đồng lao động kẹp CMT
Bảng chấm công đầy đủ.
Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động.
Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
Ký tá đầy đủ
Lưu ý: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận….
Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
Lưu ý:Lưu trữ theo bìa còng, công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng, nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note
Mỗi công ty là 01 tập liền nhau để dễ tìm kiếm
Đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết
Hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản gốc thì càng tốt
Bước 8: Chuẩn bị giấy phép kinh doanh
Phô tô sao y hoặc phô to đóng dấu treo đều được
Các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu….
Điều lệ công ty
Quy chế tài chính công ty
Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
Lưu ý: Quy chế tài chính công ty là một loại văn quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay,công tác phí khác, mượn xe, sữa chữa xe đi mượn, điện thoại…..
Kiểm tra chi phí của doanh nghiệp sau đó soạn quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh
Phần II: Các Lưu ý khi quyết toán thuế
Lưu ý 1: Hóa đơn xuất tạm ứng khi mới ký hợp đồng 30%:
Vấn đề này sẽ có bài viết riêng, mìn sẽ chia sẻ sau nhé !
Lưu ý 2: Hóa đơn sai sót 1 vài đồng và vài trăm nghìn đồng
Lập kê khai bổ sung khi làm điều chỉnh tốt nhất phô tô tất cả hóa đơn bị sai ra 01 tập kẹp với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện kê khai sai có điều chỉnh chỉ tiêu [37],[38]. Khi thuế hỏi là mình có ngay
Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm ví dụ: hóa đơn 16.262.265 nhưng kê khai 16.262.266 do tính nhảy số của HTKK => sai sót 1 đồng tốt nhất để kệ sai sót
Lưu ý 3: Hóa đơn có giá trị lớn nhưng vẫn treo công nợ nhiều năm không thanh toán
Hóa đơn trực tiếp, hay hóa đơn thuế GTGT nếu có giá trị lớn từ > 20 triệu trở lên nếu đến thời điểm thanh kiểm tra thuế tại doanh nghiệp mà vẫn treo công nợ tk 331 thì lập sẵn các chứng từ liên quan: hợp đồng trả chậm, giao nhận….để chuẩn bị giải trình
Đối với ngành xây dựng vốn lưu động là huyết mạch sống còn, mà công nợ phải thu vào thì lâu lâu mới được nhận => thiếu vốn hay nói cách khác đói nghiêm trọng do không cần bằng được dòng tiền, nhận nhiều công trình thi công lớn nhưng không cân đối được tiền lưu động => việc treo nợ lâu năm không trả, không thanh toán chây ì với bên Bán mới dẫn đến tình trạng trên là chuyện bình thường
Lưu ý 4: Công trình đã nghiệm thu đã thu tiền nhưng vẫn không xuất HĐ
Lỗi này xẩy ra nhiều nhất tại doanh nghiệp xây lắp. Bởi vì chủ đầu tư vì lý do nào đo thiếu vốn chưa trả tiền nên bên nhận thầu cũng không xuất hóa đơn dù đã nghiệm thu.
Đã nhận tiền tạm ứng nhiều đợt, nhưng vẫn chưa có hợp đồng, không có hồ sơ chứng từ liên quan nào đến chủ đầu tư , công nợ treo TK Có 131
Khắc phục: Xuất hóa đơn bù và bổ sung hợp đồng cho các khoản tạm ứng, trên hợp đồng ghi rõ các lần tạm ứng không cần xuất hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn khi hai bên nghiệm thu hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng
Lưu ý 5: Đối chiếu vật liệu dự toán với xuất kho
Cán bộ thuế sẽ yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình/ căn cứ vào đây cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán .Vật liệu nào không có trong dự toán sẽ Xuất Toán. Vật liệu nào vượt định mức về khối lượng sẽ quy ra giá trị vượt sẽ Xuất Toán
Khắc phục: Nên khi lập sổ sách tính giá thành kế toán nên đối chiếu kỹ và thẽo sát vật tư với dự toán, nếu vượt hoặc không đúng vật tư theo dự toán thì phải có biện pháp xử lý kịp thời
Lưu ý 6: Chứng từ ngân hàng "Thiếu, mất "
Dọn và di chuyển nhiều lần UNC mất khá => phải làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục, tốn khá tiền phí
Phần do kế toán trước đó làm không theo dõi ngân hàng TK 112 trên sổ sách và báo cáo tài chính, tất cả đều bỏ hết hạch toán vào tk 111, nên doanh nghiệp cũng chủ quan nghĩ chẳng cần, cái nào còn thì còn ko còn thì quăng luôn khỏi lưu
Khắc phục: Đối với UNC bị mất có thể sử dụng Giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình, và cung cấp chứng từ bổ sung sau
Lưu ý 7: Hóa đơn Nguyên vật liệu phục vụ công trình
Hóa đơn sắt thép nếu mua cùng nơi địa phương thi công thì ok, nếu khác địa phương (do mua sắt Việt trì mà thi công Lào Cai) thi công thì nhớ phải chứng minh có hóa đơn vận chuyển nếu công ty không có xe tải vận chuyển => nếu không loại bỏ không được chấp nhận
Khắc phục: Nếu vận chuyển thì phải có: lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển, phương tiện vận chuyển có thể là : xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển
Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý phải có hợp đồng thi công trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá…. sử dụng cho công trình vì công ty mình chỉ là công ty nhận giao khoán Nhân công không bao thầu Nguyên vật liệu
Lưu ý 8: Chứng minh Nguyên vật liệu phục vụ công trình
Phô tô sao y hoặc phô to đóng dấu treo đều được công ty nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ, nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá... mua về thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hơp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của nhà máy Sam Sung thì phần NVL có sắt thép, cát, đá, sỏi…phải ghi rõ là hạng mục nào có vật tư thì được phép đưa vào, vì hợp đồng giao khoán nhân công nên NVL đã được chủ đầu tư cung cấp
Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư, nguyên vật liệu, nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công có hạng mục cung cấp vật tư… khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ sắt thép…được chấp nhận là chi phí hợp lý
Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí…riêng khoản này tiền xăng bên mình hơi nhiều nên bị loại 01 phần, lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập bảng kê và các thủ tục do các bác thuế yêu cầu
Do xăng mua nhiều ngày liên tiếp mỗi ngày mấy trăm lít nên không hợp lý vì xe không thể đi 1 ngày mấy trăm lít được 01 ngày dù đi nhiều đi chăng nữa cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải, khi làm tại doanh nghiệp thì các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý
Lưu ý 9: Lỗ được phép chuyển liên tục 5 năm, các năm trước có lỗ thì năm 2018 nhớ đính kèm phụ lục 03-2A. Phụ lục này có 2 tác dụng:
Nếu năm 2018 lãi thì trên phụ lục gõ số lỗ cần chuyển vào cột " số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này"
Nếu năm 2018 lỗ, thì trên phụ lục cột " số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này" để trống, mục đích chỉ là theo dõi số lỗ các năm và số lỗ đã chuyển các năm trước.
Lưu ý 10: Phần quyết toán thuế TNDN
Do sự khác biệt giữa kế toán và luật thuế: Gõ từ chỉ tiêu B2 cho tới B7. Đặc biệt chú ý các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, nhớ gõ vào chỉ tiêu B4.
Phần đã xuất hóa đơn, ghi nhận trong năm 2018 nhưng bị thuế thanh tra kéo về các năm trước và đã truy thu, phạt nộp chậm thuế. Gõ vào chỉ tiêu B9 đến B11 tương ứng.
Thuế suất công ty đang áp dụng là bao nhiêu để gõ thu nhập tính thuế vào các cột C7, C8, C9 tương ứng
Doanh nghiệp có ưu đãi về thuế nhớ chọn phụ lục 03-3A, lưu ý các chỉ tiêu từ C11 đến C1531.
Nhớ gõ số tiền thuế TNDN đã tạm tính và đã nộp vào NSNN của 04 quý của năm 2018 vào cột E1Căn cứ pháp lý : TT78/2014/TT-BTC, TT151/2014/TT-BTC, TT96/2015/TT-BTC...
Lưu ý 11: Phần quyết toán thuế TNCN
Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì giảm trừ bản thân 9.000.000 đồng/tháng. (Từ 1/7/2020 tăng lên 11.000.000 đồng/ tháng)
Những anh chị em nào Doanh nghiệp quyết toán thay ( Tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay ) : Giảm trừ bản thân 12 tháng Số còn lại ( Không tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Giảm trừ theo số tháng thực tế làm việc.
Về vấn đề giảm trừ người phù thuộc: Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì giảm trừ người phù thuộc 3.600.000 đồng/tháng (Từ ngày 1/7/2020 tăng lên 4.400.00 đồng/ tháng).
Giảm trừ tính từ khi phát sinh nuôi dưỡng
Về vấn đề cam kết 02 để không phải khấu trừ thuế: Người lao động ký hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng khi doanh nghiệp chi trả nếu: Mỗi lần chi trả dưới 2 triệu đồng/tháng thì không phải khấu trừ thuế TNCN gì cả.
Mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên thì khấu trừ 10% thuế TNCN. Nếu không muốn khấu trừ 10% thuế TNCN thì làm cam kết 02 theo TT92/2015/TT-BTC nếu như ước tính cả năm thu nhập không vượt quá 108tr và có mst cá nhân tại thời điểm cam kết.
Lưu ý : Cam kết 02 nếu có duy nhất thu nhập chứ không phải hiểu theo kiểu thu nhập duy nhất 1 nơi.
Căn cứ pháp lý : TT111/2013/TT-BTC, TT92/2015/TT-BTC
Lưu ý 12: Các lỗi liên quan đến thuế của kế toán xây dựng
Các lỗi liên quan đến thuế sẽ có một bài viết riêng "Tổng hợp lỗi của kế toán thuế nên tránh", mình chia sẻ sau nhé.
Phần III: Điều chỉnh sau khi quyết toán thuế
Trường hợp 1: Điều chỉnh thuế GTGT
Điều chỉnh kê khai bổ sung của kỳ giảm thuế VAT được khấu trừ và đồng thời ở thời điểm kỳ hiện tại nhập vào chỉ tiêu [37]= ? của tờ khai kỳ hiện tại khi có quyết định thanh tra thuế Hạch toán khoản giảm VAT này của Tk 1331 này như sau:
Nợ TK 811,642,242.....or 4211 /Có TK 1331 =?
Trường hợp 2: Xử lý chênh lệch hàng tồn kho, tiền mặt hoặc khác…
Trường hợp thiếu 156
TK 156: Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán:
Phản ánh giá trị HH thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 156 – Hàng hoá.
Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . . (Nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu do cá nhân gây ra phải trừ vào lương)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381).
Trường hợp thiếu 152
Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:
Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán
Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (Hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Nếu số hao hụt chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
Trường hợp thừa 156
Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hoá bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:
Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán.
Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác, thì giá trị hàng hoá thừa ghi Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữa hộ, nhận gia công (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Sau đó khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác ghi có TK 002.
Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có TK liên quan
Trường hợp thừa 152
Đối với nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381 – TS thừa chờ giải quyết).
Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có TK liên quan
Cán bộ thuế sẽ yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình/ căn cứ vào đây cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán .Vật liệu nào không có trong dự toán sẽ Xuất Toán. Vật liệu nào vượt định mức về khối lượng sẽ quy ra giá trị vượt sẽ Xuất Toán
Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các đơn vị khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có Tài khoản 338 (3381) mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”. Khi trả lại nguyên liệu, vật liệu cho đơn vị khác ghi vào bên Có Tài khoản 002 (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Các tài khoản khác xử lý tương tự
