Công việc của kế toán nhà hàng đóng vai trò quan trọng bậc nhất trong việc quản lý và kinh doanh nhà hàng ăn uống? Giúp hạch toán rõ ràng về doanh thu, chí phí, lợi nhuận trong hoạt động của nhà hàng. Tuy nhiên, công việc này đòi hỏi bạn phải có nhiều kỹ năng và kiến thức tổng hợp về kế toán nhà hàng. Vậy công việc này bao gồm những công việc gì và quy trình hạch toán ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Mô tả công việc của kế toán nhà hàng
Kế toán nhà hàng là người thực hiện tất cả các công việc liên quan đến tài chính nhà hàng bao gồm việc quản lý thu chi, hạch toán hàng tồn kho, thuế, nhân sự, cơ sở vật chất và nguyên liệu… Cụ thể, công việc của kế toán nhà hàng ăn uống là thực hiện những công việc cơ bản sau:
Kiểm soát các hóa đơn, chứng từ kế toán
- Tiếp nhận các hóa đơn chứng từ xuất, nhập nguyên vật liệu, hàng hóa từ bộ phận kho và bên mua hàng vào phần mềm quản lý.
- Xuất hóa đơn bán hàng theo hợp đồng hoặc bảng kê theo phiếu thanh toán
- Theo dõi, kê khai chính xác các khoản phát sinh hàng ngày của nhà hàng.
- Theo dõi và nhắc nhở các bộ phận liên quan bàn giao chứng từ đúng thời hạn.
- Lưu trữ và phân loại các loại hóa đơn chứng từ cẩn thận, đầy đủ.
Kế toán giá thành hàng hóa xuất, nhập của nhà hàng
- Nhận báo giá từ các nhà cung cấp thực phẩm, nước uống, nguyên vật liệu, … có liên quan.
- Cùng bếp trưởng và quản lý thực hiện tính giá thành và hạch toán giá vốn cho từng món ăn trong nhà hàng.
- Theo dõi biến động và đánh giá định kỳ giá thành của các nhà cung cấp so với thị trường. Thông báo đến nhà cung cấp để đề xuất báo giá cạnh tranh mới. Cập nhật giá vốn và đề xuất điều chỉnh giá thành sản phẩm nếu có.
- Theo dõi, kiểm soát và cân đối tồn khó. Đặt hàng từ nhà cung cấp đảm bảo và cân đối số lượng hàng tồn.
- Báo cáo kịp thời cho cấp trên nếu phát hiện tình trạng không đúng định mức, thâm hụt tồn kho hay chênh lệch số lượng đặt hàng.
Kế toán hàng tồn kho trong nhà hàng
- Theo dõi số lượng hàng xuất kho, so sánh với định mức tồn hàng ngày.
- Kiểm tra định kỳ số lượng thực phẩm, nguyên vật liệu xuất nhập tồn trên sổ sách và đối chiếu với số lượng hàng hóa thực tế trong kho.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho, lập báo cáo lên cấp trên theo quy định hàng tuần, tháng.
Kế toán cơ sở vật chất trong nhà hàng
- Theo dõi, kiểm kê định kỳ: số lượng, tình trạng tài sản cố định như công cụ dụng cụ, máy móc và các tài sản nhà hàng khác cập nhật vào phần mềm.
- Phối hợp cùng bộ phận liên quan hoặc quản lý kiểm tra, đánh giá số lượng công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài sản hư hỏng, lập báo cáo hàng tháng.
- Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí khấu hao và lập các báo cáo.
- Hạch toán chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản.
Kế toán tiền lương nhân viên nhà hàng
- Kết hợp với quản lý nhân sự và chi trả tiền lương cho từng bộ phận.
- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như soạn thảo hợp đồng, báo giá cho khách, làm hợp đồng, làm hồ sơ BHXH cho nhân viên, …
Lập báo cáo định kỳ
- Cuối tuần/tháng/quý lập các báo cáo xuất – nhập, tồn thực phẩm, nguyên vật liệu.
- Hàng tháng lập báo cáo tình hình kinh doanh, tình hình sử dụng hóa đơn của nhà hàng.
- Kê khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Nộp các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho cơ quan thuế theo quy định.
Chi tiết công việc của kế toán nhà hàng ăn uống
Công việc chi tiết của một kế toán nhà hàng ăn uống sẽ tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô của nhà hàng hoặc hình thức kinh doanh của nhà hàng. Tuy nhiên, về cơ bản thì một kế toán nhà hàng cần phải phải có kỹ năng và kinh nghiệm trong việc:
- Xây dựng được định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn, đồ uống, dịch vụ khác của nhà hàng.
- Xác định được giá thành của từng loại món ăn/đồ uống, dịch vụ trong menu.
- Tính toán chi phí tiêu hao khác như: Gas, điện, nước, …
Để thực hiện được các công việc đó, kế toán nhà hàng nói riêng và dịch vụ ăn uống nói chung cần nắm bắt được danh sách món ăn, kết hợp với bộ phận bếp và quản lý bóc tách được nguyên vật liệu cấu thành món ăn hoàn thiện.
Ngoài ra, còn có các công việc kế toán thường xuyên thực hiện tại nhà hàng định kỳ cần phải thực hiện. Chi tiết công việc được Lạc Việt liệt kê chi tiết sau đây.
Công việc hàng ngày của kế toán nhà hàng, ăn uống
Dựa theo bảng mô tả công việc của kế toán nhà hàng phía trên, các đầu việc mà một nhân viên kế toán nhà hàng cần phải thực hiện hàng ngày bao gồm:
- Cập nhật thu chi, dịch vụ của nhà hàng. Tổng hợp hóa đơn, kiểm kê doanh thu trong ngày
- Nhận và lưu trữ chứng từ xuất nhập của kho, nhà cung cấp. Lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn.
- Xuất hóa đơn gửi khách hàng: Luôn phải có bảng kê chi tiết kèm theo (hoặc phiếu thanh toán của khách hàng)
- Dựa vào định mức cân đối nguyên vật liệu, thực phẩm tồn kho và đề xuất nhập hàng.
- Cập nhật báo giá, điều chỉnh giá với nhà cung cấp.
- Cùng với quản lý nhà hàng, kiểm kê lượng hàng tồn thực tế trong kho, bếp, bar.
- Lập bảng lương cho nhân viên.
Công việc kế toán nhà hàng hàng tháng/quý
- Báo cáo xuất nhập, tồn kho NVL, thực phẩm vào cuối tháng, cuối quý.
- Báo cáo tình hình kinh doanh của nhà hàng, đánh giá doanh thu, lợi nhuận.
- Kê khai thuế GTGT, TNCN… kê khai thuế TNDN tạm tính hàng quý.
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Nộp báo cáo thuế hàng tháng/quý.
- Kiểm kê tài sản máy móc, công cụ, dụng cụ hàng tháng
- Hạch toán khấu hao tài sản cố định: phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí dài hạn, ngắn hạn hàng tháng.
Công việc kế toán nhà hàng cuối năm
- Làm báo cáo tài chính cuối năm
- Kê khai và nộp thuế TNDN (nếu có).
- Báo cáo tình hình tài chính với chủ nhà hàng: Doanh thu, chi phí, công nợ, lợi nhuận…
Hướng dẫn hạch toán kế toán nhà hàng, ăn uống
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc thực hiện chế độ kế toán cho doanh nghiệp, thì hạch toán kế toán nhà hàng ăn uống có thể thực hiện theo Thông tư 133/2016 hoặc Thông tư 200/2014, tuy nhiên cần phải lựa chọn nhất quán trong 1 năm tài chính. Hướng dẫn chi tiết về hạch toán kế toán nhà hàng trong nội dung sau đây.
Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 133
| STT | Mua hàng hóa, nguyên vật liệu | Tài khoản | |
| Nợ | Có | ||
| 1 | Về nhập kho | 152, 1331 (nếu có) | 111, 112, 331 |
| 2 | Đưa thẳng vào khu chế biến, pha chế | 154, 1331 (nếu có) | 111, 112, 331 |
| 3 | Chi phí sản xuất chung | 154, 1331 (nếu có) | 111, 112, 331 |
| 4 | Lương trực tiếp của bếp, nhân viên pha chế | 154 | 334 |
| 5 | Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm | 155 | 154 |
| 6 | Kết chuyển giá vốn cuối ngày | 632 | 155 |
| 7 | Hạch toán doanh thu | 111, 112, 131 | 5112, 3331 |
* Lưu ý khi hạch toán nhà hàng ăn uống theo TT 133:
- Đồ uống được tính như hàng thương mại giao cho bar, hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng.
- Chi phí nguyên liệu phụ, có thể xuất cho Bếp, Bar rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154.
- Mỗi hóa đơn cần có một bảng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành.
- Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán nhà hàng lập bảng kê và xuất một hóa đơn vào cuối ngày.
Hạch toán nhà hàng theo Thông tư 200
Kế toán nhà hàng, ăn uống sẽ hạch toán thông qua 2 phương pháp chủ yếu là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Chi tiết như sau.
| Theo phương pháp kê khai thường xuyên | |||
| STT | Mua hàng hóa, nguyên vật liệu | Tài khoản | |
| Nợ | Có | ||
| 1 | Mua hàng hóa, nguyên vật liệu | 152, 156, 133 | 111, 112, 331 |
| 2 | Đưa thẳng vào khu chế biến, pha chế | 621, 133 (nếu có) | 111, 112, 331 |
| 3 | Chi phí sản xuất chung: thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định… | 627, 214, 133 (nếu có) | 111, 112, 331 |
| 4 | Lương trực tiếp của đầu bếp, nhân viên pha chế | 622 | 334 |
| 5 | Kết chuyển chi phí tính giá thành/sản phẩm | 154 | 621, 622, 627 |
| 6 | Kết chuyển chi phí giá thành và thành phẩm | 155 | 154 |
| 7 | Hạch toán doanh thu | 111, 131 | 511, 3331 |
| 8 | Kết chuyển giá vốn | 632 | 155 |
| Theo phương pháp kê khai định kỳ | |||
| STT | Mua hàng hóa, nguyên vật liệu | Tài khoản | |
| Nợ | Có | ||
| Hạch toán 611 | Kết chuyển NVL, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ | 611 | 152, 153 |
| Mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì giá gốc nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào được phản ánh vào TK 611 không có thuế GTGT | 611, 133 | 331 | |
| Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ | 621, 623, 627, 641, 642, 241,… | 611 | |
| Kết chuyển giá trị thực tế NVL, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ | 152, 153 | 611 | |
| Hạch toán 631 | Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí dịch vụ dở dang đầu kỳ vào bên “Giá thành sản xuất” | 631 | 154 |
| Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào tài khoản giá thành sản xuất cuối kỳ kế toán | 631, 632 | 621 | |
| Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản giá thành sản xuất cuối kỳ kế toán | 631, 632 | 622 | |
| Tính toán phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản giá thành sản xuất theo từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ,… cuối kỳ | 631, 632 | 627 | |
| Cuối kỳ kế toán, tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ | 154 | 631 | |
| Giá thành dịch vụ hoàn thành | 632 | 631 | |
| Khi sử dụng dịch vụ tiêu dùng (nội bộ) | 641, 642 | 631 | |
Phân biệt Thông tư 200 và Thông tư 133 trong hạch toán kế toán nhà hàng
| Nội dung | ||
| Đối tượng áp dụng | Tất cả các nhà hàng ăn uống | Chỉ áp dụng cho nhà hàng ăn uống vừa và nhỏ với vốn điều lệ dưới 10 tỷ và số lao động bình quân năm dưới 300 người. |
| Báo cáo tài chính | Hệ thống báo cáo gồm: – Bảng cân đối kế toán – Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính | Hệ thống báo cáo gồm: – Bảng cân đối kế toán – Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. – Bảng cân đối tài khoản phát sinh – Thuyết minh báo cáo tài chính – Không cần báo cáo lưu chuyển tiền tệ |
| Hệ thống tài khoản | – TK 1113, 1123: Vàng tiền tệ – TK 1131, 1132: Tiền đang vận chuyển – TK 1218: Chứng khoán và công cụ tài chính khác – TK 1362: Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá – TK 1363: Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hóa. – TK 153, TK 155, TK 156 có TK cấp 2 – TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế – TK 161: Chi sự nghiệp (1611 / 1612 chi sự nghiệp năm trước / năm nay) – TK 171: Giao dịch mua bán lại trái phiếu chính phủ – TK 242: Tài sản thuế thu nhập hoãn lại. – TK 244: Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược …. … | – TK 1113, 1123: không có – TK 1131, 1132: không có – TK 1218: Không có – TK 1362: Không có – TK 1363: Không có – TK 153, TK 155, TK 156 không có TK cấp 2 – TK 158: Không có – TK 161: Không có – TK 171: Không có – TK 242: Không có – TK 244: Không có thay bằng TK 1386 … |
Chứng từ kế toán nhà hàng ăn uống
Để thực hiện tốt công việc kế toán nhà hàng, an uống, một người kế toán cần thu thập đủ các chứng từ sau:
Chứng từ hàng hóa, thực phẩm mua vào
Với hàng hóa nhập thẳng vào nhà bếp, quầy bar (mua ở chợ, tạp hóa)
- Bảng kê hàng hóa mua vào
- Phiếu chi tiền
- Hóa đơn lẻ của nhân viên thu mua
- Bảng đối chiếu công nợ
Với hàng hóa chuyển bán phải nhập kho 156 để theo dõi thì cần tập hợp những chứng từ:
- Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi (nếu hóa đơn mua vào > 20 triệu đồng)
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường mua vào
- Hợp đồng thanh lý (nếu có)
- Phiếu nhập kho
- Phiếu giao hàng (nếu có)
- Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
- Biên bản đối chiếu công nợ theo từng đợt
Khi xuất hóa đơn đầu ra:
- Phiếu thanh toán và phiếu order (nếu có).
- Xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường.
- Khi xuất hóa đơn thể hiện đầy đủ các món ăn trên hóa đơn.
- Phiếu xác nhận hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt bàn trước.
- Thanh lý hợp đồng.
- Phiếu thu tiền nếu khách thanh toán tiền mặt, hóa đơn cà thẻ nếu khách thực hiện cà thẻ, hay phiếu báo có của ngân hàng.
Mọi Người Cùng Hỏi
Kế toán nhà hàng là gì?
Kế toán nhà hàng là một lĩnh vực kế toán chuyên biệt, tập trung vào việc theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh của nhà hàng, dịch vụ ăn uống. Việc này bao gồm quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các vấn đề liên quan khác. Kế toán nhà hàng yêu cầu sự hiểu biết chi tiết về việc cấu thành chi phí duy trì hoạt động của nhà hàng. Bao gồm các định mức về chi phí cho món ăn, thức uống, dịch vụ, cũng như cách quản lý vận hành kinh doanh của nhà hàng.
Những khó khăn mà kế toán nhà hàng thường gặp là gì?
Kế toán nhà hàng có thể gặp phải nhiều thách thức, như việc quản lý nguồn vốn, giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa thu nhập và tuân thủ các quy định thuế. Ngoài ra, họ cũng cần đảm bảo rằng tất cả các giao dịch kinh doanh đều được ghi chép chính xác và đầy đủ, để hạch toán tài chính của nhà hàng.
Tại sao quản lý nguyên vụ liệu là một phần quan trọng của kế toán nhà hàng?
Quản lý nguyên vật liệu là một phần quan trọng của kế toán nhà hàng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của nhà hàng. Kế toán nhà hàng cần theo dõi chặt chẽ nguồn cung cấp, chi phí và chất lượng của nguyên vật liệu để đảm bảo rằng nhà hàng đi đúng theo chiến lược kinh doanh.
Kế toán nhà hàng có yêu cầu đặc biệt về kỹ năng hay kiến thức nào không?
Kế toán nhà hàng yêu cầu sự am hiểu sâu sắc về cả kế toán và ngành ẩm thực ăn uống. Bạn cần có kiến thức về thuế, quản lý tài chính và nguyên vật liệu. Ngoài ra, họ cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để làm việc với đội ngũ quản lý và nhân viên nhà hàng, cũng như các cơ quan thuế và nhà cung cấp.
